Электронный документооборот

Работа со счетами-фактурами

Работа со счетами-фактурамиПри каких условиях электронный счет-фактура считается выставленным от продавца и какая дата считается датой выставления?

Счет-фактура считается выставленным, если продавец получил подтверждение даты отправки от оператора ЭДО. Датой выставления является дата, указанная в подтверждении (п. 1.10 приказа №174н от 10.11.2015)

При каких условиях электронный счет-фактура считается полученным покупателем и какая дата считается датой получения?

Счет-фактура считается полученным в электронном виде, если у покупателя имеется подтверждение даты получения от оператора ЭДО. Датой получения является дата, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11 приказа №174н от 10.11.2015).

Как нам вести книгу покупок\продаж и журнал полученных и выставленных счетов-фактур, если одни документы будут электронными, а другие - на бумаге?

В книге покупок\продаж регистрируются все счета-фактуры: и бумажные, и электронные (по постановлению правительства №1137 от 26.12.2011), а значит, книги нужно формировать в своей учетной системе, так как только там есть информация о бумажных счетах-фактурах. По электронным счетам-фактурам все данные также должны быть в вашей учетной системе (загружаются с помощью средств интеграции или заносятся вручную), и тогда процедура формирования книг для вас вообще не изменится. Также стоит отметить, что с 1 января 2015 года журналы должны вести только компании, занимающиеся посреднической деятельности, и по ним ситуация такая же, как и с книгами. Они формируются в учетной системе.

Почему электронный счет-фактура подписывается только подписью руководителя?

В соответствии с законом. В статье 169 налогового кодекса прописано, что электронные счета-фактуры подписываются только одной подписью — руководителя или уполномоченного лица.

Счета-фактуры за сентябрь, датированные 30.09, мы выставляем 4 октября. В электронном виде четко фиксируется дата отправки и получения. Первое - когда в таком случае мы должны уплатить НДС? Второе - клиенты не смогут зачесть НДС в 3-ем квартале, он будет переходить на следующий?

  1. В начислении и уплаты НДС у вас ничего не поменяется. Если вы выставили документы 30.09, то и НДС вы будете начислять и платить в 3 квартале, так как налоговая база возникает в момент отгрузки товаров/оказания услуг, а не в момент выставления документов п.1 ст.167 НК РФ.
  2. С 1 января 2015 года покупатель может принять к зачету НДС в том периоде, когда он фактически получил товары и услуги (п.1.1 ст.172 НК РФ), даже если счет-фактура получена в следующем периоде (но не позднее срока представления декларации).

Мы бумажные фактуры выставляем не через 5 дней, как этого требует закон, а через 15. Как быть с электронными счетами-фактурами в таком случае?

Для продавца никакой ответственности за это не предусмотрено. Оснований для отказа в зачете НДС по таким счетам-фактурам также нет.

Подробнее:
Да, действительно, формально это нарушение п. 3 ст. 168 НК РФ. Но продавца наказывать тут не за что — НДС в любом случае будет уплачен в срок.

Теперь рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. Нарушение срока выставления счета-фактуры не является основанием для отказа в вычете НДС. Это следует из п. 2 ст. 169 НК РФ: «ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога». Дата счета-фактуры ни одной из таких ошибок не является.

Арбитражная судебная практика также складывается в пользу налогоплательщика: решение ФАС Уральского округа № Ф09-10201/07-С2, решение ФАС Московского округа от 23.12.2011 по делу № А40-142945/10-118-831

Нужно помнить, что требование п. 3 ст. 168 НК РФ о составлении счета-фактуры в течение пяти дней регламентирует действия продавца. Ничего другого это не означает и никак не должно сказываться на покупателе.

Можно ли выставить электронный счет-фактуру или другие документы задним числом?

При работе с электронными документами счет-фактуру задним числом выставить не получится, потому что дата выставления счета-фактуры фиксируется оператором ЭДО. То же самое происходит с любыми другими первичными документами.

Кроме актов, накладных, счетов-фактур, какие еще документы могут быть электронными?

Любой документ, в правилах ведения которого четко не указано обязательное наличие бумажного экземпляра, может быть электронным.