Загрузить каталог товаров в формате Excel

СБИС позволяет импортировать каталог товаров (прайс-лист), сохраненный в формате Excel. Это удобно, если вы только начинаете работать в СБИС и формируете каталог с нуля или дополняете его новым списком товаров. Дополнительно в СБИС предусмотрена возможность загрузить каталог товаров из 1С, SAP и StoreHouse.

Обратите внимание: перечисленные способы не подходят для загрузки каталога алкогольных товаров. Чтобы загрузить алкоголь в каталог СБИС, достаточно запросить остатки в ЕГАИС.

При загрузке из Excel у всех позиций по умолчанию установится тот тип номенклатуры справочника, который установлен первым в списке. Предварительно в настройках каталога вы можете установить любой тип номенклатуры или создать новый. Если вы загружаете файл с номенклатурой разных типов, поменяйте тип в карточках или разделах после импорта.

Откройте каталог для загрузки

1. Загрузите каталог из Excel одним из способов:
   • в разделе «Бизнес/Каталог и цены» на вкладке «Каталог» откройте панель массовых операций, кликните «Загрузить» и выберите «Из файла»;
     
   • либо кликните , в окне «Настройка» откройте раздел «Импорт» и нажмите + Загрузка.
     
2. Выберите файл для загрузки.
   
3. Откроется карточка импорта. Каталог в ней будет представлен в виде таблицы.
   

Установите параметры загрузки

1. В блоке «В файле содержится» установите переключатель:
   • «Только дополнения и изменения» — если вы дополняете существующий в СБИС каталог;
   • «Каталог целиком» — если формируете каталог с нуля. Обратите внимание: каталог, который уже существует в СБИС, будет заменен на загружаемый! Позиции и разделы, которых нет в новом каталоге, будут удалены.
2. Если в загружаемом файле несколько листов, по умолчанию для них действуют различные настройки. Чтобы применить одинаковые настройки ко всем листам, в блоке «Все листы» установите «Одинаковые». Для выбора листа просто нажмите на него.
   
3. В поле «Разбор с» укажите номер строки таблицы, начиная с которой нужно загрузить данные. Все данные из строк выше этой не будут импортированы.
   
4. В блоке «Раздел содержится» выберите, где в исходной таблице указаны разделы каталога.
   Посмотреть распространенные примеры файлов и настройку импорта при загрузке их в каталог СБИС можно в отдельной статье.

5. В СБИС можно создать новый раздел каталога или перенести добавленные позиции в уже созданный. Если раздел не будет указан, все товары добавятся в корень.

   • Разделы в отдельной колонке (по умолчанию)

     Установите, в каком столбце содержатся названия разделов. Для этого вместо «Не используется» установите «Раздел».

     
   • Разделы в отдельной строке

     При выборе этого условия появится еще одна заголовочная строка, в которой можно выбрать содержание столбца. Например, в первой строке установите «Используется», а во второй строке укажите его содержание — «Код».

     

     Для того чтобы загрузить файл с иерархией, в столбце вместо «Используется» установите уровень раздела (например, «Раздел», «Раздел 2»). Не заполняйте вторую строку, иначе программа зафиксирует ее как номенклатурную позицию.

     
   • Разделы в группировке строк

     Это условие используется для импорта файлов с иерархией. Позволяет загружать в СБИС каталоги, выгруженные из сторонних программ (например, из 1С).

     
6. Отметьте, какие данные нужно импортировать: в заголовке нужных столбцов вместо «Не используется» установите их название.

   Для импорта обязательно должны быть отмечены колонки «Код» или «Наименование». При установке столбца «Цены» выберите прайс, для которого будут действовать цены из каталога.

   
7. Нажмите Загрузить.

   Карточка импорта закроется. Загрузка будет идти в фоновом режиме, в это время вы можете продолжать работу в СБИС. Состояние загрузки можно отслеживать в карточке импорта.

   

Итог загрузки

Как только каталог загрузится в СБИС, в колонке «Состояние» вы увидите «Выполнено». Серым шрифтом указаны дата и время импорта, итог загрузки:

• «Из» — количество обработанных позиций из файла;
• «Создано» — количество новых наименований, добавленных в каталог;
• «Обновлено» — количество наименований, карточки которых были обновлены при загрузке. Обновление происходит, если в СБИС уже есть такой товар;
• «Не используется» — количество наименований, переведенных в неиспользуемые при загрузке каталога. Это происходит, если условием импорта выбрана «Загрузка целиком».

Если все товары добавились в корень, в файле Excel нужно вручную добавить столбец и указать в нем название раздела напротив каждого наименования. В настройке импорта выберите «Разделы в отдельной колонке» и повторите загрузку этого же файла. В итоге вся номенклатура из корня каталога будет рассортирована по заданным разделам.