Кадровый ЭДО подойдет организациям, у которых есть подразделения в других городах, в штате много сотрудников или часть из них работают удаленно. Работодатель не будет тратить время на пересылку бумажных документов, а сотруднику не придется приезжать в офис, чтобы их подписать.
Электронные и бумажные кадровые документы одинаково юридически значимы и имеют один и тот же срок хранения (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Но электронные невозможно испортить или потерять, их легко контролировать и редактировать. Информация в них защищена от утечек.
- Кадровые документы, которые можно подписывать электронно
- Удачные практики по использованию кадрового ЭДО
- Доказать подлинность электронных кадровых документов
Как все устроено
- При приеме на работу кадровик выпускает сотруднику НЭП или КЭП.
- Кадровик или сотрудник оформляет на online.sbis.ru документ, который отправляется на согласование руководителю.
- Руководитель и сотрудник подписывают заявление, приказ, должностную инструкцию и другие документы. Подписанный ЭП электронный документ будет считаться оригиналом, а распечатанный вариант со штампом об ЭП — копией.
- Бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату, если требуется.
- Кадровик отправляет в Пенсионный фонд отчет «СЗВ-ТД».
С чего начать
- Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
- Выпустите ЭП: для руководителя — КЭП, для сотрудника — НЭП или КЭП. Если у работника есть ЭП стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
- Если сотрудники используют НЭП, подпишите с ними соглашение об ЭДО на бумаге.
- Подключите пакет «Кадровый ЭДО с электронным подписанием» в маркете компонентов. По умолчанию применяется неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Если требуется, выберите другой вид ЭП.
- Настройте интеграцию с 1С, SAP или с помощью API, если ведете кадровый учет в другой системе.
- Подключите уведомления, чтобы СБИС оповещал участников кадрового ЭДО о новых документах.
Как организовать ЭДО в кадровых процессах
В СБИС уже настроены основные кадровые процессы — вы можете создавать электронные документы и подписывать их дистанционно:
Если настроенных бизнес-процессов недостаточно, создайте собственные.
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.