Организовать применение электронной подписи в кассовых операциях

Все кассовые документы по закону оформляются и подписываются ответственным сотрудником — кассиром, бухгалтером либо руководителем. Подписание может быть электронным или вручную на бумаге. Электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, приравнивается к подписанному на бумаге.

В СБИС кассовые документы можно оформлять с применением электронной подписи (ЭП). Для этого необходимо:

• Назначить ответственных за соблюдение кассовой дисциплины, обычно это кассир и бухгалтер, при их отсутствии — руководитель.
• Получить квалифицированную электронную подпись для ответственных сотрудников.
• Зарегистрировать ЭП в СБИС.
• Настроить бизнес-процессы для работы с ЭП.

Настроить кассовые операции

Чтобы оформлять кассовые документы с применением ЭП, необходимо настроить регламенты для всех видов операций. Рассмотрим настройку на примере операции «Оплата от покупателя».

1. Откройте конфигурацию раздела «Учет/Деньги/Касса» по кнопке .
2. Перейдите в реестр «Приходный кассовый ордер».
3. Откройте регламент «Оплата от покупателя».
   
4. Нажмите «Изменить».
5. Кликните по ссылке «Бизнес-процесс», чтобы создать новый или изменить текущий.
6. Добавьте этап по кнопке + Этап;
   
7. Настройте этап:
   • Укажите его название, например, «Подписание кассиром».
   • Выберите исполнителя — это может быть сотрудник, роль или подразделение.
   • Дополнительно можно выбрать переназначение, срок выполнения, отметку по времени.
   • Сохраните внесенные изменения.
   
8. Настройте переход между этапами:
   • Перейдите на вкладку «Список» и кликните по ссылке «Далее».
     
   • Введите итог в поле «Итог/резюме этапа», например, «Утверждено».
   • Нажмите «Другие настройки» и отметьте флагом пункт «Необходимо подписать документ», чтобы приходный кассовый ордер «Оплата от покупателя» подписывался ЭП.
   • Если на этом процесс не заканчивается, в поле «Куда переходить» укажите следующий этап. Этапов должно быть столько, сколько человек подписывает документ. Если поле не заполнено — СБИС по умолчанию завершит документооборот.
   • Сохраните переход.
     
9. Нажмите Сохранить — теперь приходный кассовый ордер «Оплата от покупателя» будет подписываться ЭП.

После того, как выполнены все настройки, вы сможете подписывать кассовые документы с помощью ЭП.

Чтобы использовать ЭП в кассовой книге, необходимо аналогично настроить реестр «Движение средств».