В крупных компаниях оплата товаров, услуг, мероприятий производится по предварительной заявке на оплату. Например, руководитель отдела покупает компьютеры для новых рабочих мест и просит бухгалтерию оплатить счет. В СБИС для этих целей уже есть электронный документ «Заявка на оплату» — он позволяет согласовать платеж с директором и бухгалтером. Если регламент СБИС не учитывает все этапы согласования, его можно изменить или настроить собственный.
Заполнить заявку можно из документов «Входящий счет», «Поступление», «Заказ поставщику», а также создать вручную или загрузить скан счета для автоматического заполнения.
- Создайте «Входящий счет», «Поступление» или «Заказ поставщику».
- В документе нажмите «Не оплачено».
- Кликните
и выберите «Заявка на оплату». - Выберите:
- вид платежа, например «Оплата поставщику»;
- статью расхода. Выберите из предложенного списка или создайте новую.
- Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
СБИС автоматически укажет контрагента и его реквизиты, документ-основание и сумму.
Дополнительно можно указать срок оплаты. Если он не указан, после согласования документ попадет в «Отложенные заявки».
- Перейдите в раздел «Учет/Деньги/Заявки на оплату».
- Нажмите «Заявка на оплату +».
- Заполните документ:
- вид платежа, например «Оплата поставщику»;
- статью расхода. Выберите из предложенного списка или создайте новую;
- контрагента — организацию или физическое лицо — получателя платежа. В поле «Кому» введите название или ИНН организации, либо выберите ее из справочника. Если в компании уже оформляли оплаты этому контрагенту, расчетный счет и БИК будут указаны автоматически по данным справочника. Проверьте реквизиты и, если требуется, исправьте.
- Свяжите заявку с документом-основанием: счетом на оплату, поступлением или другими. Это нужно, чтобы согласующий мог сверить суммы и назначение платежа. Если основания нет, например требуются деньги на мероприятие, пропустите этот шаг.
- если счет поступил по ЭДО или есть неоплаченные поступления от контрагента, нажмите
«
По документам» и выберите одно или несколько оснований. СБИС автоматически укажет сумму в заявке. - если счет поступил на бумаге либо по email, приложите его копию в формате *.xml, *.pdf или других. Нажмите
«
Прикрепить» и выберите способ загрузки. Введите сумму вручную. 
- Дополнительно можно указать:
- срок оплаты. Если он не указан, после согласования документ попадет в «Отложенные заявки»;
- контрагента в поле «За кого», чтобы провести оплату на расчетный счет третьего лица. Например, если ваш контрагент хочет погасить задолженность перед своим поставщиком. Тогда в поле «Кому» укажите поставщика — третье лицо.
- Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
Выберите документ из списка или прикрепите электронную копию:
Нажмите «Заполнить автоматически», чтобы данные документа-основания отразились в назначении платежа.
- Перейдите в раздел «Учет/Деньги/Заявки на оплату».
- Нажмите «Заявка на оплату +».
- Выберите вид платежа, например «Оплата поставщику».
- Нажмите « Прикрепить» и выберите фотографию счета или файл в формате *pdf.
- СБИС распознает файл и заполнит заявку: получателя, сумму платежа, назначение, ставку и сумму НДС.
- Нажмите «На выполнение» — заявка будет отправлена по установленному регламенту.
Укажите статью расхода из предложенного списка или создайте новую для контроля денежных средств.
Если вы заполнили заявку вручную, а потом загрузили скан, СБИС сравнит данные и
После того как заявка пройдет все этапы согласования, в СБИС автоматически будет создан приказ на оплату.
Лицензия
Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».