По коду состояния информационная система определяет статус обработки документа: утверждение, отклонение, согласование, аннулирование.
Состояния упорядочены по убыванию приоритета — чем ниже код состояния в таблице, тем ниже его приоритет.
В описании состояния документа также указываются дата и время МСК.
| Название | Для исходящих пакетов документов | Для входящих пакетов документов | |
| 0 | Документ редактируется | Документ не отправлен, находится в состоянии редактирования | Не используется |
| 1 | Есть документ | Не используется | Поступил новый документ или новая редакция |
| 2 | Отправлено приглашение | Получателю отправлено приглашение на электронную почту (если получатель не подключен к online.sbis.ru) | Не используется |
| 3 | Отправлен | Документ отправлен получателю | Не используется |
| 4 | Доставлен | Документ доставлен, пришло подписанное извещение о получении | Не используется |
| 6 | Ошибка | При отправке документа возникли ошибки | При отправке документа возникли ошибки |
| 7 | Выполнение завершено успешно | Получатель подписал и вернул документы | Документы подписаны и переданы |
| 9 | Выполнение завершено с проблемами | Получатель запросил уточнение. Документы не подписаны | Документы не подписаны. Отправлено уведомление об уточнении |
| 10 | В обработке | Документ находится на активном этапе внутреннего документооборота, в том числе в стадии отложенного подписания | |
| 19 | Отозван мной | Документ удален. Получателю отправлено уведомление | Отправитель удалил документ. Отправителю выслано уведомление |
| 20 | Удален контрагентом | Получатель удалил документ. Пришло уведомление | Документ удален. Получено уведомление об удалении |
| 22 | Аннулирован по соглашению | Документ аннулирован по соглашению сторон | |
| 23 | Ожидает подписания | Документ ожидает обработки запроса на подписание | |
| 27 | Ожидает аннулирования | Отправлен запрос на аннулирование документа | |
Как определяется статус при раздельном утверждении
Пользователь может обработать не весь документ сразу, а только часть файлов. В этом случае смена статуса («Документ.Состояние.Код») происходит последовательно. При первом совпадении условий проверка прекращается и документ считается:
- аннулированным — если состояние хотя бы одного файла «Аннулирован»;
- отклоненным — если хотя бы один файл отклонен;
- утвержденным — если хотя бы один файл утвержден и нет ни одного отклоненного или аннулированного;
- доставленным — если получено хотя бы одно ответное извещение на любой первичный файл.
Документ рассчитывается от последнего состояния файла или файлов. Например, после отклонения файл можно утвердить, и он будет считаться утвержденным.
Последнее состояние всего документа приоритетнее состояния отдельных файлов. Например, если отклонить один файл и утвердить весь документ, он считается утвержденным.