Сотрудники обязаны своевременно отчитываться о расходовании подотчетных средств. Для этого нужно передать бухгалтеру авансовый отчет вместе с подтверждающими документами через СБИС или на бумаге.
Чтобы оформить авансовый отчет в системе, перейдите в раздел «Учет/Деньги/Подотчет» и нажмите . Добавьте в авансовый отчет записи о расходах.
СБИС позволяет отразить использование подотчетных средств по четырем направлениям:
- расходы;
- оплата поставщику;
- перечисление по исполнительным листам;
- поступление на склад.
Сотрудник как физическое лицо может тратить подотчетные средства на почтовые, командировочные и прочие расходы. Подтверждающими документами будут товарные и кассовые чеки или бланки строгой отчетности. Чтобы отразить расходы в авансовом отчете:
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- Укажите назначение аванса.
- В блоке «Наименование» нажмите
и выберите «Расходы». 
- Укажите статью расходов. Счет затрат проставится автоматически в зависимости от настроек учета или статьи расходов. Если требуется изменить счет, кликните «В бухгалтерском учете». Выберите счет из справочника. Если организация ведет управленческий учет по объектам, в этом же блоке укажите центр затрат (объект учета).
- Заполните наименование расхода и сумму чека. При необходимости укажите количество, цена будет рассчитана автоматически.
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
- После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите . По документу сформируются проводки.
С помощью авансового отчета можно отразить расчеты с поставщиками за товар, материалы или услуги. Например, вы оплатили подотчетными деньгами услуги транспортной компании или продукты для кафе. Документами, подтверждающими оплату, будут кассовые и товарные чеки, квитанции и т.д.
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- Укажите назначение аванса.
- В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Оплата поставщику».
- Выберите контрагента и оплачиваемый документ, например поступление.
- Заполните сумму и наименование расхода, например «Доставка».
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
- После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите . По документу сформируются проводки.
Если вы внесли предоплату, отразите в авансовом отчете сумму аванса поставщику. Получив товар или услугу, оформите поступление и свяжите его с авансовыми отчетом.
В некоторых случаях для оплаты по исполнительным листам требуется перевести наличные деньги через почту. Например, в качестве алиментов. Если вы использовали для этого подотчетные деньги, не забудьте оформить авансовый отчет:
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- Укажите назначение аванса.
- В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Перечисление по исполнительным листам».
- Выберите физическое лицо, которому перечисляли деньги. Если требуется, добавьте новое.
- Укажите сумму перевода и наименование расхода, например «Алименты».
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
- После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите . По документу сформируются проводки.
Сотрудник как физическое лицо может приобретать материалы для деятельности организации. Подтверждающими документами служат товарные и кассовые чеки. Чтобы оприходовать материалы на склад и отразить поступление в авансовом отчете:
- Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
- Укажите назначение аванса.
- В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Поступление на склад».
- Выберите поставщика из списка или добавьте нового.
- Если требуется, измените склад, на который будет оприходован товар. Нажмите , чтобы ввести наименования товаров или выбрать их из списка. Укажите количество и сумму.
- Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
- Нажмите — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
- Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, нажмите , чтобы добавить следующее наименование.
- После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет, и нажмите . По документу сформируются проводки и товар будет оприходован на склад.
Отправьте авансовый отчет бухгалтеру на проверку и руководителю на утверждение. Для этого на документе должен быть настроен бизнес-процесс.