Бухгалтерия и учет

Оформить заявку на оплату

Оформить заявку на оплату

В крупных компаниях оплата товаров, услуг, мероприятий производится по предварительной заявке на оплату. Например, руководитель отдела покупает компьютеры для новых рабочих мест и просит бухгалтерию оплатить счет. В СБИС для этих целей уже есть электронный документ «Заявка на оплату» — он позволяет согласовать платеж с директором и бухгалтером. Если регламент СБИС не учитывает все этапы согласования, его можно изменить или настроить собственный.

Заполнить заявку можно из документов «Входящий счет», «Поступление», «Заказ поставщику», а также создать вручную или загрузить скан счета для автоматического заполнения.

Создать из документа
Заполнить вручную
Загрузить скан счета
  1. Создайте «Входящий счет», «Поступление» или «Заказ поставщику».
  2. В документе нажмите «Не оплачено».
  3. Кликните и выберите «Заявка на оплату».
  4. СБИС автоматически укажет контрагента и его реквизиты, документ-основание и сумму.

  5. Выберите:
    • вид платежа, например «Оплата поставщику»;
    • статью расхода. Выберите из предложенного списка или создайте новую.
  6. Дополнительно можно указать срок оплаты. Если он не указан, после согласования документ попадет в «Отложенные заявки».

  7. Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
  1. Перейдите в раздел «Учет/Деньги/Заявки на оплату».
  2. Нажмите «Заявка на оплату +».
  3. Заполните документ:
    • вид платежа, например «Оплата поставщику»;
    • статью расхода. Выберите из предложенного списка или создайте новую;
    • контрагента — организацию или физическое лицо — получателя платежа. В поле «Кому» введите название или ИНН организации, либо выберите ее из справочника. Если в компании уже оформляли оплаты этому контрагенту, расчетный счет и БИК будут указаны автоматически по данным справочника. Проверьте реквизиты и, если требуется, исправьте.
  4. Свяжите заявку с документом-основанием: счетом на оплату, поступлением или другими. Это нужно, чтобы согласующий мог сверить суммы и назначение платежа. Если основания нет, например требуются деньги на мероприятие, пропустите этот шаг.
  5. Выберите документ из списка или прикрепите электронную копию:

    • если счет поступил по ЭДО или есть неоплаченные поступления от контрагента, нажмите
      « По документам» и выберите одно или несколько оснований. СБИС автоматически укажет сумму в заявке.
    • Нажмите «Заполнить автоматически», чтобы данные документа-основания отразились в назначении платежа.

    • если счет поступил на бумаге либо по email, приложите его копию в формате *.xml, *.pdf или других. Нажмите
      « Прикрепить» и выберите способ загрузки. Введите сумму вручную.
  6. Дополнительно можно указать:
    • срок оплаты. Если он не указан, после согласования документ попадет в «Отложенные заявки»;
    • контрагента в поле «За кого», чтобы провести оплату на расчетный счет третьего лица. Например, если ваш контрагент хочет погасить задолженность перед своим поставщиком. Тогда в поле «Кому» укажите поставщика — третье лицо.
  7. Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
  1. Перейдите в раздел «Учет/Деньги/Заявки на оплату».
  2. Нажмите «Заявка на оплату +».
  3. Выберите вид платежа, например «Оплата поставщику».
  4. Укажите статью расхода из предложенного списка или создайте новую для контроля денежных средств.

  5. Нажмите « Прикрепить» и выберите фотографию счета или файл в формате *pdf.
  6. СБИС распознает файл и заполнит заявку: получателя, сумму платежа, назначение, ставку и сумму НДС.
  7. Если вы заполнили заявку вручную, а потом загрузили скан, СБИС сравнит данные и

    . Чтобы в документе появились сведения из файла, нажмите «Заменить».

  8. Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.

После того как заявка пройдет все этапы согласования, в СБИС автоматически будет создан приказ на оплату.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».