Оформить прием на работу по трудовому договору

Для того чтобы принять сотрудника на основную работу, кадровику нужно оформить множество документов. СБИС позволяет быстро вносить сведения в систему и сверять данные о работниках с официальными источниками. Кадровик отмечает все действия в чек-листе — это помогает ему ничего не пропустить и правильно оформить все документы.

1. Создайте документ

2. Введите данные

3. Укажите условия

4. Подпишите документы

5. Заполните трудовую

Прежде чем оформлять прием на работу, попросите сотрудника подготовить и принести документы
для трудоустройства.

Создать документ приема можно несколькими способами:

В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и выберите «Прием на работу».
В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и прикрепите сканы паспорта и СНИЛС.
После этого СБИС проверит, действителен ли паспорт. Кадровик может запросить более детальную проверку
и узнать:
- корректно ли введены код подразделения, дата выдачи, серия и номер паспорта;
- жив или нет владелец паспорта;
- принадлежит ли паспорт указанному лицу;
- наступил ли срок замены паспорта.
На вкладке «СНИЛС» так же можно узнать, выдавался ли СНИЛС с таким номером указанному лицу или нет.
После того как введены паспортные данные, ФИО и дата рождения, на вкладке «Проверка благонадежности» можно проверить сотрудника на банкротство, наличие бизнеса или долгов. Для этого нажмите Провести проверку.
Кликните Оформить прием — данные в документе заполнятся автоматически.
Из карточки сотрудника – на вкладке «Зарплата и учет» нажмите Оформить прием и выберите «Прием
на работу».
В карточке вакансии в разделе «Сотрудники/Подбор персонала».

Итог: документ приема создан. Теперь укажите данные нового сотрудника.

Добавьте личные данные нового сотрудника.

Укажите, с какого числа сотрудник выйдет на работу, а также дату и номер документа. По умолчанию устанавливается текущая дата.
Заполните ФИО. Укажите пол, дату рождения, ИНН, место рождения, адрес прописки и проживания. Загрузите фотографию и, если требуется, запретите сотруднику самостоятельно менять фото.
Введите паспортные данные и СНИЛС сотрудника вручную, если они не заполнились автоматически
при сканировании. Вы можете проверить их и исправить, если обнаружите ошибки. Для этого кликните «Проверить» и нажмите «Отправить запрос».
Если данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН или табельный номер) уже есть в системе, вы сможете открыть карточку с дублирующимися сведениями, исправить ее или объединить карточки сотрудника
в одну.
После заполнения паспортных данных попросите сотрудника предоставить документы и отметьте флагом первый пункт в чек-листе. СБИС отобразит готовность документа в процентах.

Итог: личные сведения сотрудника указаны в документе приема. Добавьте информацию об условиях работы.

Укажите подразделение, если требуется.
Выберите должность из списка или создайте новую.
Если вы ведете штатное расписание в СБИС, то в начале отобразятся должности с вакантными ставками.
Размер и вид начислений, график работы, продолжительность испытательного срока, табельный номер – условия работы заполнятся автоматически, если они указаны в настройке должности. Проверьте их и измените, если требуется.
По умолчанию сотрудник оформляется на полную ставку. Если требуется, вы можете принять его на неполный рабочий день. Например, оформить прием на полставки.
Укажите тип трудоустройства — основное место работы или по совместительству.

Итог: условия работы указаны, можно распечатать документы на подпись.

В чек-лист уже добавлены шаблоны кадровых документов. Следуйте подсказкам СБИС, чтобы ничего не пропустить.

Последовательно распечатайте документы из чек-листа.
- Подпишите сами и дайте подписать сотруднику трудовой договор и приказ о приеме. Также сотрудник должен подписать заявление о приеме и личную карточку Т-2.
- Передайте сотруднику второй экземпляр договора.
- Если сотруднику требуется оформить налоговый вычет, попросите предоставить справки 2-НДФЛ и 182-Н, распечатайте и подпишите заявление на вычет. Загрузите сканы справок и заявления в документ приема.
- Предоставьте сотруднику локальные нормативные акты компании, чтобы он ознакомился с ними
  и подписал.
Сканы прикрепите к документу приема, чтобы сохранить их в электронном архиве компании.
Зарегистрируйте трудовую книжку сотрудника в журнале учета.
Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника.
Последовательно отмечайте все действия в чек-листе. Когда он будет заполнен на 100%, сохраните электронный документ.

Итог: электронный документ приема оформлен. Если новый сотрудник будет работать в СБИС, разрешите ему доступ в систему и назначьте права.

Завершите прием сотрудника на работу.

После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в его трудовую книжку запись о приеме на работу.
Уточните, является ли сотрудник военнообязанным. Если нужно, поставьте его на воинский учет.
Поставьте отметку в чек-листе – он должен быть заполнен на 100%. Сохраните электронный документ.

Итог: новый сотрудник оформлен на работу.

Если карточка сотрудника в СБИС еще не создана, она появится автоматически. В нее можно добавить дополнительные сведения: телефон, электронную почту, данные об образовании и семейном положении и другие. Обязательно укажите предыдущие места работы, чтобы отпускные и пособия по нетрудоспособности рассчитывались корректно.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры» и «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».

Права и роли