При продаже алкоголя или его перемещении между складами необходимо оформить и зарегистрировать в ЕГАИС товарно-транспортную накладную (ТТН). После этого можно отправлять машину с товаром. Когда покупатель примет продукцию на склад и подтвердит поступление, алкоголь зачислится на его остатки, а с ваших — спишется.
СБИС позволяет в одной накладной указать как фасованную, так и нефасованную продукцию. Отгрузить покупателю можно только тот алкоголь, который числится на остатках вашей организации в ЕГАИС.
Чтобы зафиксировать отгрузку в ЕГАИС, оформите ТТН и отправьте ее в ЕГАИС. После этого перевезите алкоголь на склад покупателя и получите подтверждение доставки.
Шаг 1. Создайте или загрузите ТТН
ТТН можно оформить как в СБИС, так и в другой учетной системе — в этом случае накладную нужно будет загрузить на online.sbis.ru.
- В разделе «ЕГАИС» или «Учет/ЕГАИС» (в зависимости от конфигурации СБИС) перейдите на вкладку «Расход», нажмите и выберите «Реализация».
Также создать реализацию можно в разделах «Бизнес/Продажи» и «Документы/Исходящие/Реализация», либо оформить из счета.
- Убедитесь, что правильно выбрали отправителя. Это должна быть организация, которая отгружает товар.
- Укажите покупателя.
- Добавьте номенклатуры:
- для маркированного алкоголя — сканируйте каждую бутылку с новыми марками. Старые марки не обязательно указывать в ТТН;
- для немаркированного — укажите код ЕГАИС. Если в номенклатурной карточке немаркированного алкоголя настроены упаковки, при оптовой продаже можно указать их количество. Для этого нажмите «шт» и выберите, например, «Коробка». В документах на online.sbis.ru будет отображаться количество в упаковках, а в документах ЕГАИС — в штуках.
- Когда вы отправите документ в ЕГАИС или проведете его, СБИС автоматически заполнит партии и справки. Если требуется указать конкретный приход, выберите его вручную.
- СБИС автоматически заполнит цену каждой позиции из карточки номенклатуры.
- Нажмите
и перейдите на вкладку «Документы». - Откройте прикрепленную ТТН, нажмите «Редактировать» и в блоке «Транспортный раздел» укажите перевозчика, заказчика продукции, автомобиль, ФИО водителя и другие данные. Сохраните ТТН.
Если вы впервые загружаете накладную для ЕГАИС из 1С, настройте внешнюю обработку.
- Карточки номенклатуры в СБИС и 1С должны совпадать, чтобы автозаполнение сработало корректно. Перед загрузкой документа сопоставьте справочники алкогольной продукции. Для этого в каталоге СБИС вручную замените коды карточек номенклатуры на коды из 1С.
- В 1С запустите внешнюю обработку. В разделе «Продажа/ЕГАИС реализация» выберите нужные документы и нажмите «Отправить» — они загрузятся в личный кабинет СБИС.
- В СБИС на вкладке «Расход» раздела «ЕГАИС» или «Учет/ЕГАИС» (в зависимости от конфигурации кабинета) откройте загруженную накладную.
- Убедитесь, что верно указан покупатель и продавец. Если нет, измените их. Чтобы исправить реквизиты в нескольких ТТН, воспользуйтесь панелью массовых операций.
- Проверьте, все ли номенклатуры указаны с кодом ЕГАИС. Если нет, удалите позицию и добавьте ее из справочника.
- Сканируйте маркированный алкоголь (по правилам помарочного учета коды новых марок нужно обязательно указывать в ТТН).
- Для каждой позиции укажите приход — справки А и Б будут указаны автоматически. Также их можно заполнить вручную. Справки обязательны для регистрации ТТН в ЕГАИС.
Если накладная сформирована в формате ФНС или ЕГАИС, загрузите ее в СБИС из файла.
Перед загрузкой документа сопоставьте справочники алкогольной продукции. Для этого в каталоге СБИС вручную замените коды карточек номенклатуры на коды из учетной системы.
В накладной, загруженной из файла в формате ЕГАИС, будут указаны все данные. Если накладную загружали из файла в формате ФНС:
- Проверьте, все ли номенклатуры указаны с кодом ЕГАИС. Если нет, удалите позицию и добавьте ее из справочника.
- Сканируйте маркированный алкоголь (по правилам помарочного учета коды новых марок нужно обязательно указывать ТТН). Для немаркированного алкоголя укажите код ЕГАИС.
- Для каждой позиции укажите приход — справки А и Б будут указаны автоматически. Также их можно заполнить вручную. Справки обязательны для регистрации ТТН в ЕГАИС.
Шаг 2. Отправьте накладную в ЕГАИС
В документе нажмите — СБИС укажет партии и передаст сведения об отгрузке в ЕГАИС. Когда реализация будет зарегистрирована, система пришлет ее покупателю.
Шаг 3. Отправьте машину
- Убедитесь, что накладная зарегистрирована в ЕГАИС.
- Подготовьте и передайте их экспедитору.
- Отправьте машину с продукцией на склад покупателя.
Шаг 4. Получите подтверждение
Получив товар, покупатель должен в течение 3 рабочих дней проверить, совпадают ли данные ТТН с поставкой, и обработать документ.
В разделе «ЕГАИС» или «Учет/ЕГАИС» (в зависимости от конфигурации СБИС) перейдите на вкладку «Расход» и найдите документ. Если у вашей организации несколько складов, можно отобрать документы по каждому из них.
Проверьте статус реализации:
- Утверждено — получатель полностью принял всю продукцию. Она будет списана в ЕГАИС с остатков отправителя и поставлена на учет за получателем. Работа поставщика по накладной завершена.
- Утверждено с расхождениями — продукции фактически поступило меньше, чем указано в накладной, или акцизные марки на бутылках не соответствуют. Нажмите:
- «Отклонить» — если не согласны с решением покупателя. Отказ применится ко всей накладной, покупатель должен вернуть всю продукцию.
- «Утвердить» — если согласны с расхождением. С ваших остатков спишется только та продукция, которую принял покупатель.
- Отклонено — получатель отказался принять продукцию, указанную в накладной. Товар будет возвращен вам и останется на ваших остатках.
Если накладная не обработана, свяжитесь с покупателем.