Бухгалтерия и учет

Оформить авансовый отчет

Оформить авансовый отчет

Сотрудники обязаны своевременно отчитываться о расходовании подотчетных средств. Для этого нужно передать бухгалтеру авансовый отчет вместе с подтверждающими документами через СБИС или на бумаге.

Чтобы оформить авансовый отчет в системе, перейдите в раздел «Учет/Деньги/Подотчет» и нажмите + Документ. Добавьте в авансовый отчет записи о расходах.

СБИС позволяет отразить использование подотчетных средств по четырем направлениям:

  • расходы;
  • оплата поставщику;
  • перечисление по исполнительным листам;
  • поступление на склад.

Расходы
Оплата поставщику
Перечисление по исполнительным листам
Поступление на склад

Сотрудник как физическое лицо может тратить подотчетные средства на почтовые, командировочные и прочие расходы. Подтверждающими документами будут товарные и кассовые чеки или бланки строгой отчетности. Чтобы отразить расходы в авансовом отчете:

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Сумма формируется по всем организациям вашего аккаунта.

    если возле есть значок .

  3. Укажите назначение аванса.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Расходы».
  5. Укажите статью расходов. Счет затрат проставится автоматически в зависимости от настроек учета или статьи расходов. Если требуется изменить счет, кликните «В бухгалтерском учете». Выберите счет из справочника. Если организация ведет управленческий учет по объектам, в этом же блоке укажите центр затрат (объект учета).
  6. Заполните наименование расхода и сумму чека. При необходимости укажите количество, цена будет рассчитана автоматически.
  7. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
  8. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  9. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
  10. После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести. По документу сформируются проводки.

С помощью авансового отчета можно отразить расчеты с поставщиками за товар, материалы или услуги. Например, вы оплатили подотчетными деньгами услуги транспортной компании или продукты для кафе. Документами, подтверждающими оплату, будут кассовые и товарные чеки, квитанции и т.д.

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Сумма формируется по всем организациям вашего аккаунта.

    если возле есть значок .

  3. Укажите назначение аванса.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Оплата поставщику».
  5. Выберите контрагента и оплачиваемый документ, например поступление.
  6. Если вы внесли предоплату, отразите в авансовом отчете сумму аванса поставщику. Получив товар или услугу, оформите поступление и свяжите его с авансовыми отчетом.

  7. Заполните сумму и наименование расхода, например «Доставка».
  8. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
  9. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  10. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
  11. После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести. По документу сформируются проводки.

В некоторых случаях для оплаты по исполнительным листам требуется перевести наличные деньги через почту. Например, в качестве алиментов. Если вы использовали для этого подотчетные деньги, не забудьте оформить авансовый отчет:

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Сумма формируется по всем организациям вашего аккаунта.

    если возле есть значок .

  3. Укажите назначение аванса.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Перечисление по исполнительным листам».
  5. Выберите физическое лицо, которому перечисляли деньги. Если требуется, .
  6. Укажите сумму перевода и наименование расхода, например «Алименты».
  7. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
  8. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  9. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
  10. После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести. По документу сформируются проводки.

Сотрудник как физическое лицо может приобретать материалы для деятельности организации. Подтверждающими документами служат товарные и кассовые чеки. Чтобы оприходовать материалы на склад и отразить поступление в авансовом отчете:

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:

    • «долга нет» — обязательства возмещены;
    • «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
    • «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.

    Сумма формируется по всем организациям вашего аккаунта.

    если возле есть значок .

  3. Укажите назначение аванса.
  4. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Поступление на склад».
  5. Выберите поставщика из списка или добавьте нового.
  6. Если требуется, измените склад, на который будет оприходован товар. Нажмите , чтобы ввести наименования товаров или выбрать их из списка. Укажите количество и сумму.
  7. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
  8. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  9. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
  10. После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите Провести. По документу сформируются проводки и товар будет оприходован на склад.

Отправьте авансовый отчет бухгалтеру на проверку и руководителю на утверждение. Для этого на документе должен быть настроен бизнес-процесс.