Как свести остатки на складе и в ЕГАИС

Все участники алкогольного рынка должны ежедневно поддерживать остатки по алкоголю в актуальном состоянии.

При недостоверном ведении учета или при переходе из другой учетной системы необходимо выравнять остатки между складом и ЕГАИС. Для этого последовательно выполните действия:

1. Проверьте настройки

2. Проверьте документы

3. Выполните инвентаризацию

4. Устраните отклонения

Для правильного учета алкогольной продукции:

На главной странице перейдите в раздел «Конфигурация/Учет» и убедитесь, что у организации указана правильная система налогообложения. По умолчанию установлена ОСНО, если вы применяете другую — исправьте.
В разделе «Бизнес/Склад» откройте настройки склада, который должен быть указан в загруженных из ЕГАИС поступлениях организации. Проверьте, что ваша организация выбрана в качестве основной.
В окне настройки УТМ проверьте соответствие номера ФСРАР и ИНН. В случае ошибки обратитесь в техническую поддержку.
Приведите карточки каталога к единому стандарту оформления и устраните дубли.
- В разделе «Бизнес/Каталог» откройте фильтр, укажите тип «Алкогольная продукция» и нажмите «Отобрать». Проверьте, что все карточки данного типа находятся в одном разделе.
- В каталоге установите фильтр по типу «Товар» и убедитесь, что в списке нет карточек алкогольного товара. Если есть, измените тип номенклатуры на «Алкогольная продукция».

Итог: система и каталог настроены в соответствии с требованиями. Проверьте, обработаны ли документы.

Поступления — все документы в разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Приход» должны быть утверждены.
Если поступлений в программе еще нет, оприходуйте алкоголь в разделе «Учет/ЕГАИС».
Неотправленные чеки — убедитесь, что в УТМ нет неотправленных чеков. На компьютере, где установлен УТМ, кликните правой кнопкой мыши значок на панели задач и в контекстном меню выберите «Домашняя страница» (или в адресной строке браузера введите: http://localhost:8080).
Убедитесь, что в поле «Неотправленные чеки» отображается «Отсутствуют неотправленные чеки». Если указан иной статус, обратитесь в техническую поддержку.
Информацию о неотправленных чеках также можно посмотреть в окне настроек УТМ.
Реализации розницы — если вы работаете в приложении СБИС Розница, в разделе «Бизнес/Продажи» проверьте, все ли реализации розницы созданы. Каждой кассовой смене должен соответствовать документ «Реализация розницы», а этому документу — списания и перемещения в ЕГАИС. Учет и реализация алкоголя на предприятиях общепита имеют свои особенности.

Итог: все документы отправлены и утверждены. Выполните инвентаризацию.

После настройки системы и проверки документов проведите инвентаризацию. Она позволит актуализировать данные по остаткам на складе.

Итог: на складе зафиксировано фактическое количество алкоголя. Остаток распределен по регистрам «Опт» и «Розница». Данные по регистру «Вскрытое» в отчете «Остатки ЕГАИС» не отображается. Устраните выявленные отклонения.

В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» запросите данные в ЕГАИС и проверьте, что между ними и складскими остатками отклонений нет. Если отклонения обнаружены, устраните их.

Данные об остатках в отчете будут корректными при выполнении следующих условий:

документы списания и постановки на баланс в ЕГАИС имеют статус «Зарегистрировано»;
документы поступления утверждены;
себестоимость алкогольной продукции рассчитана;
кассовая смена закрыта (данные о продажах за текущий день отправлены в ЕГАИС).

Перед запросом остатков в ЕГАИС проверьте, что УТМ подключен:.

В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» укажите организацию и нажмите , а затем «По выбранной организации». Система запросит информацию в ЕГАИС и через несколько минут отобразит результат.
Убедитесь, что в столбце «Отклонения» нет данных.

Индивидуальный предприниматель может использовать один аппаратный ключ для всех своих точек продаж. Следовательно, все документы регистрируются в ЕГАИС по одному номеру ФСРАР, независимо от количества точек продаж. При сведении остатков у ИП остаток ЕГАИС должен соответствовать сумме остатков по всем складам и точкам продаж.

Если обнаружены отклонения

В ЕГАИС учитывается только та алкогольная продукция, по которой рассчитана себестоимость. Расхождения могут быть связаны с ее отсутствием.

В разделе «Бизнес/Каталог» нажмите , а затем Рассчитать.
Убедитесь, что ошибки при расчете себестоимости алкогольной продукции отсутствуют.
Если ошибка найдена, нажмите на наименование товара. В отчете по движениям откройте документ, с которого не рассчитывается себестоимость, и проверьте организацию, склад и партию. При необходимости укажите их.
Повторите запрос в ЕГАИС.
Проверьте, что остаток по учету соответствует фактическому количеству, указанному в документе инвентаризации.
Убедитесь, что отклонений нет.

Если отклонения остались

После проведения инвентаризации остатки по учету совпадают с фактическим количеством алкоголя на складе и являются достоверными. Для устранения оставшихся отклонений необходимо приравнять остатки ЕГАИС к складским.

Тип отклонения
	Как устранить
Излишки на складе (в ЕГАИС нет алкогольной продукции, которую вы зафиксировали в инвентаризации)	Поставьте алкоголь на баланс нужного регистра ЕГАИС: Опт (потребуется указать Справки А и Б); Розница (если у вас нет данных по приходным накладным), при этом достаточно указать количество. В автоматическом режиме на баланс можно поставить не больше 100 единиц (бутылок) маркируемого алкоголя в месяц для одного магазина. Если в одном акте содержится больше 100 единиц, он будет отклонен ЕГАИС. Чтобы поставить на баланс больше 100 единиц алкоголя, направьте заявление в адрес территориального подразделения Росалкогольрегулирования. После проверки легальности продукции вы получите подтверждение постановки на баланс.
Недостача на складе (в ЕГАИС алкогольной продукции больше, чем посчитано по факту)	Спишите товар в ЕГАИС с нужного регистра.

Для постановки на баланс или списания не требуется переходить в другие разделы СБИС. Создайте документ прямо в отчете — система сама заполнит данные.

В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» создайте нужный документ:
- по всем или выбранным позициям — отметьте наименования, если требуется устранить отклонения по нескольким позициям, в панели массовых операций нажмите «Излишки на складе» или «Недостача на складе» и выберите операцию.
- по конкретной позиции — нажмите на значение отклонения и выберите операцию.
Проверьте заполнение документа и нажмите «Утвердить в ЕГАИС».
После регистрации документа в ЕГАИС обновите остатки и убедитесь, что отклонений нет.

Итог: остатки между складом и ЕГАИС выравнены.

Права и роли

Статьи по теме

Как ввести остатки по ЕГАИС?

Как изменить регламент поступлений ЕГАИС?

Как посмотреть ранее запрошенные остатки?