Управление персоналом и расчет зарплаты

Сверить данные по сотрудникам в РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Сверить данные по сотрудникам в РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Перед отправкой расчета по страховым взносам, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ мы рекомендуем выполнить сверку сотрудников. Это поможет избежать санкций со стороны госорганов за предоставление неправильных данных.

Сверка позволяет узнать:

  • все ли сотрудники попали в отчет;
  • у всех ли указаны актуальные персональные данные;
  • правильно ли рассчитаны суммы в РСВ.

Запуск сверки

Сверка выполняется автоматически при переходе в раздел «Сотрудники/Зарплата/Налоги и отчеты» на вкладку «Сверка». Результат формируется на основе созданных отчетов РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, начиная с 2018 года.

При внесении изменений в отчеты данные сверки обновятся.

Результат сверки

Перс. данные
Суммы РСВ
Отчеты

В блоке «Перс. данные» проверяется наличие сотрудников в формах, корректность персональных данных (ФИО, СНИЛС, ИНН, документ, удостоверяющий личность, дата рождения и пол) и периоды работы.

Если по сотруднику нет ошибок за указанный период — ячейка выделена зеленым, сотрудник не указан ни в одном из отчетов — белым, есть ошибки по сотруднику — красным.

Чтобы посмотреть причину ошибки, нажмите на ячейку. Откройте отчет и исправьте ошибки.

Как исправить

  • Некорректные персональные данные

    Отредактируйте карточку сотрудника и исправьте сведения в отчете. Если отчет был отправлен, сформируйте корректировки:

    • РСВ

      Если ошибка в ФИО или СНИЛС — в разделе 3 добавьте сотрудника с неверными реквизитами и нулевыми суммами выплат (номер корректировки на 1 больше, чем в предыдущем отчете) и сотрудника с правильными реквизитами и суммами выплат (номер корректировки 0).

      Ошибка в других реквизитах — в разделе 3 у сотрудника укажите правильные данные и номер корректировки на 1 больше, чем в предыдущем отчете.

    • СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ — создайте отчет с типом «Дополняющая».
  • Совпадающие персональные данные сотрудников

    Если предупреждение связано с ошибками в учетной системе, исправьте их также как некорректные персональные данные.

    При смене фамилии сотрудника в сверке будет видно «границу»: период, до которого в отчетности указывалась одна фамилия, а после — другая (в нашем примере: до марта — Киржанова, после — Красковская). Это не является ошибкой, исправления не требуются.
    Если по такому сотруднику нужно сделать корректировку за предыдущие периоды:

    • в РСВ нужно указывать фамилию, которая была актуальна на момент отправки первичного отчета (в нашем примере: в корректирующем РСВ за 1 квартал нужно указать фамилию Киржанова, за 2 квартал — Красковская);
    • в отчетах ПФ — актуальные данные (Красковская).
  • «Лишние» сотрудники

    Удалите работников, которые не должны были попасть в отчет (например, уволенные), измените количество застрахованных лиц и пересчитайте итоговые суммы в РСВ. Если отчет был отправлен, сформируйте корректировки:

    • РСВ — в разделе 3 укажите сотрудника с неверными данными (номер корректировки на 1 больше, чем в предыдущем отчете, и нулевые значения суммы выплат);
    • СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ с типом «Отменяющая».

    Расхождение данных между СЗВ-М и РСВ также могут возникать из-за выплат уволенному сотруднику после прекращения трудового договора (например, годовая премия). В этом случае, расхождение не считается ошибкой. Бывший работник должен быть указан в РСВ, но не указан в СЗВ-М за тот же период.

  • «Забытые» сотрудники

    Добавьте сотрудника в нужную форму. Если отчет был отправлен, сформируйте корректировки:

    • РСВ — добавьте сотрудника в разделе 3, пересчитайте итоговые суммы в разделе 1 и измените количество застрахованных лиц;
    • СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая».

В блоке «Суммы РСВ» сверяются данные только по РСВ. Они сгруппированы по кодам тарифов. В строке «Отклонение по Подр. 1.1» указана разница между итоговыми суммами Раздела 3 и Подраздела 1.1.

Сумма выделена серым — расхождений нет, красным — есть ошибки.

Сотрудники отображаются только в том случае, если их данные могли привести к расхождениям, остальные скрыты в «Еще ... сотрудников».

Если расхождений в суммах РСВ нет, но ФНС отказывает в приеме отчета, сначала исправьте ошибки на вкладке «Перс. данные», а затем вернитесь к сверке показателей РСВ.

Как исправить

  • Отклонение сумм Подраздела 1.1 и Раздела 3

    Причина 1. Ошибки в вычислениях

    В отчете проверьте и исправьте данные по сотрудникам в разделе 3 за месяц, который указан в ошибке. Затем пересчитайте итоговые суммы за три месяца в подразделе 1.1. Более подробную информацию по заполнению формы вы можете найти в справке.

    Если отчет уже был отправлен, сформируйте корректировку и включите в нее разделы, в которые вносились изменения.

    Причина 2. Неверно указан код тарифа/категории

    Если у вас есть сотрудники с разными кодами категории, в сверке появятся несколько строк «Итого по разделу 3». Для кода категорий НР, ВЖНР и ВПНР используется один подраздел 1.1 с одним из кодов категорий (01, 02, 03). Это не является ошибкой.

    В отчете проверьте код категории сотрудников в разделе 3 и подразделе 1.1. Если:

    • Указаны неверные коды категории сотрудников

      Исправьте их в разделе 3. Затем перенесите итоговые суммы в подраздел 1.1 с правильным кодом тарифа (Если подраздела нет — добавьте его, если сформировался лишний — удалите).

    • Добавлен лишний подраздел 1.1

      Перенесите данные в правильный подраздел 1.1 и удалите ненужный.

    • Нет подраздела 1.1 или указан неверный код тарифа

      Исправьте код тарифа или добавьте подраздел и перенесите в него суммы по сотрудникам.

    Если отчет уже был отправлен, сформируйте корректировку. Включите в нее раздел 1 и сотрудников, по которым вносились изменения (укажите у них номер корректировки). Если в разделе 3 изменений нет, в состав корректировки его включать не нужно.

  • Ошибки в суммах, указанных нарастающим итогом

    Такие ошибки могут возникнуть после исправления ошибок внутри квартала.

    Последовательно исправьте суммы в подразделе 1.1 (графы 1) во всех периодах расчета. Если отчеты были отправлены, сформируйте корректировки. Каждый последующий корректирующий отчет можно отправлять только после того, как будет принят предыдущий. Например, если ошибка возникла в отчете за 1 квартал, сначала отправьте корректировку по нему, затем корректировку за 2 квартал и т.д.

В блоке «Отчеты» отображается список форм, на основании которых строилась сверка.

Перед отправкой нового отчета убедитесь, что формы за предыдущие периоды и их корректировки приняты.