Кадровый ЭДО — это обмен электронными кадровыми документами между работодателем и сотрудником. Трудовой договор, заявления, инструкции подписываются электронной подписью и хранятся не на бумаге, а в электронном архиве. Электронные и бумажные кадровые документы одинаково юридически значимы и имеют один и тот же срок хранения.
- Как работает кадровый ЭДО?
- Какие кадровые документы можно подписывать электронно?
- Как доказать подлинность электронных кадровых документов?
- Как закон регулирует использование кадрового ЭДО?
Кому подходит КЭДО: организациям, у которых есть подразделения в других городах, в штате много сотрудников или часть из них работают удаленно.
Преимущества КЭДО: электронные документы невозможно испортить или потерять, их легко контролировать, а информация защищена от утечек. Работодатель не тратит время на пересылку бумажных документов, а сотрудники — на визит в офис, чтобы их подписать.
Как все устроено
Отправлять документы на подпись сотрудникам через СБИС можно, даже если ведете кадровый учет в другой программе.
- Кадровик оформляет с СБИС документ и отправляет на подпись.
- Сотрудник и руководитель подписывают документы электронной подписью.
- Бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату.
С чего начать
- Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
- Установите дату начала работы с зарплатой в СБИС.
- Предоставьте кадровику доступ в staff.saby.ru и назначьте ему роль в системе.
- Добавьте сотрудников и отправьте им приглашение в личный кабинет на my.saby.ru.
- Выпустите электронные подписи (ЭП): для руководителя — квалифицированную (КЭП), для сотрудника — неквалифицированную (НЭП) или КЭП. Если у работника подпись стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
- Кадровик в своей учетной системе оформляет кадровый документ и отправляет его в СБИС на подпись.
- Сотрудник и руководитель подписывают документы электронной подписью.
- Бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату в своей учетной системе.
С чего начать
- Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
- Установите дату начала работы с зарплатой в СБИС.
- Предоставьте кадровику доступ в staff.saby.ru и назначьте ему роль в системе.
- Выпустите электронные подписи (ЭП): для руководителя — квалифицированную (КЭП), для сотрудника — неквалифицированную (НЭП) или КЭП. Если у работника подпись стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
- Настройте интеграцию одним из методов: API, расширение КЭДО для 1С, FTP или SAPPER.
- Выгрузите начальные данные в СБИС из своей учетной системы.
- Отправьте сотрудникам приглашение в личный кабинет на my.saby.ru.