ДОКУМЕНТООБОРОТ С КОНТРАГЕНТАМИ
С помощью СБИС обмениваться электронными документами можно не только внутри своей компании, но и с другими организациями или ведомствами, а также контролировать взаиморасчеты со своими партнерами, поставщиками или территориально удаленными подразделениями. Для этого должен быть включен документооборот.
В общем виде обмен любым электронным документом в СБИС состоит из следующих этапов:
- Отправитель заполняет документ в СБИС или загружает готовый документ.
- Отправляет его контрагенту, подписав своей электронной подписью.
Если получатель еще не пользуется электронным документооборотом в СБИС, то ему на email будет отправлено приглашение на регистрацию в системе.
- Контрагент получает документ. Если документ требует двухстороннего согласования, то получатель утверждает его или отклоняет, указав причину.
- Отправитель контролирует статус обработки документа и поступление подписанного контрагентом экземпляра.
Если документ был отклонен, отправитель может исправить замечания и отправить корректирующий документ, либо отправить новый.
Чтобы избежать несогласованности между получателем и отправителем, изменять стадии передачи документов между компаниями запрещено, но можно добавлять этапы согласования документа внутри компании. В СБИС заложено четыре регламента обмена документами между контрагентами, которые позволяют организовать большинство бизнес-процессов:
- Подписание договора
Имеет стандартный регламент подписание (согласование) документа двумя сторонами.
- Обмен счетами-фактурами и прочими документами реализации
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур строго регламентирован Приказом Минфина РФ № 174н и отличается от обычного согласования наличием дополнительных технических документов, которые служат для фиксации даты передачи и принятия счетов-фактур.
- Сверка взаиморасчетов с контрагентом
Получатель может не только утвердить или отклонить пришедший акт сверки, но и приложить свой вариант.
СБИС построчно состыкует акты сверки, сформированные в учетных системах отправителя и получателя, и покажет расхождения.
- Работа с корреспонденцией
Любые документы, будь то спецификация к договору или поздравительная открытка, вы можете отправлять и получать без согласования, как обычную почту.