Документооборот с контрагентами

Работа со счетами-фактурами

Работа со счетами-фактурамиКогда электронный счет-фактура считается выставленным и какая дата считается датой выставления?

Счет-фактура считается выставленным, если продавец получил подтверждение даты отправки от оператора ЭДО. Датой выставления считается дата, указанная в подтверждении.

Когда электронный счет-фактура считается полученным покупателем и как определяется дата получения?

Счет-фактура считается полученным, если у покупателя имеется подтверждение даты получения от оператора ЭДО. Датой получения является дата, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11 приказа №174н от 10.11.2015).

Как вести книгу покупок/продаж и журнал полученных и выставленных счетов-фактур, если организация получает и электронные, и бумажные документы?

В книге покупок/продаж регистрируются все счета-фактуры: и бумажные, и электронные. С 1 января 2015 года журналы должны вести только компании, занимающиеся посреднической деятельностью. В СБИС электронные счета-фактуры регистрируются автоматически, бумажные можно добавить в систему вручную.

Почему электронный счет-фактура подписывается только подписью руководителя?

Это требование закона: электронные счета-фактуры может подписывать только руководитель или уполномоченное лицо.

Счета-фактуры за сентябрь, датированные 30.09, выставляются 4 октября. В электронном виде четко фиксируется дата отправки и получения. Когда в таком случае нужно уплатить НДС? Не получится зачесть НДС в 3-м квартале, он будет переходить на следующий?
  1. В начислении и уплате НДС ничего не поменяется. Если вы выставили документы 30.09, то и НДС вы будете начислять и платить в 3-м квартале, так как налоговая база формируется в момент отгрузки товаров/оказания услуг, а не в момент выставления документов — согласно п.1 ст.167 НК РФ.
  2. С 1 января 2015 года покупатель может принять к зачету НДС в том периоде, когда он фактически получил товары и услуги (п.1.1 ст.172 НК РФ), даже если счет-фактура получена в следующем периоде (но не позднее срока представления декларации).

Можно ли выставлять электронные счета-фактуры не через 5 дней, а через 15?

Да. Оснований для отказа в зачете НДС по таким счетам-фактурам нет.

Можно ли выставить электронный счет-фактуру или другие документы «задним числом»?

При работе с электронными документами счет-фактуру задним числом выставить не получится, потому что дата выставления счета-фактуры фиксируется оператором ЭДО. То же самое происходит с любыми другими электронными первичными документами.

Какие могут быть последствия, если подписать счет-фактуру, которую продавец оформил позже положенного срока?

В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Если поставщик оформил счет-фактуру позже, налоговая может отказать в вычете НДС, уплаченного по этому документу. Прежде чем подписывать такие документы, уточните у своего налогового инспектора, будут ли они приняты.

Можно ли покупателю выдавать счет-фактуру в бумажном виде, а у себя хранить только в электронном, заверенным ЭП?

Да. Согласно письму ФНС от 6 сентября 2017 г. «О подписании счета-фактуры» формировать их на разных носителях считается возможным. При этом электронный экземпляр обязательно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главного бухгалтера либо иных уполномоченных лиц.

Если электронный экземпляр необходимо распечатать, его нужно заверить в установленном в организации порядке.

Счета-фактуры необходимо хранить четыре года.

Можно ли в одном пакете передать несколько счетов-фактур?

Да. В СБИС можно отправлять в одном пакете несколько счетов-фактур, потому что система создает на каждую фактуру в пакете свой комплект служебных документов. Этого и требует п. 1.9 приказа Минфина 174н: «продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности».

Можно ли вместе со счетом-фактурой передавать и другие документы в одном пакете?

Да, можно. П.1.9 приказа Минфина 174н четко указывает, что счета-фактуры должны передаваться по отдельности, никак не запрещая передачу других документов вместе с ними.

Приказ Минфина 174н, по сути, относится только к налоговым документам. Это следует из фразы «продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности», то есть в одном пакете должен быть только один налоговый документ. При этом в 402-ФЗ нет ограничений, касающихся бухгалтерский документов.
Пакет — это техническое понятие, которое никак не влияет на юридическую силу документа. При передаче нескольких документов в одном пакете каждый документ в отдельности заверяется подписью.