Если оплату нужно предварительно согласовать с другим отделом или сотрудником, например финансовым директором, создайте «Заявку на оплату».
Создать завку можно из документа-основания, заполнить вручную, загрузить скан счета для автоматического заполнения или скопировать существующую заявку.
Рассмотрим, как оформить заявку, на напримере «Поступления».
- В документе нажмите «Не оплачено». Кликните «Оплатить» и выберите «Заявка на оплату».
- Укажите вид платежа, например «Оплата поставщику».
- Выберите статью расхода из списка или создайте новую.
- Добавьте срок оплаты.
- Введите срок поставки. Если он будет нарушен, СБИС выделит дату красным.
- Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
СБИС перенесет из «Поступления» контрагента, реквизиты и назначение платежа.
Нажмите на индикатор, чтобы оценить надежность контрагента. Если у банка отозвана лицензия, появится предупреждение 
.
Чтобы посмотреть аналогичные платежи по этому контрагенту или с той же статьей расхода, нажмите 
.
- Перейдите в раздел «Деньги/Заявки на оплату» и нажмите
. - Заполните документ:
- вид платежа, например «Оплата поставщику»;
- статью расхода — выберите из списка или создайте новую;
- контрагента — организацию или физическое лицо — получателя платежа. В поле «Кому» введите название или ИНН организации либо выберите ее из справочника. Если в компании уже оформляли оплаты этому контрагенту, расчетный счет и БИК будут указаны автоматически. Проверьте реквизиты и, если требуется, исправьте.
Нажмите на индикатор, чтобы оценить надежность контрагента. Если у банка отозвана лицензия, появится предупреждение
; - срок поставки, чтобы отслеживать поступление. Если срок будет нарушен — СБИС выделит дату красным.
- Свяжите заявку с документом-основанием, чтобы согласующий мог сверить суммы и назначение платежа. Если основания нет, например требуются деньги на мероприятие, пропустите этот шаг.
- «По документам», если счет поступил по ЭДО или есть неоплаченные поступления от контрагента. Выберите одно или несколько оснований, СБИС автоматически укажет сумму в заявке.
- способ загрузки, если счет поступил на бумаге либо по email. Приложите его копию в формате *.xml. Введите сумму.
- Дополнительно можно:
- указать срок оплаты;
- провести оплату на расчетный счет третьего лица. Например, если ваш контрагент хочет погасить задолженность перед своим поставщиком. Тогда в поле «Кому» укажите третье лицо, в поле «За кого» — контрагента;
- посмотреть аналогичные платежи этому контрагенту или с той же статьей расхода — для этого нажмите .
- Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
Для связи документов нажмите «
Прикрепить» и выберите:
Данные документа-основания появятся в назначении платежа;
- Перейдите в раздел «Деньги/Заявки на оплату» и нажмите .
- Выберите вид платежа, например «Оплата поставщику».
- Нажмите « Прикрепить» и выберите фотографию счета или файл в формате *pdf. СБИС распознает файл и заполнит заявку.
- Если вы заполнили заявку вручную, а потом загрузили скан, СБИС сравнит данные и укажет на расхождения. Чтобы в документе появились сведения из файла, отметьте пункты, которые вы хотите изменить, и нажмите «Заменить».
- Свяжите заявку с документом-основанием: счетом на оплату, поступлением или другими. Это нужно, чтобы согласующий мог сверить суммы и назначение платежа.
- Укажите срок поставки, чтобы отслеживать поступление. Если он будет нарушен — СБИС выделит дату красным.
- Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
Укажите статью расхода из предложенного списка или создайте новую для контроля денежных средств.
Нажмите на индикатор, чтобы оценить надежность контрагента. Если у банка отозвана лицензия, появится предупреждение .
Чтобы посмотреть аналогичные платежи этому контрагенту или с той же статьей расхода, нажмите .
- Наведите курсор на документ, нажмите
и выберите «
Копировать». - СБИС присвоит копии следующий порядковый номер, установит текущую дату и скопирует значения заполненных полей. Эти данные можно изменить. Укажите срок оплаты.
- Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
Если регламент СБИС не учитывает все этапы согласования, его можно изменить или настроить собственный.
После согласования ответственный отправит заявку к оплате.