Кадровый электронный документооборот

Кадровый ЭДО подойдет организациям, у которых есть подразделения в других городах, в штате много сотрудников или часть из них работают удаленно. Работодатель не будет тратить время на пересылку бумажных документов, а сотруднику не придется приезжать в офис, чтобы их подписать.

Электронные и бумажные кадровые документы одинаково юридически значимы и имеют один и тот же срок хранения (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Но электронные невозможно испортить или потерять, их легко контролировать и редактировать. Информация в них защищена от утечек.

• Кадровые документы, которые можно подписывать электронно
• Удачные практики по использованию кадрового ЭДО
• Доказать подлинность электронных кадровых документов

Как все устроено

1. При приеме на работу кадровик выпускает сотруднику НЭП или КЭП.
2. Кадровик или сотрудник оформляет на online.sbis.ru документ, который отправляется на согласование руководителю.
3. Руководитель и сотрудник подписывают заявление, приказ, должностную инструкцию и другие документы. Подписанный ЭП электронный документ будет считаться оригиналом, а распечатанный вариант со штампом об ЭП — копией.
4. Бухгалтер оформляет расчет или вносит изменения в зарплату, если требуется.
5. Кадровик отправляет в Пенсионный фонд отчет «СЗВ-ТД».

С чего начать

1. Утвердите в организации «Положение об электронном документообороте». Оно регламентирует формы электронных документов и порядок использования ЭП.
2. Выпустите ЭП: для руководителя — КЭП, для сотрудника — НЭП или КЭП. Если у работника есть ЭП стороннего УЦ, зарегистрируйте ее в СБИС.
   • Какой тип подписи выбрать для сотрудника: НЭП или КЭП?
3. Если сотрудники используют НЭП, подпишите с ними соглашение об ЭДО на бумаге.
4. Подключите пакет «Кадровый ЭДО с электронным подписанием» в маркете компонентов. По умолчанию применяется неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Если требуется, выберите другой вид ЭП.
5. Настройте интеграцию с 1С, SAP или с помощью API, если ведете кадровый учет в другой системе.
6. Подключите уведомления, чтобы СБИС оповещал участников кадрового ЭДО о новых документах.

Как организовать ЭДО в кадровых процессах

В СБИС уже настроены основные кадровые процессы — вы можете создавать электронные документы и подписывать их дистанционно:

• прием, перевод, увольнение;
• командировка, отпуск;
• изменение условий труда и зарплаты.

Если настроенных бизнес-процессов недостаточно, создайте собственные.