Складской учет

Поступление товаров и услуг на бумаге

Поступление товаров и услуг на бумаге

Одновременно с отгрузкой товара поставщик направляет покупателю сопровождающие документы (или акт выполненных работ после оказания услуг). Если ваши контрагенты не используют ЭДО, значит, они отправят вам документы на бумаге. Получив бумажную накладную или акт, оформите ихв системе. Для этого есть два способа:

Перед тем как создать поступление, обязательно

.

Оформить поступление
Посмотреть проводки
Связать с оплатой

После того как вы приняли товар на склад (или приняли у исполнителя выполненную работу), оформите поступление в СБИС. Создайте документ, укажите реквизиты и добавьте номенклатуру: вручную или через распознавание скана.

Шаг 1. Создайте документ

  1. В разделе «Бизнес/Закупки/Расходы» на вкладке «Поступления» или «Документы/Входящие» (зависит от конфигурации СБИС) нажмите +Документ.
  2. Проверьте данные, установленные по умолчанию:
    • склад устанавливается автоматически согласно настройкам. Если требуется его изменить, нажмите название и выберите склад из справочника;
    • дата в электронном поступлении должна быть та же, что и в бумажном документе. Если период закрыт или в оприходовании требуется поставить дату фактического получения, укажите дату принятия к учету.
  3. В поле «Поставщик» укажите контрагента.
  4. Если в документе выделен НДС и прилагается счет-фактура, выберите «НДС включая», если нет — «без НДС».
  5. В карточке номенклатуры устанавливается ставка НДС 20% (для некоторых групп товаров 10%, 0% или «Без НДС»). Это не зависит от того, какая у вас и поставщика система налогообложения. Если одна и та же позиция поступила от разных поставщиков с НДС и без НДС, укажите это в документе (как описано в п. 4). В карточке номенклатуры ставку менять не нужно.

Шаг 2. Заполните поступление

Если у вас есть фото или скан бумажного экземпляра, загрузите его в поступление. Для этого нажмите «Прикрепить» и выберите файл для загрузки. Система получит с изображения информацию о номенклатуре и внесет ее в электронный документ.

Если нет изображения документа, внесите данные вручную.

  1. В блоке «На склад» нажмите . Добавьте номенклатуру, укажите количество и себестоимость. СБИС посчитает НДС и сумму.
  2. Если вы уже принимали определенный товар от той же организации, СБИС автоматически заполнит его себестоимость по последнему документу прихода.

    Можно добавить любую позицию из каталога, отчета, прайса поставщика или СБИС Маркета с помощью корзины. Если поступление сформировано через связанные документы, в него уже добавлена номенклатура. Проверьте и при необходимости исправьте наименования.

  3. Если в поступление нужно добавить услуги (выполненные работы, права), перенесите такую номенклатуру в расход. Для этого нажмите , укажите статью расхода и проверьте счет учета.

    СБИС автоматически заполнит эти параметры, если вы уже оформляли поступление такой же услуги от этого контрагента.

  4. Нажмите и перейдите в расширенное редактирование. Для товаров с включенным учетом сроков годности заполните поле «Годен до». Если товар импортный, выберите страну производителя и номер ГТД. Сохраните данные.

    Если в типе номенклатуры включен учет серийных номеров, укажите номера у каждой позиции.

  5. Убедитесь, что для наименований указаны верные единицы измерения. Если товар поступает в стандартных коробках или пачках, можно указать количество не в основной единице измерения, а сразу в упаковке.
  6. К поступлению можно прикрепить сканы сопроводительных документов, например сертификатов или свидетельств. Изображение сохранится на вкладке «Документы».
  7. Сверьте итоговые значения с бумажными документами. Если все верно, нажмите Провести. Документ будет сохранен и проведен, товар оприходован на склад, услуги списаны в расходы. В документе и в реестре появится статус.

Чтобы оформить в СБИС возврат, перемещение, списание или другие операции по нескольким выбранным позициям, воспользуйтесь панелью массовых операций.

СБИС автоматически формирует бухгалтерские проводки по документу, который принят к учету. Нажмите , чтобы их посмотреть.

Если вы приобрели товар с НДС, СБИС сделает запись в книгу покупок, а также укажет номер и дату фактуры.

После того как поступление оформлено в СБИС, свяжите его с оплатой. Это нужно для расчета налога УСН, формирования проводок, отражения остатков на взаиморасчетных счетах и т.д. Помимо того, связь будет отображаться в виде ссылки и позволит быстро переходить из одного документа в другой.

Если за товар внесена предоплата (частично или полностью) в СБИС уже есть платеж контрагенту. Свяжите его с поступлением. Для этого в документе поступления перейдите по ссылке «Не оплачено» и выберите платеж.

Если товар не оплачен или оплачен не полностью, создайте связанный платеж. Сделать это можно прямо из поступления.

  1. В документе нажмите «Не оплачено».
  2. На панели оплат нажмите .
  3. Выберите «Исходящий платеж», если будете оплачивать документ через банк, или «Расходный кассовый ордер» для оплаты наличными. СБИС создаст связанный платежный документ с типом «Оплата поставщику» и заполнит его реквизиты.
  4. Проверьте платежный документ. Если требуется, внесите изменения.
  5. После выдачи/списания денежных средств проведите в системе платежный документ.

Поступления, оплаченные полностью, отмечены значком . В них указана дата платежа и статус оплаты — «Оплачено».

Частично оплаченный документ отмечен значком . Нажмите его, чтобы узнать сумму остатка.

Итог: поступление и оплата связаны.