Как свести остатки на складе и в ЕГАИС

• Поступления — все документы в разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Приход» должны быть утверждены. ​
  Если поступлений в программе еще нет, оприходуйте алкоголь в разделе «Учет/ЕГАИС».
• Неотправленные чеки — убедитесь, что в УТМ нет неотправленных чеков. На компьютере, где установлен УТМ, кликните правой кнопкой мыши значок на панели задач и в контекстном меню выберите «Домашняя страница» (или в адресной строке браузера введите: http://localhost:8080).

  Убедитесь, что в поле «Неотправленные чеки» отображается «Отсутствуют неотправленные чеки». Если указан иной статус, обратитесь в техническую поддержку.

  

  Информацию о неотправленных чеках также можно посмотреть в окне настроек УТМ.

• Реализации розницы — если вы работаете в приложении СБИС Розница, в разделе «Бизнес/Продажи» проверьте, все ли реализации розницы созданы. Каждой кассовой смене должен соответствовать документ «Реализация розницы», а этому документу — списания и перемещения в ЕГАИС. Учет и реализация алкоголя на предприятиях общепита имеют свои особенности.

Итог: все документы отправлены и утверждены.

После настройки системы и проверки документов проведите инвентаризацию для актуализации данных по остаткам на складе.

В разделе «Бизнес/Склад» на вкладке «Инвентаризации» нажмите + Документ.

В документе:

1. Проверьте, что установлена именно та организация и склад, где фактически проводится снятие остатков. Если неверно, измените их.
2. Укажите дату и время, на которые нужно зафиксировать остатки.
3. Выберите способ фиксации остатков:
   • «по количеству» — если требуется только зафиксировать количество ТМЦ;
   • «по количеству и сумме» — чтобы зафиксировать количество и себестоимость ТМЦ.
4. Выберите раздел и нажмите «Заполнить/Наименования». В документ добавятся наименования, по которым были движения с момента последней инвентаризации. Их количество указано в столбце «В учете».
   
5. Для занесения фактического остатка по каждой бутылке сканируйте:
   • для маркированного алкоголя —
     акцизную марку
     ;
   • для немаркированного алкоголя —
     штрихкод
     . Если в каталоге несколько карточек с одинаковым штрихкодом, количество будет увеличиваться только на одной, первой найденной карточке. Чтобы такой ошибки не возникло, при проведении инвентаризации обращайте внимание на наименование продукции.

   При сканировании в строке наименования фактическое количество увеличивается на единицу. Не допускайте повторного сканирования (переставляйте учтенные бутылки), иначе данные будут некорректными.

   Остальные поля заполнятся автоматически:

   • «Себестоимость» — значение цены товара на складе (если в документе установлено значение «по количеству»);
   • «Отклонение» рассчитывается как разница между значениями «В наличии» и «В учете»: недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.
6. Убедитесь, что на складе нет излишков — в документе установите фильтр «С излишками». Список должен быть пустой.
   

Если излишки алкоголя выявлены, оприходуйте их на склад.

При обнаружении недостачи, спишите алкоголь, которого нет на складе.

1. Оформите списание, выбрав операцию:
   • «Списание в рознице» — если храните алкоголь на розничном регистре;
   • «Списание на прочие расходы» — если остатки на опте.
2. Добавьте номенклатуры, по которым в учете недостача, и укажите количество в размере расхождений.
3. Проведите списание.

Итог: на складе зафиксировано фактическое количество алкоголя.

В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» запросите данные в ЕГАИС и проверьте, что между ними и складскими остатками отклонений нет. Если отклонения обнаружены, устраните их.

Данные об остатках в отчете будут корректными при выполнении следующих условий:

• документы списания и постановки на баланс в ЕГАИС имеют статус «Зарегистрировано»;
• документы поступления утверждены;
• себестоимость алкогольной продукции рассчитана;
• кассовая смена закрыта (данные о продажах за текущий день отправлены в ЕГАИС).

Перед запросом остатков в ЕГАИС проверьте, что УТМ подключен:.

1. В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» укажите организацию и нажмите , а затем «По выбранной организации». Система запросит информацию в ЕГАИС и через несколько минут отобразит результат.
   
2. Убедитесь, что в столбце «Отклонения» нет данных.
   

Индивидуальный предприниматель может использовать один аппаратный ключ для всех своих точек продаж. Следовательно, все документы регистрируются в ЕГАИС по одному номеру ФСРАР, независимо от количества точек продаж. При сведении остатков у ИП остаток ЕГАИС должен соответствовать сумме остатков по всем складам и точкам продаж.

Если обнаружены отклонения

В ЕГАИС учитывается только та алкогольная продукция, по которой рассчитана себестоимость. Расхождения могут быть связаны с ее отсутствием.

1. В разделе «Бизнес/Каталог» нажмите , а затем Рассчитать.
   
2. Убедитесь, что ошибки при расчете себестоимости алкогольной продукции отсутствуют.
   
   ​Если ошибка найдена, нажмите на наименование товара. В отчете по движениям откройте документ, с которого не рассчитывается себестоимость, и проверьте организацию, склад и партию. При необходимости укажите их.
3. Повторите запрос в ЕГАИС.
4. Проверьте, что остаток по учету соответствует фактическому количеству, указанному в документе инвентаризации.
5. Убедитесь, что отклонений нет.

Если отклонения остались

После проведения инвентаризации остатки по учету совпадают с фактическим количеством алкоголя на складе и являются достоверными. Для устранения оставшихся отклонений необходимо приравнять остатки ЕГАИС к складским.

Для постановки на баланс или списания не требуется переходить в другие разделы СБИС. Создайте документ прямо в отчете — система сама заполнит данные.

1. В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» создайте нужный документ:
   • по всем или выбранным позициям — отметьте наименования, если требуется устранить отклонения по нескольким позициям, в панели массовых операций нажмите «Излишки на складе» или «Недостача на складе» и выберите операцию.
     
   • по конкретной позиции — нажмите на значение отклонения и выберите операцию.
     
2. Проверьте заполнение документа и нажмите «Утвердить в ЕГАИС».
3. После регистрации документа в ЕГАИС обновите остатки и убедитесь, что отклонений нет.

Итог: остатки между складом и ЕГАИС выравнены.