Применение электронной подписи в документах расчета зарплаты

Saby позволяет обмениваться электронными документами не только с контрагентами, но и сотрудниками. Например, можно использовать ЭДО при оформлении отпуска, больничного или пособия. Чтобы сотрудникам не нужно было подписывать бумажные документы, выдайте им электронную подпись (ЭП).

Рассмотрим, как организовать электронный документооборот для учета зарплаты.

• Какую электронную подпись выбрать для сотрудника?

Для каких документов можно настроить бизнес-процесс

• «Отпуск» — заявление на отпуск или отзыв из отпуска, приказ на отпуск, форма Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска сотруднику».
• «Больничный» — заявление и приказ на больничный.
• «Пособие» — заявление на выплату пособия.
• «Дополнительное начисление или удержание» — приказ о поощрении, справка по расчету среднего заработка.
• «Табель» — табель учета рабочего времени.
• «Выплата» — реестр перечислений.

Как организовать внутренний ЭДО

1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных документов и порядок использования в них ЭП.
2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
3. Выпустите сотрудникам ЭП для физических лиц, а руководителям — ЭП для организации или ИП.

Как настроить подписание документов в Saby

Чтобы документ приходил в личный кабинет на подпись сотруднику, бухгалтеру или руководителю, настройте операцию.

1. Добавьте этапы обработки.
2. В Saby уже есть стандартные печатные формы для каждой операции. Вы можете добавить собственные.
3. Настройте формирование печатной формы на определенном этапе.
4. Настройте переходы между этапами. Не забудьте указать, какой документ и какой ЭП нужно подписать на этапе.

Рассмотрим, как будет выглядеть настроенный бизнес-процесс, на примере документа «Отпуск».