ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТАХ
Электронную подпись (ЭП) можно использовать в кадровом электронном документообороте (ЭДО). Например, при согласовании командировки, приказа на отпуск и т.п.
ТК РФ разрешает подписывать в электронном виде большинство кадровых документов. Вам не придется тратить время на поиск документов, т.к. они хранятся в электронном архиве. Исключение составляют трудовой договор, приказы о приеме и увольнении, которые необходимо подписывать на бумаге.
Для автоматической обработки документа, настройте операцию, добавив этапы подписания.
Почему стоит выбрать ЭДО
Рассмотрим на примере приказа по личному составу с сотрудником филиала, который работает в другом городе.
- Сокращается время обработки
Приказ не нужно передавать от одного сотрудника к другому почтой или курьерской службой. После подписания документа одним участником он мгновенно отправляется на согласование к другому. Вы не тратите время и деньги на пересылку.
- Документы не плодятся и не дублируются
В процессе работы документ может меняться. Если вы работаете с электронным приказом, то можете редактировать его, смотреть редакции и обсуждать согласование документа на любом устройстве в режиме 24/7.
- Подписание нажатием одной кнопки
Кадровику не надо тратить время в очереди, документ самостоятельно перемещается из кабинета в кабинет по заранее определенному маршруту.
Как организовать ЭДО
- Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них ЭП.
- Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
- Выпустите сотрудникам квалифицированную ЭП (КЭП) для физических лиц , а руководителям — КЭП для организации или ИП. Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую силу.
Кадровый ЭДО с дистанционными работниками
Особенно удобен кадровый ЭДО с сотрудниками, работающими удаленно, т.к. сокращаются расходы на печать, почтовую пересылку и хранение документов. В ЭДО оригиналом является электронный документ, а распечатанный вариант со штампом электронных подписей — копией.
- С сотрудниками, работающими удаленно, не требуется подписывать соглашение об ЭДО.
- При приеме (трудовой договор и копия приказа) и при увольнении (копия приказа или распоряжения) документы на бумажных носителях руководитель отправляет сотруднику не позднее 3 календарных дней с момента трудоустройства или увольнения. При этом работнику не требуется возвращать собственноручно подписанный трудовой договор, т.к. он уже подписал его КЭП.
- Работник должен предоставить листок временной нетрудоспособности работодателю заказным письмом с уведомлением.
- Трудовая книжка для дистанционного сотрудника не является основным документом и может не оформляться при заключении первого трудового договора. Запись в нее вносится по требованию сотрудника, а трудовой стаж подтверждается трудовым договором.
Внимание!
Срок хранения кадровых документов не зависит от способа их подписания.