Управление персоналом и расчет зарплаты

Выдать аванс

Выдать аванс

Зарплата должна выплачиваться сотрудникам не менее двух раз в месяц. Первую ее часть, аванс, начисляют во второй половине месяца. Чаще всего 20-25 числа — в зависимости от внутреннего распорядка организации.

1. Создайте ведомость
2. Заполните документ
3. Проверьте выплату
4. Выплатите аванс

На всех сотрудников

На вкладке «Календарь» в разделе «Сотрудники/Зарплата/Выдача зарплаты»:

  1. Укажите организацию.
  2. Выберите месяц, за который будет выплачиваться аванс.
  3. Найдите аванс за нужный месяц и в строке способа выдачи нажмите «Выдать». Название компании, способ выплаты и сотрудники заполнятся автоматически.

На одного или нескольких сотрудников

В разделе «Сотрудники/Зарплата/Выдача зарплаты»:

  1. Нажмите Выдать и выберите «Аванс».

Дата аванса в обоих случаях определяется настройками выдачи зарплаты.

Итог: ведомость на выплату аванса создана — заполните ее, если требуется.

При создании ведомости на выплату аванса с вкладки «Календарь» название компании, способ выплаты и сотрудники заполнятся автоматически. Переходите к следующему шагу.

Если ведомость сформирована на одного или нескольких сотрудников, заполните ее:

  1. Выберите способ выдачи:
    • в кассу по ведомости — руководитель по доверенности забирает у кассира под роспись деньги по работникам, указанным в ведомости. Например, если касса находится в одном офисе, а сотрудники работают в другом.
    • в кассу ордерами — кассир выдает аванс под роспись каждому сотруднику.
    • в банк — бухгалтер выплачивает аванс в рамках зарплатного проекта.
    • на личные карты сотрудников — бухгалтер переводит деньги на карты, указанные в карточке сотрудника.
  2. Добавьте сотрудников:

    — в ведомость попадут все работники с указанным способом выдачи.

    — выберите из списка вручную.

    — СБИС хранит пять последних списков пользователя; выберите сотрудников, которые получают аванс указанным способом.

  3. Размер аванса определится автоматически:
    • фиксированная сумма, указанная в карточке сотрудника. Если долг за предприятием меньше, в ведомости отразится сумма за фактически отработанное время.
    • процент от начислений из расчетного листка, который указывается в настройках учета. Если у сотрудника в расчетном листе нет суммы к выдаче, он не попадет в ведомость на выплату аванса.

Чтобы узнать, кто и когда редактировал документ, откройте историю изменений.

Итог: ведомость на выплату заполнена.

Отчет «Выплаты по авансам» формируется на основании созданных ведомостей на выплату. Он помогает бухгалтеру проверить, по кому из сотрудников есть отклонения в суммах аванса, и скорректировать их. Например, когда фактическая сумма аванса отличается от предполагаемой.

  1. Создайте отчет. Это можно сделать несколькими способами:
    • В разделе «Сотрудники/Зарплата» — перейдите на вкладку «Отчеты» и в блоке «Проверить» выберите «Выплаты по авансам».
    • В разделе «Сотрудники/Зарплата/Выдача зарплаты» — нажмите Отчеты и выберите «Выплаты по авансам».
  2. Укажите месяц расчета и организацию. По умолчанию отчет формируется по всем работникам, но вы можете построить его по сотрудникам:
    • С отклонениями по суммам аванса — СБИС сравнит фактическую сумму аванса с той, что указана в ведомости на выплату. Если в карточке сотрудника не указана фиксированная сумма, то размер аванса считается как процент от начислений.
    • Принятым в этом месяце — отчет покажет новых сотрудников. В соответствии с письмом Минтруда России от 03.02.2016 г., если у сотрудника не было ни одного отработанного дня в первой половине месяца, бухгалтер в праве не выплачивать ему аванс.
    • С отпусками или с больничными — в отчете отразится сумма за фактически отработанное время, а напротив ФИО сотрудника появятся или .
  3. Нажмите Построить и откройте отчет.
  4. Для изменения размера аванса откройте ведомость на выплату и отредактируйте суммы вручную. Например, чтобы округлить размер аванса. Рядом с суммой появится .
  5. Сохраните или распечатайте отчет, нажав или .

Итог: ведомость на выплату проверена — завершите выдачу аванса.

  1. В ведомости нажмите «Доход не выплачен».
  2. В зависимости от способа выдачи сформируется:
    • Расходный кассовый ордер

      Если аванс выдают по ведомости через кассу — формируется один документ на всех сотрудников, если по ордерам — на каждого сотрудника отдельный ордер.

      Распечатайте и дайте подписать сотруднику расписку о получении денег.

    • Платежное поручение

      При выдаче по зарплатному проекту формируется одно платежное поручение на общую сумму со списком сотрудников. Выгрузите ведомость для отправки в Клиент-банк.

      При выплате на личные карты на каждого сотрудника формируется отдельное поручение.

      Внимание!

      Вместо платежного поручения будет создана заявка на оплату, если организация работает с ними.

  3. Проверьте реквизиты. Измените их, если требуется.
  4. Нажмите Провести в платежном документе, чтобы завершить его оформление.

Итог: аванс выдан.