Кадровый электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот

Кадровый ЭДО — это обмен электронными кадровыми документами между работодателем и сотрудником. Трудовой договор, заявления, инструкции подписываются электронной подписью и хранятся не на бумаге, а в электронном архиве. Электронные и бумажные кадровые документы одинаково юридически значимы и имеют один и тот же срок хранения.

Кому подходит КЭДО: организациям, у которых есть подразделения в других городах, в штате много сотрудников или часть из них работают удаленно.

Преимущества КЭДО: электронные документы невозможно испортить или потерять, их легко контролировать, а информация защищена от утечек. Работодатель не тратит время на пересылку бумажных документов, а сотрудники — на визит в офис, чтобы их подписать.

Как все устроено

Отправлять документы на подпись сотрудникам через СБИС можно, даже если ведете кадровый учет в другой программе.

Учет в СБИС
Учет в СБИС
Учет в сторонней системе
Учет в сторонней системе
  1. Кадровик оформляет с СБИС документ и отправляет на подпись.
  2. Сотрудник и руководитель подписывают документы электронной подписью.
  3. Бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату.

С чего начать

  1. Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
  2. Установите дату начала работы с зарплатой в СБИС.
  3. Предоставьте кадровику доступ в staff.saby.ru и назначьте ему роль в системе.
  4. Добавьте сотрудников и отправьте им приглашение в личный кабинет на my.saby.ru.
  5. Выпустите электронные подписи (ЭП): для руководителя — квалифицированную (КЭП), для сотрудника — неквалифицированную (НЭП) или КЭП. Если у работника подпись стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
  1. Кадровик в своей учетной системе оформляет кадровый документ и отправляет его в СБИС на подпись.
  2. Сотрудник и руководитель подписывают документы электронной подписью.
  3. Бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату в своей учетной системе.

С чего начать

  1. Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
  2. Установите дату начала работы с зарплатой в СБИС.
  3. Предоставьте кадровику доступ в staff.saby.ru и назначьте ему роль в системе.
  4. Выпустите электронные подписи (ЭП): для руководителя — квалифицированную (КЭП), для сотрудника — неквалифицированную (НЭП) или КЭП. Если у работника подпись стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
  5. Настройте интеграцию одним из методов: API, расширение КЭДО для 1С, FTP или SAPPER.
  6. Выгрузите начальные данные в СБИС из своей учетной системы.
  7. Отправьте сотрудникам приглашение в личный кабинет на my.saby.ru.

Часто спрашивают

Как напечатать документ со штампом об ЭП? >

Как настроить собственный кадровый процесс? >

Как подключить оповещения о новых документах? >

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.