Управление персоналом и расчет зарплаты

Применение электронной подписи в кадровых документах

Применение электронной подписи в кадровых документах

СБИС позволяет обмениваться электронными документами не только со своими клиентами и поставщиками, но и применять ЭДО в кадровых процессах. Для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Если организация приняла решение обмениваться кадровыми документами с штатными сотрудниками в электронном виде, необходимо дублировать их на бумаге. С дистанционными сотрудниками закон разрешает подписывать большинство документов в электронной форме. При этом некоторые из них все равно нужно оформлять на бумаге и отправлять сотруднику: трудовой договор, приказы о приеме и увольнении.

Для автоматической обработки документа в СБИС нужно настроить операцию, добавив этапы подписания.

Преимущества кадрового ЭДО

  • Вам не потребуется отправлять документы почтой или курьером — это экономит время и деньги. Подписанный документ мгновенно отправляется на согласование.
  • В любое время и с любого устройства документ можно отредактировать, посмотреть историю изменений и обсудить согласование с коллегами.
  • Документ не потеряется, проходя все этапы согласования. Чтобы подписать его, достаточно нажать одну кнопку.

Как организовать внутренний ЭДО

  1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них ЭП.
  2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
  3. Выпустите сотрудникам квалифицированную ЭП (КЭП) для физических лиц, а руководителям — КЭП для организации или ИП. Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую силу.

Кадровый ЭДО с дистанционными работниками

Кадровый ЭДО с сотрудниками, работающими дистанционно, позволяет сэкономить на печати, почтовой пересылке и хранении документов. В ЭДО оригиналом считается электронный документ, а распечатанный вариант со штампом электронных подписей — копией.

  • С сотрудниками, работающими дистанционно, не требуется подписывать соглашение об ЭДО.
  • При приеме (трудовой договор и копия приказа) и при увольнении (копия приказа или распоряжения) руководитель отправляет сотруднику бумажные копии документов не позднее 3 календарных дней с момента трудоустройства или увольнения. При этом работнику не требуется возвращать собственноручно подписанный трудовой договор, т.к. он уже подписал его КЭП.
  • Для оформления больничного работник должен прислать работодателю листок временной нетрудоспособности заказным письмом с уведомлением.
  • Трудовой договор — основной документ, подтверждающий стаж дистанционного сотрудника. Если сотрудник устраивается на работу впервые, он сам принимает решение об оформлении трудовой книжки и записи в ней.

Внимание!

Срок хранения кадровых документов не зависит от способа их подписания.