Зарегистрировать входящее письмо

Зарегистрировать входящее письмо

Неважно, как вы получаете письма: через личный кабинет, на email, на бумаге или иным способом. СБИС позволяет регистрировать и вести общий учет всей корреспонденции. Так письма проще хранить и искать.

ONLINE.SBIS.RU
SABY DOCS

От пользователя СБИС

Откройте письмо, измените регистрационный номер и дату, если уже присвоили их в другой системе учета.

Чтобы система автоматически присваивала номера по вашим правилам, настройте нумерацию в разделе «Документы/Входящие» на вкладке «Письма».

Из других ящиков

Если письмо пришло по почте или иным способом, добавьте его в СБИС — откройте раздел «Документы/Входящие», нажмите «+» и выберите «Письмо (на бумаге)».

  1. Проверьте получателя — вашу компанию, введите организацию отправителя.
  2. Добавьте описание документа, чтобы иметь представление о содержании письма, не открывая его.
  3. Прикрепите сканы или файл с электронным документом. Обязательно прикрепите скан конверта с отметками почтовой или курьерской службы, чтобы точно зафиксировать время отправки и получения письма.
  4. Укажите номер и дату письма, которые отправитель присвоил документу. Они могут быть указаны в самом письме или на конверте. Это поможет быстрее найти документ. Если номера нет, укажите «без номера».
  5. Проверьте номер письма, который сгенерировал СБИС. Измените номер, если ведете учет писем в другой системе.
  6. Чтобы номера присваивались по определенным правилам, настройте нумерацию в разделе «Документы/Входящие» на вкладке «Письма».

  7. Укажите подразделение, в котором документ хранится сейчас.
  8. Сохраните документ или передайте на выполнение.

От пользователя СБИС

Откройте письмо, измените регистрационный номер и дату, если уже присвоили их в другой системе учета.

Чтобы SabyDocs автоматически присваивал номера по вашим правилам, настройте нумерацию в разделе «Входящие», на вкладке «Письма».

Из других ящиков

  1. Добавьте письмо в СБИС: откройте раздел «Входящие», на вкладке «Письма» нажмите «+» и выберите «Письмо (на бумаге)».
  2. Проверьте получателя и укажите отправителя.
  3. Добавьте описание, чтобы сразу видеть тему или краткое содержание, не открывая письма.
  4. Прикрепите сканы или файл с электронным документом. Для письма на бумаге — прикрепите скан конверта с отметками почтовой или курьерской службы, чтобы зафиксировать время отправки и получения.
  5. Укажите номер и дату письма, которые отправитель присвоил документу. Они могут быть указаны в самом письме или на конверте. Это поможет быстрее найти документ. Если номера нет, укажите «без номера».
  6. Проверьте номер письма, который сгенерировал СБИС. Измените номер, если ведете учет писем в другой системе. Чтобы номера присваивались по определенным правилам, настройте нумерацию в разделе «Входящие», на вкладке «Письма».
  7. Укажите местонахождение оригинала — подразделение, в котором документ хранится сейчас.
  8. Сохраните документ или передайте на выполнение.

Чтобы назначить ответственного за прием и передачу писем адресатам, создайте специальный бизнес-процесс для обработки корреспонденции.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.