Принять сотрудника на основную работуДля того чтобы принять сотрудника на основную работу, кадровику нужно оформить множество документов. СБИС позволяет быстро вносить сведения в систему и сверять данные с официальными источниками. Кадровик отмечает все действия в чек-листе — это помогает ему ничего не пропустить и правильно оформить все документы.
1. Создайте документ
2. Введите данные
3. Укажите условия
4. Подпишите документы
5. Заполните трудовую
Вы можете создать документ о приеме на работу несколькими способами:
- В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите
и выберите «Прием на работу». - В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» прикрепите сканы паспорта и СНИЛС. Нажмите Оформить прием — данные в документе заполнятся автоматически.
Сразу после того, как данные по паспорту распознались, происходит быстрая проверка паспорта: действителен он или нет. Кадровик может запросить более детальную проверку, отправив запрос в МВД и ГИС, и узнать:
- выдавался ли данный СНИЛС указанному лицу;
- корректно ли введены код подразделения, дата выдачи, серия и номер паспорта;
- жив или нет владелец паспорта;
- принадлежит ли паспорт указанному лицу;
- наступил ли срок замены паспорта.
- Из карточки сотрудника – на вкладке «Зарплата и учет» нажмите Оформить прием и выберите «Прием на работу».
- В карточке вакансии в разделе «Сотрудники/Подбор персонала».
Итог: документ приема создан. Теперь укажите данные нового сотрудника.
Добавьте личные данные нового сотрудника. Заранее попросите его подготовить и принести документы.
- Введите ФИО. Укажите пол, дату рождения, ИНН, место рождения, адрес прописки и проживания. Загрузите фотографию и, если требуется, запретите сотруднику самостоятельно менять фото.
- Заполните паспортные данные и СНИЛС сотрудника вручную, если данные не заполнились автоматически при сканировании. Проверьте их и исправьте, если обнаружите ошибки.
Если данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН или табельный номер) уже присутствуют в системе, вы сможете открыть карточку с дублирующимися сведениями, откорректировать ее или объединить карточки сотрудника в одну.
- После заполнения паспортных данных попросите сотрудника предоставить документы и отметьте флагом первый пункт в чек-листе. СБИС отобразит готовность документа в процентах.
Итог: личные сведения сотрудника указаны в документе приема. Добавьте информацию об условиях работы.
- Выберите подразделение, если требуется.
- Выберите должность из списка или создайте новую.
Если вы ведете штатное расписание в СБИС, то в начале отобразятся должности с вакантными ставками.
- Размер и вид начислений, график работы, длина испытательного срока, табельный номер – условия работы заполнятся автоматически, если они указаны в настройках должности. Проверьте их и измените, если требуется.
Итог: условия работы указаны, можно распечатать документы на подпись.
В чек-лист уже добавлены шаблоны всех необходимых кадровых документов. Следуйте подсказкам СБИС, чтобы ничего не пропустить.
- Последовательно распечатайте документы из чек-листа, подпишите сами и дайте подписать сотруднику.
- Сканы прикрепите к документу приема, чтобы сохранить их в электронном архиве компании.
- Зарегистрируйте трудовую книжку сотрудника в журнале учета.
- Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника.
- Последовательно отмечайте все действия в чек-листе. Когда он будет заполнен на 100%, сохраните электронный документ.
Итог: электронный документ приема оформлен. Если новый сотрудник будет работать в СБИС, разрешите ему доступ в СБИС и назначьте права.
Завершите прием сотрудника на работу.
- После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в его трудовую книжку запись о приеме на работу.
- Уточните, является ли сотрудник военнообязанным. Если нужно, поставьте его на воинский учет.
- Поставьте отметку в чек-листе – он должен быть заполнен на 100%. Сохраните электронный документ.
Итог: новый сотрудник оформлен на работу.
Если карточка сотрудника в СБИС еще не создана, она появится автоматически. В нее можно добавить дополнительные сведения: телефон, электронную почту, данные об образовании и семейном положении и т.д. Обязательно укажите предыдущие места работы, чтобы отпускные и пособия по нетрудоспособности рассчитывались корректно.
