Электронный документооборот

Загрузить первичные документы по QR-коду

Загрузить первичные документы по QR-коду

Подписанные на бумаге ТОРГ-12, счета-фактуры, УПД, акты и наряды-заказы удобно загружать в СБИС с помощью QR-кодов. Это помогает массово добавлять файлы в СБИС, а также избегать ошибок, которые допускаются при ручном вводе.

Чтобы загружать по QR-коду другой тип документов, добавьте код в печатную форму.

Как это работает

  1. Пользователь СБИС создает документ, на котором автоматически размещается QR-код, и отправляет контрагенту.
  2. Контрагент получает его и печатает. Ставит на бумажном экземпляре подпись, печать и отправляет пользователю.
  3. Пользователь получает подписанный документ и загружает в СБИС с помощью сканера, фотоаппарата или мобильного телефона.
    Он может добавлять документы по одному или сразу по несколько — СБИС идентифицирует каждый QR-код и прикрепит изображения к подходящим документам.
  4. Пользователю останется только проверить выбор системы и подтвердить загрузку. После этого он считается подписанным на бумаге.
    Если СБИС не обнаружит среди электронных документов коды, совпадающие с теми, которые вы загрузили, система предупредит и предложит выбрать, что сделать: переместить файлы или создать новый документ. Также вы получите предупреждение, если QR-кода вовсе не будет на загруженном документе.

Как загрузить

Оформите документ в СБИС и получите от контрагента подписанный бумажный вариант. Проверьте, чтобы к вашему компьютеру было подключено устройство для считывания изображений. Вы можете загружать документы по одному, по мере поступления или собирать их и сканировать все вместе за раз.

Один документ
Несколько документов
  1. На главной странице СБИС нажмите .
  2. Нажмите пункт «Загрузить»:
    • «С компьютера» — выберите заранее подготовленный файл на компьютере;
    • «Из буфера обмена» — вставьте изображение, скопированное в буфер;
    • «С мобильного устройства» — добавьте файл с мобильного телефона или планшета;
    • «Скан» — сканируйте бумажный документ. Если он одностраничный, нажмите «Скан», если многостраничный, нажмите «PDF».
      Проверьте, что QR-код находится на первой странице загружаемого файла. Начинайте загрузку только с нее.
  3. СБИС получит изображение, найдет по коду первоначальный документ и заменит его полученным изображением.
  4. Проверьте загруженный файл. Если замена прошла правильно, нажмите  Принять . Если нет — нажмите «Отменить» и загрузите скан повторно.

После замены документ становится подписанным на бумаге.

Если на момент загрузки скана или после нее документ уже подписали электронно, он останется таким. Сканированный файл появится в документе как дополнительное вложение.

  1. На главной странице СБИС нажмите .
  2. Нажмите пункт «Загрузить»:
    • «С компьютера» — выберите заранее подготовленные файлы на компьютере;
    • «Из буфера обмена» — вставьте изображение, скопированное в буфер;
    • «С мобильного устройства» — добавьте файл с мобильного телефона или планшета;
    • «Скан» — сканируйте бумажный документ.

    Внимание!

    Сканируйте многостраничные файлы по одному, отдельно друг от друга.

  3. Откройте и проверьте загруженные файлы:
    • «Документ подписан на бумаге» — файл успешно заменен сканом. Если замена прошла правильно, нажмите  Принять . Если нет — нажмите «Отменить» и загрузите скан повторно.
    • «Документ был изменен после печати» — на загруженных и электронных файлах найдены расхождения. Просмотрите документы и решите, что с ними делать: заменить или создать новые.
    • «Электронный документ заменен на скан» — документ уже подписан электронно, скан добавлен как вложение.
    • «Что делать с файлами?» — на файле не обнаружен QR-код. Переместите или создайте новый документ.

Лицензия

Один из тарифов «Обмен с контрагентами» сервиса «Электронный документооборот».