Электронный документооборот

Зарегистрировать входящее письмо в СБИС

Зарегистрировать входящее письмо в СБИС

Получив корреспонденцию на бумаге, добавьте ее в СБИС — так письма проще хранить и искать. Для этого откройте раздел «Документы/Входящие», нажмите «+» и выберите «Письмо (на бумаге)».

  1. Проверьте получателя — будет указана ваша компания, введите организацию отправителя.
  2. Добавьте описание документа, чтобы иметь представление о содержании письма, не открывая его.
  3. Прикрепите сканы или файл с электронным документом. Обязательно прикрепите скан конверта с отметками почтовой или курьерской службы. Это позволит точно зафиксировать время отправки и получения письма.
  4. Укажите номер и дату письма, которые отправитель присвоил документу. Они могут быть указаны в самом письме или на конверте. Это поможет быстрее найти документ. Если номера нет, укажите «без номера».
  5. Проверьте номер письма, который сгенерировал СБИС. Измените номер, если ведете учет писем в другой системе.
  6. Чтобы номера присваивались по определенным правилам, настройте нумерацию в разделе «Документы/Входящие», на вкладке «Письма».

  7. Укажите местонахождение оригинала — подразделение, в котором документ хранится сейчас.
  8. Сохраните документ или передайте на выполнение.

Чтобы назначить ответственного за прием и передачу писем адресатам, создайте специальный бизнес-процесс для обработки корреспонденции.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.