РАБОТА С НЕРАСПРЕДЕЛЕННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В СБИС можно загрузить скан или документ в любом формате. Если в дальнейшем требуется прикрепить их к операции, переместите файлы в раздел «Документы/Разобрать». По прикрепленным данным сотрудник может заполнить документ в СБИС.

Как это работает?

Рассмотрим функционал на примере отправки первичных документов в бухгалтерию:

  1. Автор прикрепляет сканы или загружает файлы в СБИС и отправляет их раздел «Документы/Разобрать»;
  2. Бухгалтер регистрирует документ в учете:
  • устанавливает операцию;
  • заполняет документ в СБИС по данным загруженного файла;
  • принимает документ к учету.

Шаг 1. Загрузить документы в СБИС

Файлы или скан можно загрузить одним из двух способов:

На главной странице нажмите «+» и укажите вариант загрузки файла:

  • «С компьютера» — выберите один или несколько файлов на вашем компьютере и нажмите  Загрузить . В новом окне выберите действие:
    • Кнопка  Переместить  — позволяет переместить файл в папку «Разобрать», «Мои документы» или прикрепить к сообщению;
    • Кнопка  Создать документ  — автоматически прикрепляет загруженный файл к новому документу, например, договору. 

  • « Скан» — после сканирования файла, появится карточка с нераспределенным документом. Нажмите «Отправить в бухгалтерию» и файл будет перенесен в раздел «Документы/Разобрать».

В СБИС можно загрузить документы из системы 1С и SAP.

В разделе «Документы/Разобрать»  ​

Загрузите файл — нажмите « Прикрепить» и выберите:

  • «с компьютера» — выберите один или несколько файлов и загрузите их в СБИС;
  • «из буфера обмена» — данный способ позволяет прикрепить только скриншот, сделанный с помощью СБИС.

Или отсканируйте документ — нажмите « Скан».

При загрузке документа из раздела «Документы/Разобрать» автоматически откроется карточка нераспределенных документов. 

Загрузить документы по кнопке «+» на главной странице и в разделе «Документы/Разобрать» может любой пользователь в рамках установленных ограничений.

Шаг 2. Зарегистрировать документ в учете

  1. Откройте документ в разделе «Документы/Разобрать».

  2. Нажмите  Зарегистрировать  — выберите подходящую операцию для документа. Обратите внимание, нельзя зарегистрировать один и тот же файл двумя разными операциями. В случае, если операции не удовлетворяют требованиям  компании, в СБИС можно настроить свой бизнес-процесс

    Если вложенных документов несколько, их можно зарегистрировать разными операциями. Отметьте документы и нажмите «Зарегистрировать отмеченные».
  3. Внесите данные в СБИС из полученного скана или документа, в нашем случае это документ поступления и проведите его

Чтобы открыть уже распределенный документ, в фильтре выставите параметр «Распределенные».

История изменений распределенного документа

Все действия с документами фиксируются в системе. В СБИС можно просмотреть, кто и когда, преобразовал документ.

  1. В карточке документа нажмите  и выберите « История».
  2. Ознакомьтесь с историей изменений.

История изменений доступна пользователям в рамках установленных ограничений.

Права и роли

0
0
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ