Принять сотрудника на основную работу

Для того чтобы принять сотрудника на основную работу, кадровику нужно оформить множество документов. СБИС позволяет быстро вносить сведения в систему и сверять данные с официальными источниками. Кадровик отмечает все действия в чек-листе — это помогает ему ничего не пропустить и правильно оформить все документы.

1. Создайте документ

2. Введите данные

3. Укажите условия

4. Подпишите документы

5. Заполните трудовую

Вы можете создать документ о приеме на работу несколькими способами:

В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и выберите «Прием на работу».
В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» прикрепите сканы паспорта и СНИЛС. Нажмите Оформить прием — данные в документе заполнятся автоматически.
Сразу после того, как данные по паспорту распознались, происходит быстрая проверка паспорта: действителен он или нет. Кадровик может запросить более детальную проверку, отправив запрос в МВД и ГИС, и узнать:
- корректно ли введены код подразделения, дата выдачи, серия и номер паспорта;
- жив или нет владелец паспорта;
- принадлежит ли паспорт указанному лицу;
- наступил ли срок замены паспорта.
На вкладке «СНИЛС» можно узнать, выдавался ли данный СНИЛС указанному лицу или нет.
Из карточки сотрудника – на вкладке «Зарплата и учет» нажмите Оформить прием и выберите «Прием на работу».
В карточке вакансии в разделе «Сотрудники/Подбор персонала».

Итог: документ приема создан. Теперь укажите данные нового сотрудника.

Добавьте личные данные нового сотрудника. Заранее попросите его подготовить и принести документы.

Введите ФИО. Укажите пол, дату рождения, ИНН, место рождения, адрес прописки и проживания. Загрузите фотографию и, если требуется, запретите сотруднику самостоятельно менять фото.
Заполните паспортные данные и СНИЛС сотрудника вручную, если данные не заполнились автоматически при сканировании. Проверьте их и исправьте, если обнаружите ошибки.
Если данные сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН или табельный номер) уже присутствуют в системе, вы сможете открыть карточку с дублирующимися сведениями, откорректировать ее или объединить карточки сотрудника в одну.
После заполнения паспортных данных попросите сотрудника предоставить документы и отметьте флагом первый пункт в чек-листе. СБИС отобразит готовность документа в процентах.

Итог: личные сведения сотрудника указаны в документе приема. Добавьте информацию об условиях работы.

Выберите подразделение, если требуется.
Выберите должность из списка или создайте новую.
Если вы ведете штатное расписание в СБИС, то в начале отобразятся должности с вакантными ставками.
Размер и вид начислений, график работы, продолжительность испытательного срока, табельный номер – условия работы заполнятся автоматически, если они указаны в настройках должности. Проверьте их и измените, если требуется.

Итог: условия работы указаны, можно распечатать документы на подпись.

В чек-лист уже добавлены шаблоны всех необходимых кадровых документов. Следуйте подсказкам СБИС, чтобы ничего не пропустить.

Последовательно распечатайте документы из чек-листа, подпишите сами и дайте подписать сотруднику.
- Какие документы подписывают сотрудник и работодатель?
- Как формируется трудовой договор?
Сканы прикрепите к документу приема, чтобы сохранить их в электронном архиве компании.
Зарегистрируйте трудовую книжку сотрудника в журнале учета.
Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника.
Последовательно отмечайте все действия в чек-листе. Когда он будет заполнен на 100%, сохраните электронный документ.

Итог: электронный документ приема оформлен. Если новый сотрудник будет работать в СБИС, разрешите ему доступ в систему и назначьте права.

Завершите прием сотрудника на работу.

После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в его трудовую книжку запись о приеме на работу.
Уточните, является ли сотрудник военнообязанным. Если нужно, поставьте его на воинский учет.
Поставьте отметку в чек-листе – он должен быть заполнен на 100%. Сохраните электронный документ.

Итог: новый сотрудник оформлен на работу.

Если карточка сотрудника в СБИС еще не создана, она появится автоматически. В нее можно добавить дополнительные сведения: телефон, электронную почту, данные об образовании и семейном положении и т.д. Обязательно укажите предыдущие места работы, чтобы отпускные и пособия по нетрудоспособности рассчитывались корректно.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры» и «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».

Права и роли