Учет

Оформить авансовый отчет

Оформить авансовый отчет

Сотрудники обязаны своевременно отчитываться о расходовании подотчетных средств. Для этого нужно передать бухгалтеру авансовый отчет вместе с подтверждающими документами через СБИС или на бумаге.

Чтобы оформить авансовый отчет в системе, перейдите в раздел «Учет/Деньги/Подотчет» и нажмите + Документ. Добавьте в авансовый отчет записи о произведенных расходах.

СБИС позволяет отразить использование подотчетных средств по трем направлениям:

  • расходы;
  • оплата поставщику;
  • перечисление по исполнительным листам.

Расходы
Оплата поставщику
Перечисление по исполнительным листам

Сотрудник как физическое лицо может тратить подотчетные средства на почтовые, командировочные и прочие расходы. Подтверждающими документами будут товарные и кассовые чеки или бланки строгой отчетности. Чтобы отразить расходы в авансовом отчете:

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. Укажите назначение аванса.
  3. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Расходы».
  4. Укажите статью расходов. Счет затрат проставится автоматически в зависимости от настроек учета или статьи расходов. Если требуется изменить счет, кликните «В бухгалтерском учете». Выберите счет из справочника. Если организация ведет управленческий учет по объектам учета, в этом же блоке укажите центр затрат (объект учета).
  5. Заполните наименование расхода и сумму чека. При необходимости укажите количество, цена будет рассчитана автоматически.
  6. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
  7. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  8. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, добавьте следующее «Наименование» — нажмите .
  9. После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет и нажмите Провести. По документу сформируются проводки.

С помощью авансового отчета можно отразить расчеты с поставщиками за товар, материалы или услуги. Например, вы оплатили подотчетными деньгами услуги транспортной компании или продукты для кафе. Документами, подтверждающими оплату, будут кассовые и товарные чеки, квитанции и т.д.

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. Укажите назначение аванса.
  3. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Оплата поставщику».
  4. Выберите контрагента и оплачиваемый документ (например, поступление).
  5. Если вы внесли предоплату, отразите в авансовом отчете сумму аванса поставщику. Получив товар или услугу, оформите поступление и свяжите его с авансовыми отчетом.

  6. Заполните сумму и наименование расхода, например «Доставка».
  7. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
  8. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  9. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, добавьте следующее «Наименование» — нажмите .
  10. После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет и нажмите Провести. По документу сформируются проводки.

В некоторых случаях для оплаты по исполнительным листам требуется перевести наличные деньги через почту. Например, в качестве алиментов. Если вы использовали для этого подотчетные деньги, не забудьте оформить авансовый отчет:

  1. Откройте документ и проверьте, правильно ли указана организация и подотчетное лицо — по умолчанию это его автор. Если требуется, выберите другого сотрудника.
  2. Укажите назначение аванса.
  3. В блоке «Наименование» нажмите и выберите «Перечисление по исполнительным листам».
  4. Выберите физическое лицо, которому перечисляли деньги. Если требуется, .
  5. Укажите сумму перевода и наименование расхода, например «Алименты».
  6. Введите название, дату и номер подтверждающего документа. Прикрепите его скан. Он сохранится в системе и будет доступен в любое время.
  7. Нажмите Сохранить — в авансовый отчет добавится запись о расходе.
  8. Если авансовый отчет составлен на основании нескольких подтверждающих документов, добавьте следующее «Наименование» — нажмите .
  9. После оформления всех расходов по авансовому отчету проверьте, правильно ли заполнен отчет и нажмите Провести. По документу сформируются проводки.

Чтобы бухгалтер или руководитель могли согласовывать и подписывать авансовые отчеты, настройте бизнес-процесс по правилам вашей организации.