Все участники алкогольного рынка должны ежедневно поддерживать остатки по алкоголю в актуальном состоянии.
При недостоверном ведении учета или при переходе из другой учетной системы необходимо выравнять остатки между складом и ЕГАИС. Для этого последовательно выполните действия:
Для правильного учета алкогольной продукции:
- На главной странице перейдите в раздел «Настройки/Учет» и убедитесь, что у организации указана правильная система налогообложения. По умолчанию установлена ОСНО, если вы применяете другую — исправьте.
- В разделе «Бизнес/Склад» откройте настройки склада, который должен быть указан в загруженных из ЕГАИС поступлениях организации. Проверьте, что ваша организация выбрана в качестве основной.
- В окне настройки УТМ проверьте соответствие номера ФСРАР и ИНН. В случае ошибки обратитесь в техническую поддержку.
- Приведите карточки каталога к единому стандарту оформления и устраните дубли.
- В разделе «Бизнес/Каталог» откройте фильтр, укажите тип «Алкогольная продукция» и нажмите «Отобрать». Проверьте, что все карточки данного типа находятся в одном разделе.
- В каталоге установите фильтр по типу «Товар» и убедитесь, что в списке нет карточек алкогольного товара. Если есть, измените тип номенклатуры на «Алкогольная продукция».
- В разделе «Бизнес/Каталог» откройте фильтр, укажите тип «Алкогольная продукция» и нажмите «Отобрать». Проверьте, что все карточки данного типа находятся в одном разделе.
Итог: система и каталог настроены в соответствии с требованиями. Проверьте, обработаны ли документы.
- Поступления — все документы в разделе «Документы/ЕГАИС» на вкладке «Приход» должны быть утверждены.
Если поступлений в программе еще нет, оприходуйте алкоголь в разделе «Документы/ЕГАИС». - Неотправленные чеки — убедитесь, что в УТМ нет неотправленных чеков. На компьютере, где установлен УТМ, кликните правой кнопкой мыши значок
на панели задач и в контекстном меню выберите «Домашняя страница» (или в адресной строке браузера введите: http://localhost:8080). Убедитесь, что в поле «Неотправленные чеки» отображается «Отсутствуют неотправленные чеки». Если указан иной статус, обратитесь в техническую поддержку.
Информацию о неотправленных чеках также можно посмотреть в окне настроек УТМ.
- Реализации розницы — если вы работаете в приложении СБИС Розница, в разделе «Бизнес/Продажи» проверьте, все ли реализации розницы созданы. Каждой кассовой смене должен соответствовать документ «Реализация розницы», а этому документу — списания и перемещения в ЕГАИС. Учет и реализация алкоголя на предприятиях общепита имеют свои особенности.
Итог: все документы отправлены и утверждены. Выполните инвентаризацию.
После настройки системы и проверки документов проведите инвентаризацию. Она позволит актуализировать данные по остаткам на складе.
Итог: на складе зафиксировано фактическое количество алкоголя. Остаток распределен по регистрам «Опт» и «Розница». Данные по регистру «Вскрытое» в отчете «Остатки ЕГАИС» не отображается. Устраните выявленные отклонения.
В разделе «Документы/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» запросите данные в ЕГАИС и проверьте, что между ними и складскими остатками отклонений нет. Если отклонения обнаружены, устраните их.
Данные об остатках в отчете будут корректными при выполнении следующих условий:
- документы списания и постановки на баланс в ЕГАИС имеют статус «Зарегистрировано»;
- документы поступления утверждены;
- себестоимость алкогольной продукции рассчитана;
- кассовая смена закрыта (данные о продажах за текущий день отправлены в ЕГАИС).
Перед запросом остатков в ЕГАИС проверьте, что УТМ подключен:
.
- В разделе «Документы/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» укажите организацию и нажмите
, а затем «По выбранной организации». Система запросит информацию в ЕГАИС и через несколько минут отобразит результат. 
- Убедитесь, что в столбце «Отклонения» нет данных.
Индивидуальный предприниматель может использовать один аппаратный ключ для всех своих точек продаж. Следовательно, все документы регистрируются в ЕГАИС по одному номеру ФСРАР, независимо от количества точек продаж. У индивидуальных предпринимателей количество алкоголя в ЕГАИС должно соответствовать сумме остатков по всем складам и точкам продаж.
Если обнаружены отклонения
Убедитесь, что в отчете остаток алкоголя по учету соответствует фактическому количеству, указанному в инвентаризации. Эти остатки зафиксируются после проведения документа и будут являться достоверными.
Если отклонения остались, приравняйте остатки ЕГАИС к складским.
Тип отклонения | |
Как устранить | |
Излишки на складе (в ЕГАИС нет алкогольной продукции, которую вы зафиксировали в инвентаризации) | Поставьте алкоголь на баланс нужного регистра ЕГАИС:
В автоматическом режиме на баланс можно поставить не больше 100 единиц (бутылок) маркируемого алкоголя в месяц для одного магазина. Если в одном акте содержится больше 100 единиц, он будет отклонен ЕГАИС. Чтобы поставить на баланс больше 100 единиц алкоголя, направьте заявление в адрес территориального подразделения Росалкогольрегулирования. После проверки легальности продукции вы получите подтверждение постановки на баланс. |
Недостача на складе (в ЕГАИС алкогольной продукции больше, чем посчитано по факту) | Спишите товар в ЕГАИС с нужного регистра. |
Для постановки на баланс или списания не требуется переходить в другие разделы СБИС. Создайте документ прямо в отчете — система сама заполнит данные.
- В разделе «Документы/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» создайте нужный документ:
- по всем или выбранным позициям — отметьте наименования, если требуется устранить отклонения по нескольким позициям, в панели массовых операций нажмите «Излишки на складе» или «Недостача на складе» и выберите операцию.
- по конкретной позиции — нажмите на значение отклонения и выберите операцию.
- по всем или выбранным позициям — отметьте наименования, если требуется устранить отклонения по нескольким позициям, в панели массовых операций нажмите «Излишки на складе» или «Недостача на складе» и выберите операцию.
- Проверьте заполнение документа и нажмите «Утвердить в ЕГАИС».
- После регистрации документа в ЕГАИС обновите остатки и убедитесь, что отклонений нет.
Итог: остатки между складом и ЕГАИС выравнены.