Управление персоналом и расчет зарплаты

Принять на работу дистанционного сотрудника

Принять на работу дистанционного сотрудника

Дистанционные сотрудники входят в штат организации наравне с обычными работниками, но при этом взаимодействуют с работодателем через интернет. При составлении трудового договора кадровику следует учитывать особенности удаленной работы.

Чтобы работодатель мог контролировать деятельность дистанционного сотрудника, в трудовом договоре можно указать порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе или дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя, которых нет в ТК РФ. Например, отказ сотрудника от использования в работе средств защиты информации, предоставленных работодателем.

Перед оформлением приема на работу:

  1. Добавьте сотрудника в СБИС.
  2. Разрешите ему доступ в систему и назначьте права.
  3. Убедитесь, что у руководителя и работника есть квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это необходимо, так как с дистанционными сотрудниками работодатель взаимодействует по ЭДО. При этом каждый участник обязан подтверждать получение электронных документов. Срок подтверждения указывается в трудовом договоре.

    Если у сотрудника подпись уже есть, зарегистрируйте ее в СБИС и объедините профили пользователя. Если нет — оформите заявку на получение новой КЭП.

  4. После того как КЭП зарегистрирована в СБИС, отправьте сотруднику локальные нормативные акты компании, чтобы он ознакомился с ними и подписал. Например, согласие на обработку персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка и другие.
  5. Убедитесь, что подключен пакет «Прием на работу дистанционного сотрудника». Если нет — подключите его в маркете компонентов.

    Если требуется, вы можете настроить стандартный бизнес-процесс. Например, изменить наименование этапов или переходов.

1. Создайте и заполните документ
2. Прикрепите сканы
3. Подпишите документы

В СБИС есть несколько способов создать документ «Прием на работу дистанционного сотрудника».

  • В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» нажмите и выберите «Прием/Прием на работу дистанционного сотрудника».
  • Из карточки сотрудника — на вкладке «Зарплата и учет» нажмите и выберите «Прием/Прием на работу дистанционного сотрудника».

Введите данные сотрудника и укажите условия работы.

График работы и продолжительность трудового дня определяются индивидуально: работодатель может установить их самостоятельно или предложить сотруднику выбрать удобное время.

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку сотрудника. Получите от работника заявление и согласуйте его с руководителем или укажите это условие в трудовом договоре. Он будет основным документом, подтверждающим стаж сотрудника. В блоке «Дополнительно» выберите «Нет».

Если работодатель и сотрудник договорились, что запись о трудоустройстве вносится в трудовую книжку, в блоке «Дополнительно» установите «Да». Пункт 1.6 в трудовом договор заполнится автоматически.

Итог: в СБИС создан и заполнен электронный документ приема. Отправьте его сотруднику, чтобы он мог прикрепить сканы документов для трудоустройства.

  1. Нажмите «На выполнение», а затем «Приложить документы» — электронный документ приема будет отправлен дистанционному сотруднику. Если для сотрудника настроены уведомления, СБИС оповестит его о новой задаче.
  2. Сотрудник загрузит сканы своих документов в чек-лист и нажмет «Приложить документы».
  3. После того как сотрудник прикрепит сканы и вернет документ, проверьте их список в чек-листе.

    Если сотрудник прикрепил не все документы, нажмите «Оформление и дополнение документов», оставьте комментарий и выберите «Дополнить».

  4. Проверьте, правильно ли заполнены печатные формы документов. Для этого нажмите напротив названия — откроется окно предпросмотра.

    Если все верно, нажмите «Оформление и дополнение документов» и выберите «Согласование и подпись руководителем». СБИС автоматически сформирует и отправит документы на подпись руководителю.

  5. Отметьте действие в чек-листе.

Итог: сканы прикреплены к документу приема. Согласуйте и подпишите кадровые документы с руководителем и сотрудником.

  1. Руководитель проверит трудовой договор, заявление и приказ о приеме: нажмет «Утверждение руководителем», «Подписано» а затем «Подписать». После этого СБИС отправит документы на подпись сотруднику.

    Если руководитель с чем-то не согласен, к примеру с датой приема, он может оставить комментарий и нажать «Отказ от подписи».

  2. Те же самые документы должен подписать и сотрудник. Для этого ему нужно открыть документ приема, нажать «Подписание сотрудником», «Подписано», а затем «Подписать». После они будут доступны работнику в разделе «Документы» на вкладке «Мой диск» в блоке «Я подписал».

    Если сотрудник с чем-то не согласен, к примеру с датой приема, он может оставить комментарий и нажать «Отказ от подписи».

    Если требуется, вы можете скачать архив подписанных документов. Для этого нажмите , кликните « Выгрузить» и выберите « в ZIP».

  3. Распечатайте бумажные копии трудового договора и приказа о приеме на работу, подпишите их у руководителя и отправьте сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением не позднее трех календарных дней с момента трудоустройства.
  4. Нажмите «Отправка оригиналов документов», а затем «Сотрудник оформлен».
  5. Соберите бумажные экземпляры документов и поместите их в личное дело сотрудника. Отметьте действие в чек-листе.
  6. Не позднее одного рабочего дня после подписания приказа подайте в Пенсионный фонд сведения о приеме сотрудника. Для этого в документе приема в чек-листе нажмите «Уведомите ПФ». СБИС сформирует отчет СЗВ-ТД, проверьте его и отправьте.
  7. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, в бумажном документе будет запись об этом. Если нет — уточните у него, в каком формате вести трудовую книжку:
    • в электронном виде — распечатайте «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» из карточки сотрудника и подпишите его у работника, внесите запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и отправьте ее сотруднику;
    • в бумажном виде — распечатайте «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» из карточки сотрудника и подпишите его у работника. После того как сотрудник отработает 5 дней, внесите в бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу.
  8. Отметьте действия в чек-листе — он должен быть заполнен на 100%.

Итог: электронный документ приема оформлен. Дистанционный сотрудник принят на работу.

При удалении или изменении кадрового документа в СЗВ-ТД автоматически сформируется отменяемое мероприятие.

Лицензия

Тарифы «Зарплата и кадры», «Кадровый учет и электронные трудовые книжки» или «HR-портал» сервиса «Управление персоналом».