СБИС Для магазинов

Добавить сотрудника контрагента в магазине

Добавить сотрудника контрагента в магазине

Магазин может обслуживать сотрудников другой организации, предоставляя компании или ее сотрудникам возможность оплачивать покупки в счет зарплаты. Для этого создайте в СБИС карточку контрагента и добавьте в нее сотрудников.

1. Добавьте организацию
2. Выделите группы
3. Создайте карточки сотрудников
4. Добавьте карты

Создайте карточку контрагента и включите для него расчет под зарплату.

  1. В разделе «Настройки» на вкладке «Оплата под зарплату» нажмите .
  2. Укажите организацию: кликните и выберите компанию из списка, либо введите в строку поиска ее название или ИНН.
  3. Чтобы включить оплату под зарплату, кликните «не используется» и выберите лимит: «в месяц» или «в день».
  4. Укажите максимальную сумму, которую может тратить сотрудник, а также сколько раз он может оплатить покупку в счет зарплаты. Например, «10 000 руб. в месяц, не более 3-х раз в день» или «в день 300 руб. и не более 2-х раз». Если лимит устанавливать не нужно, оставьте поля пустыми.

    Лимит действует для всей организации, если в карточке сотрудника не указано другое ограничение.

Итог: организация добавлена, далее создайте карточки сотрудников.

Если для подразделения или группы сотрудников действуют особые ограничения, создайте для них отдельную папку. Настройте лимиты для группы — ограничения организации будут игнорироваться.

  1. Нажмите и введите название папки.
  2. Установите лимит затрат.
  3. Сохраните группу кнопкой «Оk».

Чтобы добавить сотрудников в эту папку, нажмите ее название. Убедитесь, что название группы отображается синим цветом под полем поиска — иначе сотрудник добавится в корень организации.

Для нового сотрудника по умолчанию установятся лимиты, которые действуют для группы. Если задать сотруднику индивидуальный лимит, ограничение папки будет игнорироваться.

Итог: внутри организации выделены группы, далее создайте карточки сотрудников.

Добавьте в СБИС сотрудников контрагента. Это можно сделать вручную, а также загрузить список из Excel или электронного письма.

Создать карточки сотрудников вручную

Для этого нажмите и добавьте:

  • ФИО;
  • табельный номер, чтобы бухгалтер мог вычесть потраченную сумму из заработной платы работника;
  • фото, чтобы кассир мог идентифицировать пришедшего сотрудника;
  • индивидуальный лимит расходов. Его следует указывать, только если персональные ограничения для сотрудника отличаются от тех, которые установлены для всей организации.

Загрузить список сотрудников из Excel

  1. Скачайте шаблон и заполните его по примеру первой строки.
  2. В карточке организации нажмите .
  3. Откройте панель массовых операций кнопкой .
  4. Нажмите «Загрузить из Excel» и выберите заполненный файл. Список сотрудников отобразится в СБИС.

Загрузить список сотрудников из письма

Убедитесь, что у вас подключена внешняя переписка по email. Попросите прислать вам на почту список сотрудников. В файле должны быть следующие графы:

  • Фамилия;
  • Имя;
  • Отчество;
  • Табельный номер;
  • Номер пропуска;
  • Тип расхода;
  • Лимит расхода;
  • Количество оплат в день;
  • Дата увольнения (заполнить, если сотрудник работает временно);
  • Название организации;
  • ИНН;
  • КПП.

Если информации недостаточно, СБИС автоматически ответит на письмо предупреждением.

Если в файле есть все данные, загрузите список сотрудников в СБИС.

  1. Откройте раздел «Контакты».
  2. Нажмите сообщение с файлом.
  3. Кликните на документе и выберите «Импорт сотрудников».

Проверить загруженных сотрудников можно в карточке организации.

Итог: карточки сотрудников созданы, далее добавьте магнитные и proximity-карты карты в профили работников.

Сотрудники могут использовать магнитные и proximity-карты при оплате товаров или услуг в счет зарплаты. Если вы не используете карты, пропустите этот шаг и завершите создание карточки.

  1. В карточке сотрудника контрагента нажмите «+ Пропуск» и выберите тип пропуска: магнитная или proximity-карта.
  2. Введите номер карты:
    • вручную, если он указан на ней;
    • используйте считыватель.

    Если вы не работаете со считывателями, закажите тираж карт с номером.

    Что делать, если на карте не указан номер?
  3. Ограничьте срок действия и напишите примечание. Нажмите «Ok», чтобы добавить карту.
  4. Сохраните карточку сотрудника по кнопке «Ok».

Значки рядом с именем в списке оповестят об ошибках в настройке:

  • — карта заблокирована;
  • — к карточке сотрудника не привязан пропуск;
  • — оплата под зарплату отключена.

Итог: карта добавлена в профиль работника. Теперь сотрудники контрагента могут оплачивать покупки в счет зарплаты, а ваш бухгалтер — выгружать отчеты.

Права и роли