Управление персоналом и расчет зарплаты

Защита персональных данных сотрудников

Защита персональных данных сотрудников

Кадровик получает и вносит в систему информацию о сотрудниках. В 152-ФЗ описаны правила хранения и обработки персональных сведений — организация должна соблюдать их, чтобы избежать штрафов.

К персональным данным относятся ФИО, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, сведения о профессии и доходах. На их основании кадровик формирует личное дело сотрудника.

Документы, в которых содержится информация о сотрудниках:

  • ИНН и СНИЛС;
  • документ, удостоверяющий личность;
  • военный билет;
  • трудовая книжка;
  • документ об образовании;
  • водительское удостоверение;
  • медицинская книжка.

На заметку!

Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Их нельзя разглашать без письменного согласия сотрудника, так как он имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Обработка персональных данных

Любые действия с личными данными работника регулируются локально-нормативными актами организации. Они должны подчиняться требованиям:

  • у обработки должна быть цель и основания;
  • запрещено передавать сведения о сотруднике третьим лицам без его письменного согласия;
  • персональные данные передает сам гражданин.

Организация обеспечивает безопасное хранение сведений о сотрудниках. Для этого нужно создать правила защиты персональных данных, а также положения и приказы для их обработки. Сотрудники должны ознакомиться с этими документами и заверить их подписью.

Хранение и использование сведений о сотрудниках

Все персональные данные работника содержатся в личном деле. Если он был руководителем или имел государственные звания, сведения о нем хранятся в организации постоянно. Личные дела других работников, созданные до 2003 года, хранятся 75 лет, после — 50.

Правила передачи сведений о сотрудниках налагают на работодателя ряд ограничений:

  • доступ к личным данным есть только у специально уполномоченных лиц;
  • лица, у которых есть доступ к информации о работниках, должны использовать ее только в тех целях, для которых она была получена;
  • личные сведения можно передавать внутри организации, если сотрудник подписал специальный локально-нормативный акт;
  • нельзя запрашивать у медицинского учреждения данные о состоянии здоровья работника.

Сотрудник имеет право запросить полную информацию об обработке своих персональных данных: кому организация их передавала и зачем.

Безопасность личных данных в СБИС

В СБИС содержатся персональные данные пользователей. Чтобы обеспечить их безопасность, выполните настройку:

  1. В карточке сотрудника на вкладке «Зарплата и учет» перейдите в блок «Личное дело». Нажмите и укажите, как долго отсканированные копии будут отображаться в кадровых документах.

    Состав личного дела сотрудника можно настроить: удалите документ, нажав , или добавьте, кликнув «+Документ».

  2. Для защиты документов сотрудника на бумажных носителях от использования в качестве копии, выберите «Наносить водяной знак».

    При печати паспорта, СНИЛС и других отсканированных копий из карточки сотрудника на документе появится логотип.

  3. В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и перейдите в «Сотрудники». Установите, в течение какого времени после увольнения личные данные работника будут доступны другим сотрудникам.

Личные сведения уволенных сотрудников не удаляются, а перемещаются в архив. После этого они не будут отображаться в карточке сотрудника и в кадровых документах.