Государственные и муниципальные организации должны заводить личные дела сотрудников при оформлении приема на работу. Для остальных компаний это не обязательно.
Обычно кадровик ведет личные дела сотрудников на бумаге. В СБИС они формируются автоматически в карточке сотрудника на основании документов, которые предоставляет работник при трудоустройстве. В течение месяца после оформления приема на работу кадровик видит их в чек-листе кадрового документа, после — они будут доступны
Добавить документ в личное дело
В СБИС уже настроен список документов, которые формируют электронное личное дело сотрудника.
- Откройте карточку сотрудника на вкладке «Зарплата и учет» и перейдите в блок «Личное дело».
- Чтобы добавить документы вручную, нажмите " Прикрепить" и загрузите сканы документов.
Если документа еще нет в перечне, дополните список: кликните и нажмите «+ Документ». Укажите название, например «Свидетельство о браке», и выберите, когда документ должен быть отсканирован — при приеме, переводе или увольнении. Документ отобразится в первом блоке чек-листа.
Документы, сохраненные в карточке сотрудника, составляют электронный архив, который хранится на СБИС Диске. Также в него входят:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- заявления и приказы по личному составу;
- личные карточки сотрудников по форме Т-2.
Эти документы всегда можно найти в чек-листе кадрового документа приема, перевода, увольнения и других.
Лицензия
Тарифы «Зарплата и кадры», «Кадровый учет и электронные трудовые книжки» или «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».