Складской учет

Требования к Excel-файлу при загрузке каталога

Требования к Excel-файлу при загрузке каталога

В СБИС можно импортировать готовый каталог товаров в виде Excel-файла. Это удобно, если требуется дополнить каталог или создать его в СБИС с нуля.

Напоминаем, что загрузить алкогольную продукцию из Excel нельзя. Для этого запросите остатки в ЕГАИС.

При дополнении каталога
При создании каталога

При импорте система сопоставляет позиции по коду и наименованию. Если найдены совпадения, позиции в вашем каталоге заменятся номенклатурой из файла.

Поясним на примере. Сначала система ищет совпадение по коду номенклатуры. В СБИС «Зубной пасте» присвоен код «Y5551266», а в файле — это «Детское мыло». При импорте «Зубная паста» заменится позицией «Детское мыло». Отменить загрузку нельзя, поэтому загружайте файл, только если уверены, что коды товаров разные.

Затем СБИС проверяет названия товаров и разделов. При их полном совпадении — характеристики товара в СБИС заменяются реквизитами из файла.
Если отличаются только названия разделов — система создаст новые с дублями номенклатур. Чтобы этого не случилось, при загрузке исправьте названия разделов в файле.
Если отличаются только названия товаров — СБИС дополнит разделы новыми позициями.

Дополнительно проверьте в файле:

  • ставку НДС. Если не указать ее при импорте, всем позициям присвоится ставка, которая чаще использовалась при добавлении трех последних товаров в каталог или раздел;
  • тип номенклатуры. Если не выбрать его при загрузке, СБИС у всех позиций установит тот тип, который чаще использовался при добавлении трех последних товаров.
    Если использовались разные типы, система выберет первый из справочника;
  • штрихкод товара — СБИС распознает, только если он записан в текстовом формате. Если штрихкодов несколько, запишите их через запятую;
  • единицы измерения должны быть указаны без точек.

Если в СБИС еще нет каталога, для импорта достаточно настроить колонку «Код» или «Наименование». После загрузки список товаров появится в СБИС.

Рекомендуем заполнить остальные реквизиты, чтобы каталог был более полным:

  • ставку НДС — если она не указана при импорте, СБИС всем позициям присвоит ставку 20%;
  • тип номенклатуры — если он не выбран при загрузке, система укажет первый тип из справочника;
  • раздел каталога — настройте разделы, чтобы при импорте сохранилась иерархия. Если этого не сделать, товары добавятся в корень каталога и потребуется заново настраивать разделы в СБИС.