СБИС позволяет использовать смартфон или планшет как инструмент контроля рабочего времени. С помощью геометок, отправленных с мобильного устройства, система фиксирует начало и окончание рабочего дня, а также местоположение сотрудника. Такое решение подходит для разъездных сотрудников, которые работают вне офиса, например, курьерам, сотрудникам сервисной службы, водителям.
Как все устроено
Сотрудник, прибыв на место выполнения работы, в мобильном приложении СБИС выставляет отметку «Пришел». Когда работа выполнена, выбирает «Ушел». Промежуток между этими отметками СБИС считает рабочим временем. Если он не совпадает с графиком работы, сотруднику приходит уведомление, в котором он должен объяснить причину нарушения.
Руководитель контролирует трудовую дисциплину и местоположение сотрудников в рабочее время: получает уведомления о нарушениях, смотрит за перемещениями подчиненных в активности и на карте.
Лицензии
- «Учет рабочего времени» сервиса «Учет и контроль рабочего времени».
- Любой тариф сервиса «Мобильные сотрудники» для учета нарядов, контроля прибытия сотрудников и положения на карте.
Оборудование
Для каждого сотрудника нужно мобильное устройство под управлением iOS 12.2 и выше или Android 5.0 и выше. Руководителю понадобится компьютер, который удовлетворяет системным требованиям.
Итог: у сотрудников есть рабочие устройства, у администратора системы появился личный кабинет.
Перед началом работы администратор системы выполняет предварительную настройку СБИС.
Добавьте пользователей
Создайте карточки сотрудников для всех работников или загрузите список из Excel. После этого отправьте пользователям приглашения для авторизации на почту. Также можно установить логины и пароли вручную и раздать их в печатном виде.
Настройте смартфоны сотрудников
Установите мобильное приложение СБИС или СБИС Курьер на смартфон каждого сотрудника и включите функцию определения местоположения в настройках телефона.
Создайте графики работ
Настройте графики работ для всех пользователей, зарегистрированных в аккаунте.
Примеры настройки графиков:
- Организация работает только по будням, а в выходные сотрудники отдыхают. В таком случае достаточно настроить один пятидневный график.
- Если в компании непрерывный производственный процесс, подойдет сменный график.
Чтобы руководитель получал уведомления об опозданиях, недоработках и ранних уходах сотрудников, установите флаг «контролировать нарушения».
Добавьте контролирующих дисциплину
Назначьте исполнителей, которые будут контролировать нарушения. Обычно это руководитель отдела или директор. Они смогут получать уведомления о нарушениях трудовой дисциплины сотрудниками своего подразделения.
Назначьте график работ каждому сотруднику
Оформите прием сотрудникам и назначьте им графики работ.
Заполните сменные графики
Жесткие, гибкие и нерегламентированные графики работ заполняются автоматически. Расписание для сотрудников на сменных графиках администратор заполняет вручную.
Итог: настроены графики работ, система собирает информацию по нарушениям трудовой дисциплины и использованию сайтов и программ.
После настройки сотрудники будут отмечать в СБИС начало и окончание рабочего дня, а также отмечать выполнения заказа, а руководитель — контролировать нарушения, проверять выполнение нарядов, в конце месяца проверять табель подразделения.
Отметки прибытия и завершения работ
В начале рабочего дня или по прибытии на место выполнения заказа сотрудник устанавливает отметку «Пришел» в мобильном приложении СБИС или в СБИС Курьере. Система фиксирует начало рабочего дня или начало выполнения заказа.
Когда пользователь заканчивает работу, он ставит отметку «Ушел». СБИС фиксирует окончание рабочего дня или завершение выполнения работ а также сохраняет время и местоположение сотрудника в этот момент. При необходимости сотрудник может сделать фото, чтобы подтвердить выполнение работ. Изображение прикрепится к отметке, его можно посмотреть в окне активности сотрудника.
Контроль нарушений
Если сотрудник опоздал или ушел раньше, чем положено, СБИС отправляет уведомление об этом ему и руководителю.
Получив уведомление, сотрудник может написать объяснительную, а руководитель решит, простить или наказать подчиненного.
В конце месяца руководитель смотрит статистику нарушений и решает, применять ли дополнительные меры для улучшения дисциплины.
Контроль выполнения работ
В конце рабочего дня руководитель проверяет выполнение работ, местоположение сотрудников и время выполнения заказов.
Работа с табелем
Сотрудник сверяет фактически отработанное время с плановым в личном табеле.
В конце месяца руководитель проверяет автоматически сформированный табель подразделения и отправляет его в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Итог: учтено фактическое рабочее время, зафиксированы нарушения трудовой дисциплины, табель сформирован и проверен. Можно рассчитывать зарплату.