Кадровый электронный документооборот в СБИС для автоматизации бизнеса

Кадровый ЭДО подойдет организациям, у которых есть подразделения в других городах, в штате много сотрудников или часть из них работают удаленно. Работодатель не тратит время на пересылку бумажных документов, а сотрудник не приезжает в офис, чтобы их подписать.

Электронные и бумажные кадровые документы одинаково юридически значимы и имеют один и тот же срок хранения (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Но электронные невозможно испортить или потерять, их легко контролировать и редактировать. Информация в них защищена от утечек.

В спорных ситуациях запросите акт технической экспертизы.

• Какие кадровые документы можно подписывать электронно
• Удачные практики по использованию кадрового ЭДО

Как все устроено

1. Кадровик или сотрудник оформляет на online.sbis.ru документ, который отправляется на согласование руководителю.
2. Руководитель и сотрудник подписывают заявление, приказ, должностную инструкцию и другие документы.
3. Кадровик отправляет в Пенсионный фонд отчет «СЗВ-ТД».

С чего начать

1. Участникам кадрового ЭДО понадобится электронная подпись (ЭП). Подписанный ею электронный документ считается оригиналом, а распечатанный вариант со штампом об электронной подписи — копией. Убедитесь, что у руководителя и работника есть ЭП.
   • Выбрать ЭП для сотрудника
   • Зарегистрировать электронную подпись в СБИС
   • Получить новую ЭП
2. Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
3. Подпишите с сотрудниками соглашение об ЭДО на бумаге.
4. Подключите пакет «Кадровый ЭДО с электронным подписанием» в маркете компонентов. По умолчанию применяется неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Если требуется, выберите другой вид ЭП.
5. Настройте интеграцию с вашей учетной системой, чтобы выгружать и отправлять документы для подписания в СБИС.
6. Подключите уведомления, чтобы СБИС оповещал участников кадрового ЭДО о новых документах.

Как организовать ЭДО в кадровых процессах

В СБИС уже настроены основные кадровые процессы — вы можете создавать электронные документы и подписывать их дистанционно:

• прием, перевод, увольнение;
• командировка, отпуск;
• изменение условий труда и зарплаты.

Если настроенных бизнес-процессов недостаточно, создайте собственные.