Бухгалтерия и учет

Оформить авансовый отчет

Оформить авансовый отчет

Сотрудники обязаны своевременно отчитываться о расходовании подотчетных средств. Для этого передайте бухгалтеру авансовый отчет вместе с подтверждающими документами через СБИС или на бумаге.

Чтобы оформить авансовый отчет в системе, перейдите в раздел «Учет/Деньги/Подотчет» и нажмите + Документ. Добавьте в авансовый отчет записи о расходах.

В авансовом отчете укажите, на что именно потратили деньги:

  • расходы;
  • оплата поставщику;
  • перечисление по исполнительным листам;
  • поступление на склад.
Расходы
Оплата поставщику
Перечисление по исполнительным листам
Поступление на склад

Сотрудник как физическое лицо может тратить подотчетные средства на оплату почтовых, командировочных и прочих расходов. Подтверждающими документами будут товарные и кассовые чеки или бланки строгой отчетности.

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

    .

  3. Укажите назначение аванса, например командировка.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Расходы».
  5. Укажите статью расходов. Счет затрат определится автоматически по настройке учета или статье расходов. Если нужно изменить счет, нажмите «В бухгалтерском учете» и выберите его из справочника. Обратите внимание: по умолчанию в справочнике установлен фильтр «Затратные счета». Поменяйте настройку, чтобы .
  6. Если организация ведет управленческий учет по объектам, в этом же блоке укажите центр затрат (объект учета).

  7. Заполните наименование расхода и сумму чека. Укажите количество, цена рассчитается автоматически.
  8. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите сканы одного или нескольких документов.
  9. Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.

  10. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  11. Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  12. Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести.

Авансовый отчет проведен в СБИС.

С помощью авансового отчета можно отразить расчеты с поставщиками за товары, материалы или услуги. Например, вы оплатили подотчетными деньгами услуги транспортной компании. Документами, подтверждающими оплату, будут кассовые и товарные чеки, квитанции и  другие.

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

    .

  3. Укажите назначение аванса.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Оплата поставщику».
  5. Выберите контрагента и оплачиваемый документ, например поступление.
  6. Если вы внесли предоплату, отразите в авансовом отчете сумму аванса поставщику. Получив товар или услугу, оформите поступление и свяжите его с авансовым отчетом.

  7. Заполните сумму и наименование расхода, например «Доставка».
  8. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите сканы одного или нескольких документов.
  9. Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.

  10. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  11. Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  12. Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести.

Авансовый отчет проведен в СБИС.

В некоторых случаях для оплаты по исполнительным листам требуется перевести наличные деньги через почту. Например, в качестве алиментов. Если вы использовали для этого подотчетные деньги, не забудьте оформить авансовый отчет:

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним.

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

    .

  3. Укажите назначение аванса.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Перечисление по исполнительным листам».
  5. Выберите физическое лицо, которому перечисляли деньги. Если требуется, .
  6. Укажите сумму перевода и наименование расхода, например «Алименты».
  7. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите сканы одного или нескольких документов.
  8. Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.

  9. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  10. Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  11. Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести.

Авансовый отчет проведен в СБИС.

Сотрудник может покупать на подотчетные средства товары для организации, например продукты для кафе. Подтверждающими документами служат товарные и кассовые чеки. Чтобы оформить расход, оприходуйте материалы на склад и отразите поступление в авансовом отчете.

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы

    .

  3. Укажите назначение аванса.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Поступление на склад».
  5. Прикрепите сканы одного или нескольких подтверждающих документов.
  6. Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции появится кнопка «Разобрать». Нажмите ее, чтобы СБИС указал поставщика, номенклатурные позиции, а также дату, номер и сумму чека.

    При следующем поступлении на склад СБИС будет подставлять наименования из каталога.

  7. Также вы можете заполнить данные вручную. Выберите поставщика из списка или добавьте нового.
  8. Если требуется, измените склад, на который будет оприходован товар. Нажмите , чтобы ввести наименования товаров или выбрать их из списка. Укажите количество и сумму.
  9. Введите название, дату и номер подтверждающего документа.
  10. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  11. Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
  12. Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести.

Авансовый отчет проведен в СБИС, а товар оприходован на склад.

Для того чтобы СБИС отправил документ бухгалтеру на проверку и руководителю на утверждение, настройте бизнес-процесс.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».