Управление персоналом и расчет зарплаты

Выдать аванс

Выдать аванс

Зарплата должна выплачиваться сотрудникам не менее двух раз в месяц. Первую ее часть, аванс, выплачивают во второй половине месяца. Конкретная дата зависит от внутреннего распорядка организации.

1. Создайте ведомость
2. Заполните документ
3. Проверьте выплату
4. Выплатите аванс
5. Проверьте связь с оплатой

На вкладке «Календарь»

В разделе «Сотрудники/Зарплата/Выдача зарплаты» на вкладке «Календарь»:

  1. Укажите организацию.
  2. В левой части экрана нажмите на строку месяца, за который требуется выплатить аванс.
  3. Сформируйте ведомость:
    • из календаря — в правой части экрана наведите курсор на строку с авансом и нажмите «Выдать». Название компании, способ выплаты и сотрудники заполнятся автоматически.
    • по кнопке «Выдать» — нажмите Выдать и выберите «Аванс».

На вкладке «Ведомости»

В разделе «Сотрудники/Зарплата/Выдача зарплаты» перейдите на вкладку «Ведомости».

  1. Укажите организацию и месяц, за который требуется выплатить аванс.
  2. Нажмите Выдать и выберите «Аванс».

Дата аванса в обоих случаях определяется настройками выдачи зарплаты.

Внимание!

Если месяц расчета закрыт , создать ведомость на выплату нельзя.

Итог: ведомость на выплату аванса создана — заполните ее, если требуется.

При создании ведомости на выплату аванса из календаря название компании, способ выплаты и сотрудники заполнятся автоматически. Переходите к следующему шагу.

Если ведомость сформирована по кнопке «Выдать», заполните ее:

  1. Выберите способ выдачи:
    • в кассу по ведомости — кассир выдает аванс под роспись каждому сотруднику по единой ведомости.
    • в кассу ордерами — кассир выдает аванс каждому сотруднику по отдельному расходному ордеру.
    • в банк — бухгалтер выплачивает аванс в рамках зарплатного проекта.
    • на личные карты сотрудников — бухгалтер переводит деньги на карты, указанные в карточке сотрудника.
  2. Добавьте сотрудников:

    — в ведомость попадут все работники с указанным способом выдачи.

    — выберите из списка вручную.

    — СБИС хранит пять последних списков пользователя; выберите сотрудников, которые получают аванс указанным способом.

  3. Размер аванса определится автоматически:
    • фиксированная сумма, указанная в карточке сотрудника. Если долг за предприятием меньше, в ведомости отразится сумма за фактически отработанное время.
    • процент от начислений из расчетного листка, который указывается в настройках учета. Если у сотрудника в расчетном листе нет суммы к выдаче, он не попадет в ведомость на выплату аванса.

Чтобы распечатать платежную ведомость Т-53 или расписку о получении денег нажмите , выберите «Распечатать» и отметьте флагом нужный документ.

Чтобы узнать, кто и когда редактировал документ, откройте историю изменений.

Итог: ведомость на выплату заполнена.

Проверьте отклонения в суммах аванса и скорректируйте их при необходимости. Это может потребоваться, например, когда фактическая сумма аванса отличается от предполагаемой. Воспользуйтесь отчетом «Выплаты по авансам», который формируется на основании созданных ведомостей на выплату.

  1. Создайте отчет. Это можно сделать несколькими способами:
    • В разделе «Сотрудники/Зарплата» — перейдите на вкладку «Отчеты» и в блоке «Проверить» выберите «Выплаты по авансам».
    • В разделе «Сотрудники/Зарплата/Выдача зарплаты» — нажмите Отчеты и выберите «Выплаты по авансам».
  2. Укажите месяц расчета и организацию. По умолчанию отчет формируется по всем работникам, но вы можете построить его по сотрудникам:
    • С отклонениями по суммам аванса — СБИС сравнит фактическую сумму аванса с той, что указана в ведомости на выплату. Если в карточке сотрудника не указана фиксированная сумма, то размер аванса считается как процент от начислений.
    • Принятым в этом месяце — отчет покажет новых сотрудников. В соответствии с письмом Минтруда России от 03.02.2016 г., если у сотрудника не было ни одного отработанного дня в первой половине месяца, бухгалтер в праве не выплачивать ему аванс.
    • С отпусками или с больничными — в отчете отразится сумма за фактически отработанное время, а напротив ФИО сотрудника появятся или .
  3. Нажмите Построить и откройте отчет.
  4. Для изменения размера аванса откройте ведомость на выплату и отредактируйте суммы вручную. Например, чтобы округлить размер аванса. Рядом с суммой появится .
  5. Сохраните или распечатайте отчет, нажав или .

Итог: ведомость на выплату проверена — завершите выдачу аванса.

  1. В ведомости нажмите «Доход не выплачен».
  2. В зависимости от способа выдачи сформируется:
    • Расходный кассовый ордер

      Если аванс выдают по ведомости через кассу — формируется один документ на всех сотрудников, если по ордерам — на каждого сотрудника отдельный ордер.

      Нажмите , чтобы распечатать расходный кассовый ордер.

    • Платежное поручение

      При выдаче по зарплатному проекту формируется одно платежное поручение на общую сумму со списком сотрудников. Выгрузите ведомость для отправки в Клиент-банк.

      При выплате на личные карты на каждого сотрудника формируется отдельное поручение.

      Внимание!

      Вместо платежного поручения будет создана заявка на оплату, если организация работает с ними.

  3. Проверьте реквизиты. Измените их, если требуется.
  4. Нажмите Провести в платежном документе, чтобы завершить его оформление.

Итог: аванс выдан.

Ведомость на выдачу должна быть связана с платежным документом. От этого зависит правильный учет операций. Перейдите в раздел «Сотрудники/Зарплата/Выдача зарплаты» на вкладку «Ведомости» и проверьте, установлена ли связь между документами:

— ведомость оплачена полностью (связь с документами оплаты установлена). Чтобы открыть список платежных документов, нажмите .

<пусто> — ведомость не оплачена.

Если платежный документ создан из ведомости, связь установится автоматически. Если платеж создан вручную или был загружен в СБИС, установите связь с ведомостью самостоятельно. Для этого перейдите в раздел «Учет/Деньги/Банк» или «Учет/Деньги/Касса» и откройте документ, которым оформлена выплата аванса. Нажмите ссылку «Ведомость не выбрана» и выберите ведомость из списка.

Итог: Ведомость связана с платежным документом.

Лицензия