Сотрудники обязаны своевременно отчитываться о расходовании подотчетных средств. Для этого передайте бухгалтеру авансовый отчет вместе с подтверждающими документами через СБИС или на бумаге.
Чтобы оформить авансовый отчет в системе, перейдите в раздел «Учет/Деньги/Подотчет» и нажмите . Добавьте в авансовый отчет записи о расходах.
В авансовом отчете укажите, на что именно потратили деньги:
- расходы;
- оплата поставщику;
- перечисление по исполнительным листам;
- поступление на склад.
Сотрудник как физическое лицо может тратить подотчетные средства на оплату почтовых, командировочных и прочих расходов. Подтверждающими документами будут товарные и кассовые чеки или бланки строгой отчетности.
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- «долга нет» — обязательства возмещены;
- «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
- «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.
- Укажите назначение аванса, например командировка.
- В блоке «Наименование» нажмите
и выберите «Расходы». 
- Укажите статью расходов. Счет затрат определится автоматически по настройке учета или статье расходов. Если нужно изменить счет, нажмите «В бухгалтерском учете» и выберите его из справочника. Обратите внимание: по умолчанию в справочнике установлен фильтр «Затратные счета». Поменяйте настройку, чтобы выбрать счет другого типа.
- Заполните наименование расхода и сумму чека. Укажите количество, цена рассчитается автоматически.
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
- Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите .
В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:
Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок 
. Наведите курсор на него, чтобы
Если организация ведет управленческий учет по объектам, в этом же блоке укажите центр затрат (объект учета).
Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.
Авансовый отчет проведен в СБИС.
С помощью авансового отчета можно отразить расчеты с поставщиками за товары, материалы или услуги. Например, вы оплатили подотчетными деньгами услуги транспортной компании. Документами, подтверждающими оплату, будут кассовые и товарные чеки, квитанции и другие.
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- «долга нет» — обязательства возмещены;
- «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
- «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.
- Укажите назначение аванса.
- В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Оплата поставщику».
- Выберите контрагента и оплачиваемый документ, например поступление.
- Заполните сумму и наименование расхода, например «Доставка».
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
- Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите .
В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:
Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы
Если вы внесли предоплату, отразите в авансовом отчете сумму аванса поставщику. Получив товар или услугу, оформите поступление и свяжите его с авансовым отчетом.
Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.
Авансовый отчет проведен в СБИС.
В некоторых случаях для оплаты по исполнительным листам требуется перевести наличные деньги через почту. Например, в качестве алиментов. Если вы использовали для этого подотчетные деньги, не забудьте оформить авансовый отчет:
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- «долга нет» — обязательства возмещены;
- «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
- «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.
- Укажите назначение аванса.
- В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Перечисление по исполнительным листам».
- Выберите физическое лицо, которому перечисляли деньги. Если требуется, добавьте новое.
- Укажите сумму перевода и наименование расхода, например «Алименты».
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
- Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите .
В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним.
Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы
Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции СБИС укажет дату, номер и сумму чека.
Авансовый отчет проведен в СБИС.
Сотрудник может покупать на подотчетные средства товары для организации, например продукты для кафе. Подтверждающими документами служат товарные и кассовые чеки. Чтобы оформить расход, оприходуйте материалы на склад и отразите поступление в авансовом отчете.
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- «долга нет» — обязательства возмещены;
- «сотрудник должен» — задолженность перед организацией;
- «сотруднику должны» — задолженность перед сотрудником.
- Укажите назначение аванса.
- В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Поступление на склад».
- Прикрепите скан подтверждающего документа. Если на чеке есть QR-код (он должен быть хорошо читаемым) и его дата не превышает один месяц, СБИС отправит запрос в налоговую для подтверждения данных. После ответа инспекции появится кнопка «Разобрать». Нажмите ее, чтобы СБИС указал поставщика, номенклатурные позиции, а также дату, номер и сумму чека.
- Также вы можете заполнить данные вручную. Выберите поставщика из списка или добавьте нового.
- Если требуется, измените склад, на который будет оприходован товар. Нажмите , чтобы ввести наименования товаров или выбрать их из списка. Укажите количество и сумму.
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Чтобы добавить в отчет несколько подтверждающих документов, нажмите .
- Проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите .
В авансовом отчете отображается задолженность сотрудника перед организацией или организации перед ним:
Если в аккаунте несколько организаций, то рядом с долгом сотрудника будет значок . Наведите курсор на него, чтобы
При следующем поступлении на склад СБИС будет подставлять наименования из каталога.
Авансовый отчет проведен в СБИС, а товар оприходован на склад.
Для того чтобы СБИС отправил документ бухгалтеру на проверку и руководителю на утверждение, настройте бизнес-процесс.
Лицензия
Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».