Электронный документооборот

На основании каких законов мы можем обмениваться электронными документами

На основании каких законов мы можем обмениваться электронными документами

Электронные документы юридически равнозначны бумажным на основании федерального закона №63-ФЗ. Для некоторых типов документов есть отдельные законы, допускающие представление их в электронной форме. Так, счета-фактуры регламентируются налоговым кодексом, бухгалтерские документы (акты, накладные) — законом о бухучете, договоры — гражданским кодексом.

Подробнее:

  1. Электронные документы приравниваются к бумажным в соответствии с федеральным законом 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Пункт 1 ст. 6 гласит: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
  2. Разрешение перехода в электронный вид для каждого типа документов может прописываться отдельными нормативными актами:
    • Для счетов-фактур — п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме».
    • Для других первичных бухгалтерских документов (акты, накладные) — п. 5 ст. 9 федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».
    • Для договоров — п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использованием при совершении сделок ... электронной подписи, либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом».

Передавать первичные документы в электронном виде можно без письменного согласия контрагентов:

  • п. 1.3 Приказа Минфина №174н говорит о том, что «выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее - Оператор электронного документооборота).» Компания Тензор является таким оператором (паспорт №003 от 13.06.2012), а значит, может обеспечивать обмен, в том числе, и конфиденциальной информацией.
  • п. 1.7 Приказа Минфина №174н говорит «выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде.» Организационно и технически проще обмениваться незашифрованной информацией по защищенным каналам связи https (на них, кстати, работают все клиент-банки), но при необходимости мы можем дополнительно зашифровать ваши документы.
  • В законе о бухгалтерском учете или НК РФ не предъявляется никаких ограничений на предоставление документов третьим лицам в ходе их транспортировки до получателя. Да их и быть, наверное, не может, так как иначе и бумажные документы нельзя было бы доставлять через почту, курьеров или банки.