Управление персоналом и расчет зарплаты

Оформить прием на работу по трудовому договору

Оформить прием на работу по трудовому договору

Для того чтобы принять сотрудника на основную работу, кадровику нужно оформить множество документов. СБИС позволяет быстро вносить сведения в систему и сверять данные о работниках с официальными источниками. Кадровик отмечает все действия в чек-листе — это помогает ему ничего не пропустить и правильно оформить все документы.

1. Создайте документ
2. Введите данные
3. Укажите условия
4. Подпишите документы
5. Заполните трудовую

Прежде чем оформлять прием на работу, попросите сотрудника подготовить и принести документы
для трудоустройства
.

Создать документ приема можно несколькими способами:

  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и выберите «Прием на работу».
  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и прикрепите сканы паспорта и СНИЛС.

    После этого СБИС проверит, действителен ли паспорт. Кадровик может запросить более детальную проверку
    и узнать:

    • корректно ли введены код подразделения, дата выдачи, серия и номер паспорта;
    • жив или нет владелец паспорта;
    • принадлежит ли паспорт указанному лицу;
    • наступил ли срок замены паспорта.

    На вкладке «СНИЛС» так же можно узнать, выдавался ли СНИЛС с таким номером указанному лицу или нет.

    После того как введены паспортные данные, ФИО и дата рождения, на вкладке «Проверка благонадежности» можно проверить сотрудника на банкротство, наличие бизнеса или долгов. Для этого нажмите Провести проверку.

    Кликните Оформить прием — данные в документе заполнятся автоматически.

  • Из карточки сотрудника – на вкладке «Зарплата и учет» нажмите Оформить прием и выберите «Прием
    на работу».
  • В карточке вакансии в разделе «Сотрудники/Подбор персонала».

Итог: документ приема создан. Теперь укажите данные нового сотрудника.

Добавьте личные данные нового сотрудника.

  1. Укажите, с какого числа сотрудник выйдет на работу, а также дату и номер документа. По умолчанию устанавливается текущая дата.
  2. Заполните ФИО. Укажите пол, дату рождения, ИНН, место рождения, адрес прописки и проживания. Загрузите фотографию и, если требуется, запретите сотруднику самостоятельно менять фото.
  3. Введите паспортные данные и СНИЛС сотрудника вручную, если они не заполнились автоматически
    при сканировании. Вы можете проверить их и исправить, если обнаружите ошибки. Для этого кликните «Проверить» и нажмите «Отправить запрос».

    Если данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН или табельный номер) уже есть в системе, вы сможете открыть карточку с дублирующимися сведениями, исправить ее или объединить карточки сотрудника
    в одну.

  4. После заполнения паспортных данных попросите сотрудника предоставить документы и отметьте флагом первый пункт в чек-листе. СБИС отобразит готовность документа в процентах.

Итог: личные сведения сотрудника указаны в документе приема. Добавьте информацию об условиях работы.

  1. Укажите подразделение, если требуется.
  2. Выберите должность из списка или создайте новую.

    Если вы ведете штатное расписание в СБИС, то в начале отобразятся должности с вакантными ставками.

  3. Размер и вид начислений, график работы, продолжительность испытательного срока, табельный номер – условия работы заполнятся автоматически, если они указаны в настройке должности. Проверьте их и измените, если требуется.

    По умолчанию сотрудник оформляется на полную ставку. Если требуется, вы можете принять его на неполный рабочий день. Например, оформить прием на полставки.

  4. Укажите тип трудоустройства — основное место работы или по совместительству.

Итог: условия работы указаны, можно распечатать документы на подпись.

В чек-лист уже добавлены шаблоны кадровых документов. Следуйте подсказкам СБИС, чтобы ничего не пропустить.
  1. Последовательно распечатайте документы из чек-листа.
    • Подпишите сами и дайте подписать сотруднику трудовой договор и приказ о приеме. Также сотрудник должен подписать заявление о приеме и личную карточку Т-2.
    • Передайте сотруднику второй экземпляр договора.
    • Если сотруднику требуется оформить налоговый вычет, попросите предоставить справки 2-НДФЛ и 182-Н, распечатайте и подпишите заявление на вычет. Загрузите сканы справок и заявления в документ приема.
    • Предоставьте сотруднику локальные нормативные акты компании, чтобы он ознакомился с ними
      и подписал.
  2. Сканы прикрепите к документу приема, чтобы сохранить их в электронном архиве компании.
  3. Зарегистрируйте трудовую книжку сотрудника в журнале учета.
  4. Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника.
  5. Последовательно отмечайте все действия в чек-листе. Когда он будет заполнен на 100%, сохраните электронный документ.

Итог: электронный документ приема оформлен. Если новый сотрудник будет работать в СБИС, разрешите ему доступ в систему и назначьте права.

Завершите прием сотрудника на работу.
  1. После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в его трудовую книжку запись о приеме на работу.
  2. Уточните, является ли сотрудник военнообязанным. Если нужно, поставьте его на воинский учет.
  3. Поставьте отметку в чек-листе – он должен быть заполнен на 100%. Сохраните электронный документ.

Итог: новый сотрудник оформлен на работу.

Если карточка сотрудника в СБИС еще не создана, она появится автоматически. В нее можно добавить дополнительные сведения: телефон, электронную почту, данные об образовании и семейном положении и другие. Обязательно укажите предыдущие места работы, чтобы отпускные и пособия по нетрудоспособности рассчитывались корректно.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры» и «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».