Управление персоналом и расчет зарплаты

Принять на работу иностранца

Принять на работу иностранца

Порядок оформления иностранного сотрудника отличается от приема на работу гражданина РФ и зависит от его миграционного статуса. Все особенности трудоустройства учтены в документе приема. Чтобы ничего не забыть, воспользуйтесь чек-листом.

1. Создайте документ
2. Введите данные
3. Укажите условия
4. Подпишите документы
5. Заполните трудовую

Прежде чем оформлять прием на работу, попросите сотрудника подготовить и принести документы для трудоустройства.

Иностранный гражданин может работать в РФ на основании трудового договора или договора подряда. Рассмотрим пример оформления трудового договора для иностранца.

Создать договор можно тремя способами.

  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и выберите «Прием на работу».
  • Из карточки сотрудника – на вкладке «Зарплата и учет» нажмите и выберите «Прием на работу».
  • В карточке вакансии в разделе «Сотрудники/Подбор персонала».

Итог: документ приема создан. Теперь укажите данные нового сотрудника.

Укажите, с какого числа сотрудник выйдет на работу, а также дату и номер документа. По умолчанию устанавливается текущая дата.

Добавьте сведения о новом сотруднике и данные миграционного учета.

Персональные данные

  1. Введите ФИО. Укажите пол, дату и место рождения, адрес регистрации и проживания, СНИЛС и ИНН. Загрузите фотографию и, если необходимо, запретите сотруднику самостоятельно менять фото.

    Получить СНИЛС могут все иностранные граждане и лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ, кроме высококвалифицированных сотрудников. В налоговой по месту жительства или регистрации сотрудник самостоятельно может получить ИНН.

    Если данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН или табельный номер) уже есть в системе, вы сможете открыть карточку с дублирующимися сведениями, исправить ее или объединить карточки сотрудника.

  2. Заполните паспортные данные. Для этого выберите «Иностранный паспорт».

Данные миграционного учета

Список документов для граждан разных стран отличается. Консультацию можно получить в региональном управлении Федеральной миграционной службы (УФМС).

  1. Нажмите «Гражданин РФ» и выберите «Иностранный гражданин». Укажите страну регистрации.
  2. Введите данные из миграционной карты. Это обязательный документ для всех иностранцев из безвизовых стран, временно или постоянно проживающих в РФ. Граждане Беларуси миграционную карту не оформляют. Укажите:
    • серию, номер и дату выдачи миграционной карты;
    • дату постановки на миграционный учет.
  3. Выберите профессию и документ, на основании которого сотрудник может работать. Укажите его реквизиты.
    • Разрешение на работу — для иностранных граждан, которым необходима виза для въезда в РФ.
    • Патент — документ для временной работы на территории РФ, который получают граждане безвизовых стран.
    • Без разрешения на работу или патента — для граждан, временно пребывающих в РФ. К этой же группе относятся жители стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС): Белоруссии, Казахстана, Киргизии и Армении.
  4. Введите данные для определения налогового статуса. От него зависит размер НДФЛ.
    • 30% выплачивают нерезиденты — иностранцы, находящиеся на территории РФ менее 180 дней, и не имеющие особого статуса.
    • 13% — резиденты и жители стран ЕАЭС.

    Также ставка 13% устанавливается для иностранцев с особым статусом.

    • Высококвалифицированный специалист — иностранец, заработная плата которого в год составляет более двух миллионов рублей.
    • Временное убежище — право иностранного гражданина на краткосрочное нахождение на территории РФ.
    • Программа переселения соотечественников — для иностранных граждан, которые законно проживают и работают на территории РФ, но еще не имеют российского гражданства.
    • Беженец — иностранец, покинувший страну, в которой он постоянно проживал, в силу чрезвычайных обстоятельств. Например, природного катаклизма или гуманитарной катастрофы.
  5. Выберите миграционный статус. Его определяет документ, позволяющий иностранному гражданину находиться на территории РФ.
    • Постоянно проживающие — имеют вид на жительство.
    • Временно проживающие — имеют разрешение на временное проживание.
    • Временно пребывающие — в зависимости от страны гражданства имеют визу или миграционную карту.
  6. Проверьте документы по чек-листу и, если все верно, проставьте отметку в первом пункте чек-листа. Обратите внимание, что иностранный сотрудник не предоставляет работодателю документы воинского учета.

    Трудовая книжка не требуется, если с сотрудником заключен договор подряда.

Итог: личные сведения сотрудника указаны в документе приема. Добавьте информацию об условиях работы.

  1. Укажите подразделение компании, в котором будет работать новый сотрудник.
  2. Выберите должность из списка или создайте новую.

    Если вы ведете штатное расписание в СБИС, то в начале отобразятся должности с вакантными ставками.

  3. Размер и вид начислений, график и другие условия работы заполнятся автоматически, если они указаны в настройке должности. Проверьте их и измените, если требуется.

    Чтобы изменить оклад, кликните сумму и укажите новую. Выберите вид расчета — в месяц, в час или в смену.

    Если сотрудник принимается в организацию повторно, ему присваивается новый табельный номер. Использовать старый нельзя, т.к. он связан с расчетами зарплаты, отпускным периодом и отчетностью.

    По умолчанию сотрудник оформляется на полную ставку. Если требуется, вы можете принять его на неполный рабочий день. Например, оформить прием на полставки.

  4. Укажите, как рассчитывать зарплату за не полностью отработанный месяц — согласно отработанным дням или часам.
  5. Выберите тип трудоустройства — основное место работы или по совместительству.

Итог: условия работы указаны, можно распечатать документы на подпись.

В чек-лист уже добавлены шаблоны всех кадровых документов. Следуйте подсказкам СБИС, чтобы ничего не пропустить.

  1. Последовательно распечатайте документы из чек-листа.
    • Подпишите сами и дайте подписать сотруднику трудовой договор и приказ о приеме. Также сотрудник должен подписать заявление о приеме и личную карточку Т-2.
    • Передайте сотруднику второй экземпляр договора.
    • Если сотруднику требуется оформить налоговый вычет, попросите предоставить справку 2-НДФЛ и 182-Н, распечатайте и подпишите заявление на вычет. Загрузите сканы справок и заявления в документ приема.
    • Предоставьте сотруднику локальные нормативные акты компании, чтобы он ознакомился с ними и подписал.
  2. Сканы прикрепите к документу приема, чтобы сохранить их в электронном архиве компании. Некоторые из них, к примеру трудовой договор, можно загрузить по QR-коду.
  3. Зарегистрируйте трудовую книжку сотрудника в журнале учета.
  4. Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника. Отметьте действие в чек-листе.
  5. Сохраните электронный документ.

    Если карточка сотрудника в СБИС еще не создана, она появится автоматически. В нее можно добавить дополнительные сведения: телефон, электронную почту, данные об образовании и семейном положении и т.д. Обязательно укажите предыдущие места работы для корректного расчета отпускных и пособий по нетрудоспособности.

Итог: электронный документ приема оформлен. Если новый сотрудник будет работать в СБИС, разрешите ему доступ в систему и назначьте права.

Завершите прием сотрудника на работу.

  1. Не позднее одного рабочего дня после подписания приказа подайте в Пенсионный фонд сведения о приеме сотрудника. Для этого в документе приема в чек-листе нажмите «Уведомите ПФ». СБИС сформирует отчет СЗВ-ТД, проверьте его и отправьте.
  2. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, в бумажном документе будет запись об этом. Если нет — уточните у него, в каком формате вести трудовую книжку:
    • в электронном виде — распечатайте «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» из карточки сотрудника и дайте подписать его работнику, внесите запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и верните ее сотруднику;
    • в бумажном виде — распечатайте «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» из карточки сотрудника и дайте подписать его работнику. После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу.

      Если иностранный гражданин из стран ЕАЭС предоставляет трудовую книжку старого образца, сведения о приеме на работу нужно вносить в нее.

  3. Все иностранные граждане подлежат миграционному учету. Нажмите «Уведомите УФМС» и отправьте сведения о сотруднике в миграционную службу в течение трех рабочих дней.
  4. Отметьте действия в чек-листе – он должен быть заполнен на 100%.

Итог: новый сотрудник оформлен на работу.

При удалении или изменении кадрового документа в СЗВ-ТД автоматически сформируется отменяемое мероприятие.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры», «Кадровый учет и электронные трудовые книжки» или «HR-портал»
сервиса «Управление персоналом».