Покупателю и поставщику необходимо соблюдать нормы законодательства, когда они обмениваются документами, которые оформляют при отгрузке товара или оказании услуг.
Документы, сопровождающие сделку, оформляет поставщик. Покупатель получает их, подписывает и отправляет назад.
Обязательные документы:
- товарно-транспортная накладная — фиксирует перевозку и передачу груза. Форма типовая, ее нельзя менять самостоятельно.
- счет-фактура (поступление) — используется для оплаты полученного груза, имеет типовую форму.
Дополнительно поставщик может заключить с покупателем договор поставки, прислать счет на оплату, а также приложить к товарам путевые листы или сертификаты.
Схема работы
- Покупатель оформляет заказ и отправляет поставщику по ЭДО или иным способом.
- Поставщик получает заказ, обрабатывает и отправляет покупателю ответ: утверждение или отказ.
- Если заказ утвержден, поставщик оформляет документы реализации и отправляет покупателю.
- Покупатель получает документы реализации и заказ, сравнивает данные в заказе с фактическим поступлением товара. Если расхождений нет, утверждает документы. Документооборот завершается.
Если покупатель находит расхождение, он может отклонить реализацию. В этом случае поставщик получит документ с отказом и сможет исправить его или оформить заново. Если покупатель согласен принять заказ как есть, он оформляет акт о расхождении, в котором указывает фактическое количество товара. Поставщик подписывает акт и документооборот завершается.
Поставщик может отправить покупателю счет перед отгрузкой, вместе с оформлением реализации или после него. Это зависит от договоренности с покупателем.
Лицензия
Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».