Кадровый ЭДО — это обмен электронными кадровыми документами между работодателем и сотрудником. Трудовой договор, заявления, инструкции подписываются электронной подписью и хранятся не на бумаге, а в электронном архиве. Электронные и бумажные кадровые документы одинаково юридически значимы и имеют один и тот же срок хранения.
- Как работает кадровый ЭДО?
- Какие кадровые документы можно подписывать электронно?
- Как доказать подлинность электронных кадровых документов?
- Как закон регулирует использование кадрового ЭДО?
Кому подходит КЭДО: организациям, у которых есть подразделения в других городах, в штате много сотрудников или часть из них работают удаленно.
Преимущества КЭДО: электронные документы невозможно испортить или потерять, их легко контролировать, а информация защищена от утечек. Работодатель не тратит время на пересылку бумажных документов, а сотрудники — на визит в офис, чтобы их подписать.
Как все устроено
Отправлять документы на подпись сотрудникам через СБИС можно, даже если ведете кадровый учет в другой программе.
Кадровик в Saby Staff оформляет документ и отправляет на подпись.
Сотрудник и руководитель в Saby My электронной подписью подписывают документы.
С чего начать
- Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
- Предоставьте кадровику доступ в staff.saby.ru.
- Назначьте ему роль в системе.
- Добавьте сотрудников и отправьте им приглашение в личный кабинет на my.saby.ru.
- Выпустите электронные подписи (ЭП): для руководителя — квалифицированную (КЭП), для сотрудника — неквалифицированную (НЭП) или КЭП. Если у работника подпись стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
Кадровик в своей учетной системе оформляет кадровый документ и отправляет его в СБИС на подпись.
Сотрудник и руководитель в Saby My подписывают документы электронной подписью.
С чего начать
- Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
- Предоставьте кадровику доступ в staff.saby.ru.
Назначьте ему роль в системе. - Выпустите электронные подписи (ЭП): для руководителя — квалифицированную (КЭП), для сотрудника — неквалифицированную (НЭП) или КЭП. Если у работника подпись стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
- Настройте интеграцию одним из методов: API, расширение КЭДО для 1С или FTP.
- Загрузите список сотрудников в СБИС и кадровые документы по ним из своей учетной системы.
- Отправьте сотрудникам приглашение в личный кабинет на my.saby.ru.
Часто спрашивают
Подписывайте все кадровые документы онлайн, от приема до увольнения
