Как свести остатки на складе и в ЕГАИС

• Поступления — все документы в разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Приход» должны быть утверждены. ​
  Если поступлений в программе еще нет, оприходуйте алкоголь в разделе «Учет/ЕГАИС».
• Неотправленные документы — убедитесь, что в УТМ нет неотправленных документов. На компьютере, где установлен УТМ, кликните правой кнопкой мыши значок на панели задач и в контекстном меню выберите «Домашняя страница» (или в адресной строке браузера введите: http://localhost:8080). Информацию о неотправленных документах также можно посмотреть в окне настроек УТМ.

  В поле «Дата самого старого неотправленного документа» должно значиться «Отсутствуют». Если неотправленные документы есть, обратитесь в техническую поддержку.

  
• Реализации розницы — если вы работаете в приложении СБИС Розница, в разделе «Бизнес/Продажи» проверьте, все ли реализации розницы созданы. Каждой кассовой смене должен соответствовать документ «Реализация розницы», а этому документу — списания и перемещения в ЕГАИС. Учет и реализация алкоголя на предприятиях общепита имеют свои особенности.

Итог: все документы отправлены и утверждены.

После настройки системы и проверки документов проведите инвентаризацию для актуализации данных по остаткам на складе.

1. В разделе «Бизнес/Склад» на вкладке «Инвентаризации» нажмите + Документ.
   
2. В документе:
   • Проверьте, что установлена именно та организация и склад, где фактически проводится снятие остатков. Если неверно, измените их.
   • Укажите дату и время, на которые нужно зафиксировать остатки.
   • Выберите способ фиксации остатков:
     • «по количеству» — если требуется только зафиксировать количество ТМЦ;
     • «по количеству и сумме» — чтобы зафиксировать количество и себестоимость ТМЦ.
   • Выберите раздел и нажмите «Заполнить/Наименования». В документ добавятся наименования, по которым были движения с момента последней инвентаризации. Их количество указано в столбце «В учете».
   
3. Для занесения фактического остатка по каждой бутылке последовательно сканируйте:
   • для маркированного алкоголя —
     акцизную марку
     ;
   • для немаркированного алкоголя —
     штрихкод
     . Если в каталоге несколько карточек с одинаковым штрихкодом, количество будет увеличиваться только на одной, первой найденной карточке. Чтобы такой ошибки не возникло, при проведении инвентаризации обращайте внимание на наименование продукции.

   При сканировании в строке наименования фактическое количество увеличивается на единицу. Не допускайте повторного сканирования (переставляйте учтенные бутылки), иначе данные будут некорректными.

   Остальные поля заполнятся автоматически:

   • «Себестоимость» — значение цены товара на складе (если в документе установлено значение «по количеству»);
   • «Отклонение» рассчитывается как разница между значениями «В наличии» и «В учете»: недостача выделена красным цветом, излишки — зеленым.
4. Нажмите Провести.

Итог: на складе зафиксировано фактическое количество алкоголя.

В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» запросите данные в ЕГАИС и проверьте, что между ними и складскими остатками отклонений нет. Если отклонения обнаружены, устраните их.

Данные об остатках в отчете будут корректными при выполнении следующих условий:

• документы списания и постановки на баланс в ЕГАИС имеют статус «Зарегистрировано»;
• документы поступления утверждены;
• себестоимость алкогольной продукции рассчитана;
• кассовая смена закрыта (данные о продажах за текущий день отправлены в ЕГАИС).

Перед запросом остатков в ЕГАИС проверьте, что УТМ подключен:.

1. В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» укажите организацию и нажмите , а затем «По выбранной организации». Система запросит информацию в ЕГАИС и через несколько минут отобразит результат.
   
2. Убедитесь, что в столбце «Отклонения» нет данных.
   

По закону ИП может использовать один аппаратный ключ для всех своих точек продаж. Следовательно, все документы регистрируются в ЕГАИС по одному номеру ФСРАР, независимо от количества точек продаж. При сведении остатков у ИП остаток ЕГАИС должен соответствовать сумме остатков по всем складам и точкам продаж.

Если обнаружены отклонения

В ЕГАИС учитывается только та алкогольная продукция, по которой рассчитана себестоимость. Расхождения могут быть связаны с ее отсутствием.

1. В разделе «Бизнес/Каталог» нажмите , а затем Рассчитать.
   
2. Убедитесь, что ошибки при расчете себестоимости алкогольной продукции отсутствуют.
   
   ​Если ошибка найдена, нажмите на наименование товара. В отчете по движениям откройте документ, с которого не рассчитывается себестоимость, и проверьте организацию, склад и партию. При необходимости укажите их.
3. Повторите запрос в ЕГАИС.
4. Проверьте, что остаток по учету соответствует фактическому количеству, указанному в документе инвентаризации.
5. Убедитесь, что отклонений нет.

Если отклонения остались

После проведения инвентаризации остатки по учету совпадают с фактическим количеством алкоголя на складе и являются достоверными. Для устранения оставшихся отклонений необходимо приравнять остатки ЕГАИС к складским.

Для постановки на баланс или списания не требуется переходить в другие разделы СБИС. Создайте документ прямо в отчете — система сама заполнит данные.

1. В разделе «Учет/ЕГАИС» на вкладке «Остатки» создайте нужный документ:
   • по всем или выбранным позициям — отметьте наименования, если требуется устранить отклонения по нескольким позициям, в панели массовых операций нажмите «Излишки на складе» или «Недостача на складе» и выберите операцию.
     
   • по конкретной позиции — нажмите на значение отклонения и выберите операцию.
     
2. Проверьте заполнение документа и нажмите «Утвердить в ЕГАИС».
3. После регистрации документа в ЕГАИС обновите остатки и убедитесь, что отклонений нет.

Итог: остатки между складом и ЕГАИС выравнены.