По закону кассовые документы оформляют и подписывают ответственные сотрудники — кассир, бухгалтер либо руководитель. Вести кассовую книгу и кассовые ордера можно на бумаге или в электронном виде с применением ЭП. Документы, заверенные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные.
Чтобы заверять электронной подписью кассовые документы в СБИС, настройте применение ЭП.
- Назначьте ответственных за соблюдение кассовой дисциплины. Обычно это кассир или бухгалтер, а если их нет — руководитель.
- Получите или зарегистрируйте ЭП для ответственных сотрудников в СБИС.
- Настройте бизнес-процессы, связанные с кассовыми операциями. После этого кассовые документы можно будет заверять электронной подписью.
Чтобы оформлять кассовые документы, настройте бизнес-процессы для всех кассовых операций. Поясним на примере операции «Оплата от покупателя».
- В разделе «Учет/Деньги/Касса» нажмите
, чтобы открыть настройки. - Перейдите в раздел «Приходный кассовый ордер».
- Откройте операцию «Оплата от покупателя».
- Нажмите «Изменить».
- Кликните ссылку «Бизнес-процесс», чтобы изменить операцию.
- Добавьте этап.
- Настройте этап.
- Укажите его название, например «Подписание кассиром».
- Выберите исполнителя. Если все документы подписывает один и тот же сотрудник, укажите его фамилию. Также можно выбрать роль или подразделение — заверение будет доступно сотрудникам с этой ролью или тем, кто работает в этом отделе. Например, «Старший бухгалтер» или «Бухгалтерия».
- Дополнительно укажите переназначение, срок выполнения, отметку по времени.
- Сохраните изменения.
- Настройте переход между этапами.
- Перейдите на вкладку «Список» и нажмите «Далее».
- Введите итог в поле «Итог/Резюме этапа», например «Утверждено».
- Чтобы приходный кассовый ордер «Оплата от покупателя» подписывать ЭП, нажмите «Другие настройки». Отметьте флагом пункт «Необходимо подписать документ» и выберите вид подписи.
- Если на этом процесс не заканчивается, в поле «Куда переходить» укажите следующий этап. Их должно быть столько, сколько человек подписывают документ. Если поле не заполнено, СБИС по умолчанию завершит документооборот.
- Сохраните переход.
- Перейдите на вкладку «Список» и нажмите «Далее».
- Нажмите — теперь приходный кассовый ордер «Оплата от покупателя» можно подписывать ЭП.
Чтобы использовать ЭП в кассовой книге, выполните настройку в разделе «Движение средств». Порядок действий такой же.
Кассовые документы должны быть подписаны ответственными или доверенными лицами. Если у сотрудника несколько ЭП — настройте их выбор, чтобы он мог подписывать кассовые ордера или листы кассовой книги.
В СБИС вы можете организовать ведение кассовых операций с применением ЭП и подписывать документы при выполнении этапа бизнес-процесса:
- В кассовом документе нажмите кнопку «На выполнение».
- Вставьте носитель с ЭП в компьютер.
- Нажмите «Подписать». Названия кнопок в документе зависят от настроек бизнес-процесса.
Документы, подписанные ЭП, выводятся на печать со штампом электронной подписи. Кроме того, в документе появляется отметка 
.
Документы, которые оформлены с применением квалифицированной электронной подписи (КЭП), можно:
- не распечатывать;
- отправлять в контролирующие органы в электронном виде.
Лицензия
Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».