КАК ПРАВИЛЬНО НАСТРОИТЬ КОЛОНКИ И СТРОКИ ПРИ ИМПОРТЕ КАТАЛОГА ИЗ EXCEL
Если у вас уже есть привычный и удобный каталог, выгруженный в Excel, его без потерь можно импортировать в СБИС, какой бы сложной ни была его структура. Достаточно соблюдать несколько правил:
- определить иерархию файла;
- желательно, чтобы в файле был код номенклатуры - уникальный номер позиции каталога. Это необходимо, чтобы карточки не объединялись при полном совпадении наименования;
- штрихкод в файле в текстовом формате. Если штрихкодов несколько, их можно указать через запятую.
Внимание!
При импорте каталога не загружаются данные о количестве. Чтобы зафиксировать в СБИС количество по каждой позиции, загрузите начальные остатки.
Рассмотрим примеры настройки с разной иерархией: разделы содержатся в отдельной колонке, в отдельной строке, в группировке строк.
Раздел каталога в файле в отдельной колонке
Пример 1
Нужно импортировать: код номенклатуры, раздел, наименование, единицу измерения, упаковку и количество в упаковке.
В окне импорта:
- выберите «Раздел содержится в отдельной колонке»;
- в поле «У строки» установите названия колонок, которые нужно импортировать;
- для упаковок настройте колонки «Название <упаковки>» и «<количество> В упаковке».
Пример 2
Нужно импортировать: раздел, наименование, единицу измерения, штрихкод. В файле есть одинаковые наименования, но нет кода номенклатуры, поэтому в СБИС импортируется одно наименование с нижним штрихкодом.
В окне импорта:
- выберите «Раздел содержится в отдельной колонке»;
- в поле «У строки» установите названия колонок, которые нужно импортировать.
Раздел каталога в файле в отдельной строке
Пример 1
Нужно импортировать: код, наименование, единицу измерения.
В окне импорта:
- выберите «Раздел содержится в отдельной строке». В настройках колонок появится строка «У раздела»;
- в файле название раздела находится в колонке «Код», значит, над кодом «У строки» установите «Раздел»;
- в поле «У строки» установите названия колонок, которые нужно импортировать.
Пример 2
Нужно импортировать: код, наименование, единицу измерения.
В окне импорта:
- выберите «Раздел содержится в отдельной строке». В настройках колонок появится строка «У раздела»;
- в файле название раздела находится в колонке «Наименование», значит, над наименованием «У строки» установите «Раздел». Внимание! В этом случае в файле у раздела не должно быть кода;
- в поле «У строки» установите названия колонок, которые нужно импортировать.
Пример 3
Нужно импортировать: код, наименование, единицу измерения, штрихкод.
В окне импорта:
- выберите «Раздел содержится в отдельной строке». В настройках колонок появится строка «У раздела»;
- в файле название раздела находится в колонке «Код», значит, над кодом «У строки» установите «Раздел»;
- в поле «У строки» установите названия колонок, которые нужно импортировать.
В файле коды повторяются, поэтому в СБИС загрузится одна карточка с нижним наименованием (Блинница) и штрихкодом.
Пример 4
Нужно импортировать: код, наименование, единицу измерения, штрихкод, дополнительный код.
В окне импорта:
- выберите «Раздел содержится в отдельной строке». В настройках колонок появится строка «У раздела»;
- в файле название раздела находится в колонке «Код», значит, над кодом «У строки» установите «Раздел»;
- в поле «У строки» установите названия колонок, которые нужно импортировать.
В файле у номенклатуры указан дополнительный код, он неуникальный и может содержать любые значения.
Раздел каталога в файле в группировке строк
Нужно импортировать: код, артикул, наименование, единицу измерения.
В окне импорта:
- выберите «Раздел содержится в группировке строк»;
- в файле название раздела и номенклатур находится в одной и той же колонке поэтому в настройке колонок выберите «Наименование»;
- в поле «У строки» установите названия колонок, которые нужно импортировать.
После того как выполнены настройки иерархии, можно загрузить файл. Структура каталога сохранится в СБИС.