Оформить личное дело сотрудника

Государственные и муниципальные организации должны заводить личные дела сотрудников при оформлении приема на работу. Для остальных компаний это не обязательно.

Личное дело — папка с копиями документов, в которых содержится вся информация о работнике. Обычно кадровик ведет личные дела сотрудников на бумаге. В СБИС вы можете сформировать электронную картотеку — создать личное дело для каждого сотрудника и прикреплять к нему сканы документов.

Документы, которые входят в личное дело

Часть документов сотрудник предоставляет при оформлении приема на работу:

• документы, удостоверяющие личность (паспорт, СНИЛС, ИНН);
• трудовая книжка;
• диплом или другие документы об образовании;
• военный билет или приписное свидетельство;
• медицинская книжка — если сотрудник устраивается на должность продавца, воспитателя, повара и т.д.;
• водительское удостоверение — когда организация нанимает водителя;
• справка об отсутствии судимости или уголовного преследования — если сотрудник принимается на должность педагога, судьи, прокурора и т.д.;
• подписанный трудовой договор, заявление и приказ о приеме;
• личная карточка сотрудника по форме Т-2.

Другие документы могут быть добавлены позже:

• подписанный договор о неразглашении коммерческой тайны или договор о материальной ответственности;
• свидетельство о вступлении в брак или о его расторжении;
• подписанные должностные инструкции;
• свидетельство о рождении ребенка;
• документы по личному составу — заявления, приказы, дополнительные соглашения к трудовому договору.

Личное дело сотрудника в СБИС

В СБИС уже настроен список документов, которые формируют личное дело сотрудника.

1. Откройте карточку сотрудника на вкладке «Зарплата и учет» и перейдите в блок «Личное дело».
2. Нажмите , кликните « Прикрепить» и загрузите сканы документов.
   
3. Если требуется дополнить список документов, нажмите «+ Документ». Укажите название и выберите, когда он должен быть отсканирован — при приеме, переводе или увольнении.
   

Когда сотрудник увольняется, кадровик добавляет в личное дело заявление и копию приказа об увольнении.

Если сотрудник был руководителем или имел государственные звания, сведения о нем хранятся в организации постоянно. Личные дела других работников, созданные до 2003 года, хранятся 75 лет, после — 50.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры» и «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».