Управление персоналом и расчет зарплаты

Защита персональных данных сотрудников

Защита персональных данных сотрудников

Кадровик получает и вносит в систему информацию о сотрудниках. Чтобы избежать штрафов, организация должна соблюдать правила хранения и обработки персональных сведений.

К персональным данным относятся ФИО, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, сведения о профессии и доходах.

Документы, содержащие информацию о сотруднике

На их основании кадровик формирует личное дело сотрудника.

На заметку!

Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Их нельзя разглашать без письменного согласия сотрудника, так как он имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Обработка персональных данных

Под обработкой персональных данных понимают любые действия с личными сведениями сотрудника: сбор, систематизация, хранение, изменение, использование, передача, удаление и другие. Они регулируются локально-нормативными актами организации.

Требования к обработке персональных данных сотрудников:

  • должна иметь цель и основания;
  • запрещено передавать сведения о сотруднике третьим лицам без его письменного согласия;
  • персональные данные передает сам гражданин.

Хранение и использование сведений о сотрудниках

Организация обеспечивает безопасное хранение сведений о сотрудниках. Для этого нужно создать правила защиты персональных данных, а также положения и приказы для их обработки. Сотрудники должны ознакомиться с этими документами и заверить их подписью.

Все персональные данные работника содержатся в личном деле. Если он был руководителем или имел государственные звания, сведения о нем хранятся в организации постоянно. Личные дела других работников, созданные до 2003 года, хранятся 75 лет, после — 50.

Правила передачи сведений о сотрудниках:

  • доступ к личным данным есть только у специально уполномоченных лиц;
  • лица, у которых есть доступ к информации о работниках, должны использовать ее только в тех целях,
    для которых она была получена;
  • личные сведения можно передавать внутри организации, если сотрудник подписал специальный локально-нормативный акт;
  • нельзя запрашивать у медицинского учреждения данные о состоянии здоровья работника.

Сотрудник имеет право запросить полную информацию об обработке своих персональных данных: кому организация их передавала и зачем.

Безопасность личных данных в СБИС

В СБИС содержатся персональные данные пользователей. Чтобы обеспечить их безопасность, выполните настройку:

  1. Откройте карточку сотрудника на вкладке «Зарплата и учет» и перейдите в блок «Личное дело».
  2. Нажмите и укажите, как долго отсканированные копии будут отображаться в кадровых документах.
  3. В СБИС уже настроен список документов, которые формируют личное дело сотрудника. Если требуется, вы можете его дополнить. Для этого нажмите «+ Документ», укажите название и выберите, когда он должен быть отсканирован — при приеме, переводе или увольнении.
  4. Выберите «Наносить водяной знак»,чтобы защитить напечатанные сканы документов — их нельзя будет использовать в качестве копии.

    При печати паспорта, СНИЛС и других отсканированных копий из карточки сотрудника на документе появится логотип.

  5. В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и перейдите в блок «Сотрудники». Установите,
    в течение какого времени после увольнения личные данные работника будут доступны другим сотрудникам.

Сведения об уволенных сотрудниках не удаляются, а перемещаются в архив. После этого они не будут отображаться
в карточке сотрудника и кадровых документах.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры» и «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».