СБИС позволяет применять электронный документооборот (ЭДО) в кадровых процессах:
- прием, перевод, увольнение — в том числе и с дистанционными сотрудниками;
- отпуск;
- изменение условий труда и зарплаты.
Если требуется, вы можете изменить настроенный кадровый процесс или создать собственный.
Участникам кадрового ЭДО понадобится электронная подпись (ЭП). Подписанный ей электронный документ считается оригиналом, а распечатанный вариант со штампом
Документы, подписанные электронно и на бумаге, имеют одинаковый срок хранения.
Как все устроено
- Кадровик или сотрудник оформляет документ, который мгновенно отправляется на согласование руководителю.
Чтобы перевести документ на следующий этап обработки, достаточно нажать всего одну кнопку.
- Руководитель и сотрудник проверяют и подписывают заявление, приказ и другие документы.
Кадровику не потребуется распечатывать документы, отправлять их почтой или курьером — это экономит время и деньги.
- Если требуется, бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату.
- Кадровик отправляет в Пенсионный фонд отчет «СЗВ-ТД».
Документ не потеряется. В любое время и с любого устройства участники кадрового ЭДО могут редактировать его, смотреть историю изменений и контролировать согласование.
С чего начать
- Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования в них ЭП.
- Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
- Подключите пакет «Кадровый ЭДО с электронным подписанием» в маркете компонентов. По умолчанию применяется КЭП. Если требуется, вы можете выбрать другой вид ЭП.
- Убедитесь, что у руководителя и работника есть ЭП. Если сотрудник уже имеет подпись, зарегистрируйте ее в СБИС или получите новую.