Бухгалтерия и учет

Отразить расходы по корпоративным картам

Отразить расходы по корпоративным картам

Организации используют корпоративные карты, чтобы упростить выдачу денег под отчет и сократить время на оформление документов. Деньги на счете карты принадлежат компании, и ими сотрудник оплачивает представительские, транспортные или командировочные расходы. Например, риэлтор использует личный автомобиль для работы, а агентство оплачивает расходы на бензин.

В СБИС бухгалтер и руководитель могут контролировать операции по корпоративным картам и быстро пополнять их счета.

Как все устроено

  1. Организация заключает договор на выдачу и обслуживание корпоративных карт и выбирает способ обмена данными с банком. Например, DirectBank.
  2. Бухгалтер добавляет в СБИС расчетные счета, к которым привязаны карты, и пополняет их.
  3. Сотрудник получает корпоративную карту, расплачивается ей и сохраняет чек по каждой операции.
  4. Бухгалтер загружает выписку, в которой отражены операции по карте, проверяет их и указвает подотчетное лицо.
  5. Сотрудник отчитывается о расходах: предоставляет чеки и другие подтверждающие документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет.
1. Пополните счет
2. Проверьте операции по карте
3. Оформите авансовый отчет

Чтобы сотрудник смог совершать расходы по карте, пополните счет, к которому она привязана.

Для этого оформите перевод с основного расчетного счета организации на счет корпоративной карты. Затем выгрузите этот платеж в банк. После загрузки выписки из банка в СБИС будут отражены операции по выбытию денежных средств с одного расчетного счета и поступлению на другой.

Оформить перевод с расчетного счета

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» нажмите Расход.
  2. В блоке «Перевод собственных средств» выберите «Перечисление денег на другой расчетный счет».
  3. На верхней панели выберите счет, с которого будут списаны деньги.
  4. В поле «Кому» укажите свою организацию, в поле «Р/счет» — счет, на который будут зачислены деньги.
  5. Введите сумму перевода и назначение платежа.
  6. Нажмите Провести и перейдите к выгрузке платежного поручения в банк.

Выгрузить платеж в банк

После того как вы создали платежное поручение, его необходимо выгрузить в банк. Сделать это можно несколькими способами, например через DirectBank.

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» откройте платеж «Перечисление денег на другой расчетный счет», который вы создали.
  2. Нажмите и выберите « Отправить в банк».

Проверить поступление денег на счет корпоративной карты

  1. Загрузите выписку.
  2. В разделе «Учет/Деньги/Банк» откройте платеж «Поступление денег с расчетного счета».
  3. Проверьте, правильно ли заполнен документ.
  4. Нажмите Провести.

Итог: счет корпоративной карты пополнен. Сотрудник может совершать расходы за счет подотчетных средств.

После того как вы загрузите выписку из банка по счету корпоративной карты, все расходы по ней отразятся в СБИС с типом операции «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника». Проверьте данные платежа и укажите подотчетное лицо.

  1. В разделе «Учет/Деньги/Банк» откройте документ «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника».
  2. В поле «За кого» укажите подотчетное лицо — сотрудника, которому выдана корпоративная карта.
  3. Проведите документ и нажмите , чтобы ознакомиться с расчетами по документу.

Изменить тип операции

Если тип операции определился неверно, измените его. После этого заполните и проведите документ «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника».

  1. Поменяйте операцию одним из способов:
    • вручную в платежном поручении. Для этого откройте платежное поручение в разделе «Учет/Деньги/Банк», нажмите название операции и выберите «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника»;
    • с помощью панели массовых операций. В разделе «Учет/Деньги/Банк» разверните ее кнопкой и отметьте нужные платежи. Затем кликните « Проводки» и выберите «Сменить операцию».

      Нажмите «Исходящий платеж» и выберите «Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника».

  2. Заполните документ. В поле «Кому» укажите банк, где обслуживается корпоративная карта, в поле «За кого» — подотчетное лицо. Сумма и назначение будут заполнены по данным загруженного платежа.
  3. Нажмите Провести.

Итог: отражена выдача сотруднику под отчет на сумму расхода.

Сотрудник обязан отчитаться о расходах по корпоративной карте: он передает подтверждающие документы бухгалтеру для оформления авансового отчета.

  1. Перейдите в раздел «Учет/Деньги/Подотчет» и нажмите + Документ.
  2. Укажите подотчетное лицо и назначение аванса.
  3. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Расходы».
  4. Укажите статью расходов. Счет затрат определится автоматически по настройке учета или статьи расходов. Если нужно изменить счет, нажмите «В бухгалтерском учете» и выберите его из справочника.
  5. Заполните наименование расхода.
  6. Введите сумму, название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан.
  7. Кликните Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  8. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующую запись.
  9. Нажмите Провести.

Итог: оформлен авансовый отчет и отражены расходы сотрудника по корпоративной карте.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».