Учет рабочего времени

Составить и согласовать график отпусков

Составить и согласовать график отпусков

Каждый год, не позднее чем за две недели до конца декабря, все работодатели должны утвердить графики отпусков на следующий год – это закон. Если выбрана структура компании по умолчанию, то составление графика сводится к трем простым шагам:

1. Планирование
2. Согласование
3. Утверждение

Запланировать отпуск можно в календаре или в разделе «Сотрудники/Графики работ»:

  1. Выберите организацию и укажите год.
  2. Откройте свое подразделение и посмотрите, сколько дней отпуска у вас есть. Значение слева показывает, сколько дней можно распределить, справа — сколько уже распределено.

    Нераспределенные дни отпуска на будущий год СБИС считает автоматически: прибавляет 28 к количеству дней, неиспользованных в прошлом году.

  3. В строке со своей фамилией нажмите ячейку месяца, на который хотите запланировать отпуск.
  4. Отметьте дни начала и окончания отпуска. Если в текущем году у вас остались неиспользованные дни отпуска, можно указать и их. Обратите внимание, что праздники в него не включаются. Если этот период пересекается с отпуском коллег, СБИС покажет предупреждение.
  5. Нажмите «Запланировать», чтобы завершить оформление.

Отпуск запланирован, он отображается на общем графике работ.Руководитель должен согласовать и утвердить график.

После того как все сотрудники запланировали свои отпуска, руководитель подразделения составляет и утверждает график отпусков. Перейдите в раздел «Сотрудники/Графики работ» на вкладку «График работ»:

  1. Выберите организацию, подразделение и год, на который составляется график отпусков.
  2. Нажмите , чтобы открыть его.
  3. Проверьте график отпусков. Обратите внимание на следующие показатели:
    • По закону продолжительность ежегодного отпуска составляет минимум 28 дней. При этом одна из его частей – не менее 14 дней. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено – напротив фамилии сотрудника появится .
    • Отметки на графике показывают:

      — запланированные отпуска;

      — пересечение отпусков сотрудников.

      Убедитесь, что дни отсутствия ключевых сотрудников подразделения не пересекаются.

  4. Чтобы изменить расписание отпусков, вернитесь в график работ. Кликните количество дней планового отпуска сотрудника, нажмите «Изменить» и выберите другие даты. Также руководитель может самостоятельно запланировать отпуск сотрудникам, если они этого не сделали (кроме совместителей).

    Чтобы удалить плановый отпуск, нажмите .

    После внесения исправлений снова откройте график отпусков, нажав .

  5. Кликните На выполнение, чтобы согласовать график и отправить его на утверждение руководителю организации.

При необходимости документ можно сохранить или распечатать.

Согласованный график отпусков в СБИС отмечен значком . Вносить изменения в него может только руководитель отдела кадров.

График отпусков согласован.

Согласованный график отпусков утверждает своей подписью кадровик или руководитель организации. Сделать это можно в печатном или электронном виде. По умолчанию в СБИС документооборот по графику отпусков заканчивается на согласовании. После этого руководитель или кадровик распечатывают и подписывают график.

Для подписания графика в электронном виде необходимо настроить внутренний документооборот. Тогда руководитель сможет подписать документ своей электронной подписью.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать и с ней (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков утвержден. За две недели до начала отпуска каждый сотрудник получит уведомление и сможет выбрать — оформить или перенести его.