Бухгалтерия и учет

Подписать кассовый документ электронной подписью

Подписать кассовый документ электронной подписью

По закону кассовые документы оформляют и подписывают ответственные сотрудники — кассир, бухгалтер либо руководитель. Вести кассовую книгу и кассовые ордера можно на бумаге или в электронном виде с применением ЭП. Документы, заверенные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные.

Чтобы заверять электронной подписью кассовые документы в СБИС, настройте применение ЭП.

  • Назначьте ответственных за соблюдение кассовой дисциплины. Обычно это кассир или бухгалтер, а если их нет — руководитель.
  • Получите или зарегистрируйте ЭП для ответственных сотрудников в СБИС.
  • Настройте бизнес-процессы, связанные с кассовыми операциями. После этого кассовые документы можно будет заверять электронной подписью.
Настроить кассовые бизнес-процессы
Подписать кассовый документ ЭП

Чтобы оформлять кассовые документы, настройте бизнес-процессы для всех кассовых операций. Поясним на примере операции «Оплата от покупателя».

  1. В разделе «Учет/Деньги/Касса» нажмите , чтобы открыть настройки.
  2. Перейдите в раздел «Приходный кассовый ордер».
  3. Откройте операцию «Оплата от покупателя».
  4. Нажмите «Изменить».
  5. Кликните ссылку «Бизнес-процесс», чтобы изменить операцию.
  6. Добавьте этап.
  7. Настройте этап.
    • Укажите его название, например «Подписание кассиром».
    • Выберите исполнителя. Если все документы подписывает один и тот же сотрудник, укажите его фамилию. Также можно выбрать роль или подразделение — заверение будет доступно сотрудникам с этой ролью или тем, кто работает в этом отделе. Например, «Старший бухгалтер» или «Бухгалтерия».
    • Дополнительно укажите переназначение, срок выполнения, отметку по времени.
    • Сохраните изменения.
  8. Настройте переход между этапами.
    • Перейдите на вкладку «Список» и нажмите «Далее».
    • Введите итог в поле «Итог/Резюме этапа», например «Утверждено».
    • Чтобы приходный кассовый ордер «Оплата от покупателя» подписывать ЭП, нажмите «Другие настройки». Отметьте флагом пункт «Необходимо подписать документ» и выберите вид подписи.
    • Если на этом процесс не заканчивается, в поле «Куда переходить» укажите следующий этап. Их должно быть столько, сколько человек подписывают документ. Если поле не заполнено, СБИС по умолчанию завершит документооборот.
    • Сохраните переход.
  9. Нажмите Сохранить — теперь приходный кассовый ордер «Оплата от покупателя» можно подписывать ЭП.

Чтобы использовать ЭП в кассовой книге, выполните настройку в разделе «Движение средств». Порядок действий такой же.

Кассовые документы должны быть подписаны ответственными или доверенными лицами. Если у сотрудника несколько ЭП — настройте их выбор, чтобы он мог подписывать кассовые ордера или листы кассовой книги.

В СБИС вы можете организовать ведение кассовых операций с применением ЭП и подписывать документы при выполнении этапа бизнес-процесса:

  1. В кассовом документе нажмите кнопку «На выполнение».
  2. Вставьте носитель с ЭП в компьютер.
  3. Нажмите «Подписать». Названия кнопок в документе зависят от настроек бизнес-процесса.

Документы, подписанные ЭП, выводятся на печать со штампом электронной подписи. Кроме того, в документе появляется отметка .

Документы, которые оформлены с применением квалифицированной электронной подписи (КЭП), можно:

  • не распечатывать;
  • отправлять в контролирующие органы в электронном виде.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».