Применение электронной подписи в кадровых документах

Электронную подпись (ЭП) можно использовать в кадровом электронном документообороте (ЭДО). Например, при согласовании командировки, приказа на отпуск и т.п.

ТК РФ разрешает подписывать в электронном виде большинство кадровых документов. Вам не придется тратить время на поиск документов, т.к. они хранятся в электронном архиве. Исключение составляют трудовой договор, приказы о приеме и увольнении, которые необходимо подписывать на бумаге.

Для автоматической обработки документа, настройте операцию, добавив этапы подписания.

Почему стоит выбрать ЭДО

Рассмотрим на примере приказа по личному составу с сотрудником филиала, который работает в другом городе.

• Сокращается время обработки

  Приказ не нужно передавать от одного сотрудника к другому почтой или курьерской службой. После подписания документа одним участником он мгновенно отправляется на согласование к другому. Вы не тратите время и деньги на пересылку.

• Документы не плодятся и не дублируются

  В процессе работы документ может меняться. Если вы работаете с электронным приказом, то можете редактировать его, смотреть редакции и обсуждать согласование документа на любом устройстве в режиме 24/7.

• Подписание нажатием одной кнопки

  Кадровику не надо тратить время в очереди, документ самостоятельно перемещается из кабинета в кабинет по заранее определенному маршруту.

Как организовать ЭДО

1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них ЭП.
2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
3. Выпустите сотрудникам квалифицированную ЭП (КЭП) для физических лиц, а руководителям — КЭП для организации или ИП. Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую силу.

Кадровый ЭДО с дистанционными работниками

Особенно удобен кадровый ЭДО с сотрудниками, работающими удаленно, т.к. сокращаются расходы на печать, почтовую пересылку и хранение документов. В ЭДО оригиналом является электронный документ, а распечатанный вариант со штампом электронных подписей — копией.

• С сотрудниками, работающими удаленно, не требуется подписывать соглашение об ЭДО.
• При приеме (трудовой договор и копия приказа) и при увольнении (копия приказа или распоряжения) документы на бумажных носителях руководитель отправляет сотруднику не позднее 3 календарных дней с момента трудоустройства или увольнения. При этом работнику не требуется возвращать собственноручно подписанный трудовой договор, т.к. он уже подписал его КЭП.
• Работник должен предоставить листок временной нетрудоспособности работодателю заказным письмом с уведомлением.
• Трудовая книжка для дистанционного сотрудника не является основным документом и может не оформляться при заключении первого трудового договора. Запись в нее вносится по требованию сотрудника, а трудовой стаж подтверждается трудовым договором.