СБИС Для магазинов

Автоматизация оптово-розничного магазина

Автоматизация оптово-розничного магазина

Оптовые предприятия реализуют крупные партии товаров. При таком режиме работы клиент не получает покупку сразу — сначала он оформляет заказ, а спустя некоторое время продавец отгружает товары. Таким образом, часть продукции на складе оптовика может быть уже продана, но еще не отгружена. Чтобы избежать спорных ситуаций, менеджеры должны знать, сколько товаров еще можно продать.

Автоматизация оптово-розничного магазина на базе СБИС оптимизирует работу и поможет избежать ошибок в складском учете и при продажах.

Как все устроено

Менеджер помогает клиенту выбрать товар в офисе или получает заказ в электронном виде. Он проверяет наличие договора с покупателем и оформляет счет. Товар автоматически резервируется на складе, и другой сотрудник не сможет продать его повторно. Менеджер отправляет счет клиенту и ожидает поступления денежных средств либо принимает оплату наличными.

Кладовщик проверяет, оплачен ли счет, и оформляет документ реализации — товар снимается с резерва и списывается со склада. Кладовщик выдает товар, а клиент подписывает накладную — подтверждение того, что заказ получен.

Руководитель контролирует продажи менеджеров и работу кладовщиков. Все данные о продажах и резервах сохраняются в СБИС, поэтому руководитель видит активность сотрудников. С помощью отчета «Счета в резерве» он сможет отследить заказы, которые оплачены не полностью. А отчет «Резерв на дату» покажет, сколько проданных товаров клиенты еще не забрали — так можно контролировать загруженность склада.

Для полной автоматизации потребуются компьютер и онлайн-касса. Чтобы начать работу в СБИС, выполните несколько простых шагов.

1. Купите
2. Подключите
3. Настройте
4. Работайте

Лицензии

Оборудование

  • ​Персональный компьютер — 2 шт.
  • Фискальный регистратор. Рекомендуем использовать Атол 20Ф. Его преимущества: низкая цена, надежный печатающий механизм, широкая чековая лента, на которой можно разместить дополнительную информацию — рекламу или анонс акций.

Итог: в СБИС появился раздел «Магазин», оборудование доставлено на рабочее место. Далее подключите его.

Соберите комплект оборудования

выход в интернет (LAN или Wi-Fi). Нужен для работы в онлайн-кабинете.
USB-подключение к кассе. Используется для взаимодействия со СБИС и передачи информации в ОФД.

Подключите оборудование

  1. Установите компьютер на рабочее место менеджера. Для оптимальной работы компьютера выполните настройки.
  2. Подключите фискальный регистратор к компьютеру. Настройте фискальный регистратор.

Дополнительно можно подключить и настроить:

Итог: оборудование подключено. Далее настройте рабочие места и СБИС.

Настройте СБИС

  1. Во фронт-офисе создайте точку продаж. Настройте рабочие места и добавьте на них оборудование.
  2. Если касса еще не зарегистрирована в налоговой, настройте ее по инструкции.
  3. Добавьте сотрудников, которые будут работать в СБИС.
  4. Когда вы создаете точку продаж, в СБИС автоматически добавляется склад. Если вы работаете с несколькими складами, создайте их вручную.
  5. В настройках по разделам учета выберите форму печатных документов для реализации.
  6. Настройте учет по договорам. Создайте договоры для ваших контрагентов и укажите в них условия оплаты.
  7. Загрузите каталог товаров или заполните его вручную. Если вы работаете по агентским договорам, также добавьте номенклатурные карточки для комиссионных товаров.
  8. Занесите начальные остатки товаров.
  9. Настройте прайс-листы и скидки.
  10. Опубликуйте свой каталог — это позволит всем потенциальным покупателям ознакомиться с вашим ассортиментом и оформить заказ.

На этом этапе все готово для запуска продаж.

Проверьте настройки

Чтобы проверить настройки и оборудование, перейдите в фронт-офис. В разделе «Касса» нажмите «Новая смена». Убедитесь, что проверка оборудования завершилась успешно.

Итог: оборудование проверено, настройки в СБИС выполнены. Далее приступайте к работе.

Работа со складом

  1. Оформите заказ поставщику, если он работает по ЭДО.
  2. Оформите поступление товаров в электронном виде или на бумаге.
  3. Установите цены на поступившие товары.
  4. Распечатайте ценники с информацией о товаре для выставочных образцов.

Продажа и оплата

  1. В онлайн-кабинете откройте кассовую смену и внесите разменный фонд.
  2. Оформляйте продажи.
    1. На online.sbis.ru cоздайте счет. Укажите покупателя и договор. Новый договор можно создать прямо из счета.
    2. Чтобы СБИС передал СНО в печатные документы и кассовый чек, на панели НДС установите:
      • «НДС сверху/НДС включая» — для ОСНО;
      • «Без НДС» — для УСН.
    3. Добавьте позиции в счет. Товар автоматически зарезервируется на складе.
    4. Установите цену по прайсу или назначьте скидку.
    5. Отправьте клиенту счет в электронном виде либо распечатайте и подпишите счет, а затем отдайте его покупателю.
    6. Попросите клиента указать номер счета в назначении платежа — после поступления средств и загрузки выписки из банка СБИС автоматически установит связь между счетом и его оплатой. Если оплата не привязалась к счету, установите связь вручную.

      Если клиент хочет расплатиться наличными, примите полную оплату или предоплату, а затем из счета распечатайте чек. Покупатели могут оплатить заказ наличными в размере до 100 тысяч рублей.

  3. В конце рабочего дня закройте смену в разделе «Магазин». Проверьте итоговую сумму по Х-отчету кассового терминала и снимите Z-отчет.

Выдача товара

  1. Найдите документ «Счет» по номеру, наименованию организации или ФИО клиента. Убедитесь, что он оплачен в соответствии с условиями договора с покупателем. Оплаченные счета в списке отмечены значком .
  2. Из документа «Счет» оформите реализацию. Если клиент забирает не все товары, удалите из документа лишние позиции.
  3. Распечатайте накладную из документа «Реализация».
  4. Отгрузите товар. Клиент подпишет накладную, когда получит и проверит товар.

    Если покупатель получает заказ на складе, выдайте товар и получите подписанную накладную от клиента.

Итог: оформлена приемка товара, сформированы заказы поставщикам. Реализованная продукция выдана со склада, все данные о продажах отражены в отчетах.