Настроить операцию для согласования поступления

Настроить операцию для согласования поступления

Чтобы исключить ошибки, настройте проверку документов несколькими ответственными.

Например, бухгалтер согласовывает входящую реализацию. Руководитель проверяет и утверждает ее с помощью ЭП. Уведомление о подписании отправляется контрагенту. Бухгалтер получает оповещение об отправке.

Настройте такой бизнес-процесс на основе стандартной операции «Поступление».

Создать операцию

  1. В разделе «Бизнес/Закупки/Расходы» откройте настройки и скопируйте операцию «Поступление».
  2. В открывшемся окне измените название — «Поступление с согласованием».
  3. В разделе «Прохождение» по кнопке создайте новый этап.
    Укажите название — «Согласование бухгалтером», и выберите исполнителя:
    • бухгалтера — если реализации проверяет всегда один и тот же сотрудник;
    • бухгалтерию — если в отделе сами назначают исполнителя;
    • функциональную роль «Бухгалтер» — если реализации обрабатывают разные бухгалтера в зависимости от организации, суммы документа и т.д.

    Настройте другие параметры этапа, например срок выполнения. Сохраните изменения.

  4. Создайте этап «Информирование» аналогично этапу «Согласование бухгалтером». Укажите исполнителя и сохраните.

  5. Откройте этап «Утверждение» и измените исполнителя. Вместо ответственного выберите директора или руководителя, который будет подписывать документ. Это может быть конкретный сотрудник или функциональная роль.
    Если вы хотите, чтобы бухгалтер сам определял, кто должен утверждать документ после проверки, укажите «Выбирается при прохождении». Сохраните изменения.

    Обратите внимание, у исполнителя должно быть право подписи электронных документов.

Настроить переходы

Чтобы бухгалтер мог согласовать документ, настройте переходы.

  1. Перейдите в редактор блок-схем: нажмите и кликните схему.
  2. Откройте первый переход. В блоке «Далее» замените этап «Утверждение» на «Согласование бухгалтером» и сохраните изменения.

    Входящие реализации будут поступать бухгалтеру в задачи. Если исполнителем была выбрана бухгалтерия, документы попадут в раздел «Нераспределенные задачи».

  3. Из этапа «Согласование бухгалтером» настройте переходы:
    • положительный переход «Согласовано», в поле «Куда переходить/следующий этап» выберите «Утверждение». Если документ необходимо подписать, нажмите «Затребовать подписание документов» и выберите тип подписи;
    • отрицательный переход «Не согласовано», в поле «Куда переходить/следующий этап» укажите «Утверждение».

    Переходы настроены — бухгалтер укажет результат проверки, завершая работу с документом.

  4. Отредактируйте итоговые переходы, после которых документ отправляется контрагенту:
    • откройте переход «Утвердить» — в блоке «Куда переходить» уже будет запись «Отправка ответа (электронно)». Сюда же добавьте этап «Информирование»;
    • аналогично настройте переход «Отклонить».

    Настройка завершена: контрагент получит документ, а бухгалтер — оповещение об отправке.

  5. Сохраните изменения в операции. Блок-схема будет выглядеть следующим образом.

Назначить операцию основной

Чтобы документы поступали и обрабатывались по созданному бизнес-процессу, переместите его в начало списка или настройте правила получения документов.

Настройка согласования входящих реализаций завершена.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.