Электронный документооборот

Как определяется ответственный за входящий документ

Как определяется ответственный за входящий документ

За каждый документ в СБИС, будь то сделка купли-продажи, счет по договору, заключение контракта или письмо партнеру, отвечает тот или иной сотрудник или подразделение. При создании документа ответственным по умолчанию всегда устанавливается его автор. Для входящего документа порядок определения ответственного установлен настройками системы.

В кабинете компании сотрудник или подразделение становится ответственным за документ, если:

  • Он был ответственным за предыдущую редакцию документа.
  • Он указан как получатель документа.
  • Он отвечает за работу с конкретным контрагентом (отправителем).
  • Его адрес совпадает с адресом в поле «Грузополучатель» в первом формализованном документе комплекта. Если грузополучателя определить не удалось, то проверяется поле «Получатель».
  • Он указан ответственным за документ-основание. Например, в документах, связанных с договором, ответственным будет назначен тот же сотрудник/подразделение, что и в самом договоре.
  • Это первое подразделение организации, на которую поступил документ.

Исполнитель увидит документ в разделе «Задачи на мне» или «Документы/Входящие». На любом этапе обработки документа ответственного можно переназначить.

Если ответственный – подразделение, то все сотрудники, которым разрешен просмотр документов этого отдела, увидят их в реестре «Документы/Входящие».

Когда ответственного по документу определить не удалось, все сотрудники, которым правами доступа разрешено просматривать входящие документы, увидят документ в разделе «Документы\Входящие», а руководитель и администратор получат уведомление.

Для автоматического распределения входящих документов между сотрудниками — настройте правила регистрации.