Применение электронной подписи в кадровых документах

СБИС позволяет обмениваться электронными документами не только со своими клиентами и поставщиками, но и применять ЭДО в кадровых процессах. Для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую силу.

Электронные кадровые документы необходимо дублировать на бумаге. С дистанционными сотрудниками закон разрешает подписывать большинство документов в электронной форме. При этом некоторые из них все равно нужно оформлять на бумаге и отправлять сотруднику: трудовой договор, приказы о приеме и увольнении.

Срок хранения кадровых документов не зависит от способа их подписания.

Для работы с кадровыми документами в СБИС автоматической обработки документа настройте операции, добавьте этапы обработки.

Преимущества кадрового ЭДО

• Подписанный документ мгновенно отправляется на согласование. Вам не потребуется отправлять документы почтой или курьером — это экономит время и деньги.
• В любое время и с любого устройства документ можно отредактировать, посмотреть историю изменений и обсудить с коллегами.
• Документ не потеряется, вы можете контролировать его согласование.
• Чтобы перевести документ на следующий этап обработки, достаточно нажать одну кнопку.

Как организовать внутренний ЭДО

1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них ЭП.
2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
3. Выпустите сотрудникам КЭП для физических лиц, а руководителям — КЭП для организации или ИП.

Кадровый ЭДО с дистанционными работниками

Кадровый ЭДО с сотрудниками, работающими дистанционно, позволяет сэкономить на печати, почтовой пересылке и хранении документов. В ЭДО оригиналом считается электронный документ, а распечатанный вариант со штампом об электронной подписи — копией.

• С сотрудниками, работающими дистанционно, не требуется подписывать соглашение об ЭДО.
• При приеме и увольнении работодатель должен отправить сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением бумажные копии документов. При приеме — трудовой договор и копию приказа, при увольнении — копию приказа или распоряжения. Сделать это нужно в течение 3 календарных дней с момента трудоустройства или увольнения. Сотрудник подпишет документы своей КЭП, возвращать бумажные копии не нужно.
• Для оформления больничного работник должен прислать работодателю листок временной нетрудоспособности заказным письмом с уведомлением.